簡報技巧 : 非常簡單，卻被大家遺忘的 PPT 功能 :「設定章節」來梳理邏輯 ! ｜影片教學＋文章版

歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

在第六集當中，我想跟大家分享的是平常在企業培訓中「一定」會提到的重要觀念，一個非常簡單、但常常被大家遺忘的 PowerPoint 功能，它叫做：

「章節」

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一、什麼叫做「章節」？

1. 多數人，做簡報都沒有用章節的習慣

我觀察到許多職場人士很用心地在準備工作簡報內容，無論是提案、考核、匯報，然而有點可惜的是：

「當投影片越做越多，看起來架構很混亂」

頁數一多，不易掌握整份邏輯

以製作者的視角而言「頁數與一目瞭然的程度成反比」，做到後面都有點眼花撩亂，難以掌握這份簡報的脈絡性。

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2. 但如果設立章節，就不一樣了：

部分版本的「章節」叫做「節」，意思相同

1. 判斷：你要講多久＋你剩多少時間可以準備

2. 拆解：根據現有素材、投影片，將它拆開成合理的脈絡

3. 確認：個別確認每個章節的份量是否合理、還缺哪些內容？

從「章節」的思路出發，能讓自己不會陷入無止盡的「內容誤區」

不僅幫助自己一目瞭然，更能掌握「抓大放小」的原則，找出還欠缺什麼，畢竟，在時間有限的情況下，若能將「重點中的重點」內容優先完成，對於整體架構、達到目的是有幫助的。

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二、如何設定 PowerPoint 章節？

1. 設定章節四步驟

注意畫面右下角

滑鼠點擊 [投影片瀏覽] (總覽模式)

1. 滑鼠移動到兩頁投影片中間

2. 按右鍵，點擊 [新增章節] (新增節)

3. 點擊 [未命名的章節] 右鍵一下，點擊 [重新命名章節]

(Mac 可對準 [未命名的章節] 直接快點兩下)

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2. 注意「章節」的命名技巧

單元+完整名稱+預計要講多久

好處有：

1. 好懂｜幫助自己下次開啟時，還看得懂邏輯

2. 理解｜幫助協作的人，最大程度地理解整體脈絡

3. 評估｜上台前練習彩排時，能更精確地準備每章節要講多久

PPT 章節可收納起來，提醒你每章節有幾張投影片

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3. Office 2007 以前無章節功能

office 2007 的特徵：水藍色介面

因此要注意兩件事：

右側較為推薦安裝

可以的話，更新到 Office 2010 以後的版本（推薦 2013 版本以後），方能享受新版本帶來的便捷與效率

1. 如果你電腦軟體明明是 2010 版本以後，為什麼「新增章節」點不下去？

因為這份檔案，是 2007 版本以前做的

因此，因應做法是：

「另存新檔」>「存檔類型」改成 [ PowerPoint 簡報 ]

Office 中只要是 97- 2003 類型，即是使用 2007 以前的軟體做的(今年已 2020 年…)

即可啟動完整功能！

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三、除了章節，單元頁也很重要

上述章節的功能，是在 PowerPoint 的視角看得見，但對於觀眾而言，仍是線性的聆聽過程，但記憶力、短時間組織理解能力人人都不同。

為此，我們可以將剛剛在章節設定好的名稱，變成是「單元頁」，並將每單元的名稱整理在「目錄」、「總結頁」中，讓觀眾反覆觀看、加深印象、方便理解。

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減少觀眾的消耗，增加觀眾的參與

注意力經濟的時代，觀眾耐住性子聆聽已屬難得，隨時會受到手機干擾而分心掉，身為簡報者的我們，需有責任維繫聽眾的吸收度。

這時添增單元頁，能協助彼此做前一章節小結＋破下一章節的題，甚至加入互動環節：「到目前為止，有聽不清楚、好奇的地方嗎？」

我們要謹記：

讓聽眾忘的少，簡報越成功

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四、總結來說

學會「章節」的優點？

1. 方便在協作時，分配誰負責做哪裡

2. 強迫自己思考：「每章節能講多久？」

3. 適合長篇簡報，協助你、以及觀眾，能掌握通篇脈絡、梳理邏輯

掌握簡報通篇脈絡、梳理邏輯

並且搭配上集提到的母片設計策略，使我們在固定單元頁時，底板可以快速替換！

未來做簡報前，不妨先規劃好「章節單元＋完整名稱＋預計講多久」，相信我，絕對能省下後續的摸索時間！我們下集見。

影片版

本文作者 : 鄭冠中 Jason Cheng

本文出自 : 簡報技巧：非常簡單，卻被大家遺忘的 PPT功能：「設定章節」來梳理邏輯！｜影片教學＋文章版

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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[職場工作] 聊聊關於工作週報這件小事

運用每週下班前的工作小結扭轉職場人生

運用每週下班前的工作小結扭轉職場人生

寫在開頭的結論 : 寫週報! 寫週報! 寫週報!

先說說本篇文章的結論，對於週報制度我是投贊成票的! 寫週報對公司跟個人來說其實蠻必要的沈澱與總結。

聊聊阿里巴巴的週報文化

阿里巴巴有個規定是每週最後一個工作日下班前要寫週報，做個每週工作小結。

通常星期五六把工作做完後，到下個星期一之前，無論早晚都有人陸陸續續發週報。

有很多人都覺得這很麻煩，平常工作已經很瑣碎了，又要把每週工作的細項做個紀錄，甚至還要附圖，或者製作精美的表格說明又是煞費時間要晚一兩個小時才能下班。

你經歷過的公司有週報文化嗎?

我研所畢業後待過大大小小快七間公司，每間公司管理方式不盡相同，我之前遇過幾種 :

❶ 把東西趕出來就好，完全不用工作報告的老闆 (我小美工時期)

❷ 上系統隨意填寫幾行做了哪些事，花費時間多久，純文字不用附圖

❸ 上系統把相關需求加上完成圖即可，只顯示設計需求花多久的時間完成

❹ 開會口頭報告，資料不用上繳系統也不紀錄

你所服務的公司，是採用哪一種做法紀錄員工的工作呢?

有了週報制度有哪些好處?

週報文化於個人而言，可以不斷訓練如何將你的成果系統化說明表達，以圖文的形式展現成果，有個系統內的書面紀錄。

週報內容維度包含你是如何啟動一個專案 - 對接的狀況 - 中間出過的問題紀錄 - 如何解決到完成一個專案，每個過程最好需要附圖證明，並 @ 相關共事的同事，發給同一個專案中所有的參與者，甚至全部們整個團隊。

個人覺得這個做法可以說是非常透明了。因為不管看週報的人是否跟你共事過，別的專案成員或上面大 Boss 能從週報紀錄中看到你這週做了啥，這個月產出了什麼，有哪些專案被誰打太極了幾個月了還是沒進展。

平時看來活躍奔放的同事，在週報中上級或許能被看到心思縝密的另外一面。

平時害羞的同學，也能在週報能夠無社交壓力的表達他的成果，畢竟有的人內向，又太能吃苦，忙到各種加班不敢說。之前我有同事被上上級的 Boss 看到週報後直接說看最近這個工作量你一個人扛太大了，你放假兩天休息下。

有人的週報 50 幾個字完事，有的人千字文洋洋灑灑當散文寫。有的團隊會計較排版格式，有的只要能把工作內容交代清楚即可。

但只要有做事情，有產出，週報就能夠幫你說話，甚至會是晉升的利器。

少了週報制度，設計師 / 員工的工作紀錄無紀錄循，遇困難更無處可訴

台灣大部分公司不太重視設計師，覺得設計師們是類似輔助產品或是部門業務的，舉個例子，在我過去第一份 UI / UX 類工作是在土城的圓展科技公司，我是隸屬在 PM 團隊的設計師 (當時只有我一個新手設計，對 6 個 PM 跟十幾個 RD)，遇到的一些 PM 對設計師工作有以下幾種負面的干擾感受想跟大家分享 :

❶ 需求方毫無想法，找幾張其他 App 的截圖就要設計師做，連正式需求文檔 PRD 都沒產出，需求不斷變更，user flow 沒給，總讓 UI 設計師把圖改來改去做幾版後他們再來指手畫腳。

(當時我非設計本科，當時是第一次做 UI / UX 的工作以為這行業就是這樣，非常配合聽話說改就改。現在成長後回頭看當時才發現那些 PM 根本需求都沒寫，也沒經過評審，因此許多設計都需要來回修改。

其實來回修改對於設計師來說並不是什麼事，只要方案有理有據有方向做過風險評估，感性的設計師都是很樂意配合修改 ;

但是若以 PM 為主的的產品，就是應該提供數據或指導方向，就不能看感覺)

❷ 突如其來被某個女業務 T 要求幫忙她婚紗私人修圖或其他部門要求幫做 logo，同事們總覺得這些覺得不花設計師多少時間，設計師不幫忙又會被說閒話

(如果各位設計師遇到跟工作本職無關的設計要求，請不要怕得罪人，一定嚴肅拒絕，並告知上級。這件事輕則佔用自己時間，重則有背鍋風險。)

❸ PM 們會以設計師不懂商業或產品為由，不讓設計師參與到研發討論過程，事後在背後說設計師什麼都不懂。

(是在哈囉? 阻止人去參加會議也不讓設計師看文檔怎麼懂業務?)

❹ 大小 PM 表達不清，連需求文檔都沒有，光用嘴說。給的調研資料用不上又不讓設計師去調研，也會造成工作上對接的困擾，最後又變成設計師的黑鍋。

(如果各位設計師遇到光用嘴說的產品經理，請絕對不要開始你的設計，因為當你設計出來的東西跟 PM 說的又不同調時，這個鍋就是你背的，一切請拿到 PRD 再來做設計評估，不要馬上開始悶頭設計。)

❺ 我本人遇到會兩面離間設計師跟研發工程師的小 PM S，會跟設計師說研發覺得設計得很爛，然後跟研發工程師說設計師覺得他們還原得很差之類的。

幸好，後來離職後我在鴻海及阿里巴巴都有幸隸屬在集團設計中心的團隊，才接觸到了正規 UX 設計流程和一些對接知識。所以，如果你現在的直屬主管是 PM 的設計師請一定要特別留意，絕對不要被當成美工使喚。

對於新手設計師，如果有機會的話，請你盡量找 ‘‘ 設計公司 ”，或是某公司 “ 創新設計中心的設計師 ” 這類崗位，你才能學習到其他資深設計師面對專案的應對進退，為自己未來獨當一面負責專案或開公司找尋學習的標竿。

設計師 / 員工如何利用週報制度提升能見度?

若公司有週報文化，那其實此時週報就是個設計師的利器。在週報當中可以呈現工作遇到的需求變更及人之間對接問題、闡述設計師的方法論，呈現你怎麼證明你的設計假設，做了哪些不同維度的訪談與調研紀錄，怎麼去分析市場的競品，走查還原設計度 … 等各種觀察得到一個設計方法來解決產品或業務上的問題，透過週報呈現個人價值的重要性，而非只是個被 PM 主管一張嘴說什麼就做什麼的美工。

寫週報對所有員工還有一個好處就是，若有人遇到公司因為經營問題，無緣無故要被公司資遣，員工都有週報上符合要求的產出，能夠為自己爭取勞動仲裁的優勢。

周報上也是可以 PK 吐槽的，比如說若有產品經理要設計或是研發同學改來改去，看哪個方案好，這時候必須在週報上吐槽 PM 同學。畢竟產品經理最重要的就是站在業務角度去設計產品邏輯和項目驅動能力，但若產品經理連事前業務邏輯和操作流程沒想清楚就要別人先做看看介面再說，真的就是浪費員工生命。

(若對初創公司或前沿新產品必須小步快跑，產品需要靈活，這又是另外一個討論維度)

我也有同事分享過他認真寫的週報運氣好被上級或潛在的團隊成員撈到你的週報言之有物，碩果累累，也發現描述的項目能跟其他新專案匹配，那麼機會就來了，也許能遇到更有影響力的合作機會。

公司如何利用週報制度清晰員工工作內容？

週報對於公司而言帶來的益處其實更大，好好利用週報的制度，可以節省公司許多培訓經費，讓相關專案沈澱周報資料庫，許多經驗可直接利用不用再重複造輪子。

❶ 未來員工離職好交接 : 有項目的起承轉合，能讓團隊新成員快速學習上手

❷ 管理下屬工作狀態方便 : 直接領導看到下屬週報狀況可督促或調休

❸ 打混同學一目瞭然 : 週報在系統上有互評機制互相留言，想為沒有做到的成果灌水，就會等著被大家懟

❹ 一群人共同成果的總結 : 團隊成員彼此能看到對方做了哪些事，需要幫忙的話，同事通常都會主動幫忙

總結

寫週報這件事，除了對團隊能發揮一定的影響力，對于需要經驗累積的工作來講，幾個月後再回顧，都是自我能力與應對專案所沈澱總結出來的方法論，非常珍貴。

如同有在寫日記的人，總能夠從紀錄當中閱讀過去的自己，提醒自己當下不要再犯與過去相同的過錯，藉由定期反思總結不斷的優化自己的未來。

如果公司沒有週報制度也別灰心，可以定期每雙週或每個月總結自己的工作成果發信給主管和相關參與人員，若相關人員有疑問就即時溝通協調，沒有疑問發的信也是為自己的工作內容留下紀錄。

我自己在過去的工作中吃了非常多人言可畏的虧，希望本篇文章能對於各位在公司中服務的設計師 / 員工有所助益，在工作中能多彰顯更多自我的價值。

附錄：週報寫作模板參考

2021.02.08 – 2021.02.13 週報

本週進度概述 : 專案 A . 專案 B . 專案 C

— 以下是詳細進度 —

【 專案 A 】

目前與 XXXX 工廠合作的 XXX 進行順利，按照時程如期完成。@A 合作方 @ 項目負責人 A @A 相關 PM

【 專案 B 】

本週開了相關 XXXX 會議，目前專案遇到困難尚需 XXXX 協助 @B 合作方，且原先技術方案會導致 XX 產出嚴重延遲，需要 XX 部門誰誰誰共同討論後重新評估時程 @B 項目負責人 @B 項目相關 PM @B 項目相關研發人員

【 專案 C 】

原訂定本週輸出的設計方案，由於 XX 側提出需求變更 @ 提出需求變更的人，導致設計側需要重新變更設計及評估時程。另歪，因為項目變更需要重啟調研，需要 XX 側協助安排調研事宜 @ 能協助的相關人員

設計評估時程將於下週 X 給出，屆時下週組織會議請專案相關人員根據新設計方案評估開發流程 @C 項目負責人 @C 項目相關 PM @C 項目相關研發人員

下週預計工作進度：完成專案 A，協調專案 B，組織會議評估專案 C …

本文作者 : Yu-Han Wu (Rainnie)

本文出自 : [職場工作]聊聊關於工作週報這件小事

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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Pantone 2024 年度代表色：Peach Fuzz 在簡報設計中的應用

Pantone 每年年末會選出的隔年年度代表色，不僅引領著時尚和設計界的潮流，也為企業和專業人士提供了一種新的視覺語言。

2024 年，Pantone 選出了「Peach Fuzz」作為年度色，Pantone 表示 Peach Fuzz，這個溫暖、舒適的蜜桃色調，不僅代表著心靈的豐富和柔和，還帶來了一種溫暖而親切的感覺。在簡報設計中，這種色調能夠傳遞出關心與分享的訊息，營造出一種安靜、舒適的氛圍。

接下來，用三個實際案例來看看 2024 年 Pantone 年度色 「Peach Fuzz 」在簡報設計中的應用

簡報背景

作為簡報的背景，Peach Fuzz 可以提供一種清新且舒緩的視覺感受。它適合用於需要強調輕鬆、合作和人文關懷的主題。例如，在介紹健康、心理、團隊協作或社會責任等領域的簡報中，這種色調能夠有效地提升觀眾的情感連接。

資訊圖表

在圖表和資訊圖形中使用 Peach Fuzz，可以讓數據圖表更加有親和力。這種柔和的色調有助於減輕數據密集型的視覺壓力，使信息傳達更為溫和、易於接受。

Before

After

標題內文

Peach Fuzz 也適合用於簡報的標題及內文。它可以作為強調或突出重要內容的顏色，它溫暖、柔和的色調不僅能夠強調和突出重要內容，還能減少視覺壓力，為觀看者提供一種輕鬆愉悅的視覺體驗，使得簡報更加吸引人且易於閱讀。

Peach Fuzz 不僅是一種色彩，也是一種情感及溫暖的傳達。在簡報設計中巧妙地運用這種色調，可以幫助傳達更加溫暖親切和富有感染力的信息。今年度可以好好透過這種色彩的應用，讓您的簡報將能夠更有效地與觀眾產生共鳴，傳達出你想要表達的核心價值。

本文作者：BFA 簡報 編輯部

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4 個步驟用 Midjourney 產生簡報或部落格的圖庫圖片

用 MidJourney 產生簡報或部落格的圖庫圖片真的太好用了！

用咒語花 30 秒寫一個不但充滿驚喜、而且比在 Unsplash (圖庫) 搜尋關鍵字快上許多。

對於「非視覺設計工作者 (aka 跟設計工作無關的職業，例如學生、行銷人員、講師…等)」，我想 Stock Photo (圖庫) 是圖片生成 AI 最實用的使用場景。

那麼我們該如何寫 Midjourney 的 Prompt (指令)來產生圖庫的圖呢？

參考 Jimmy 的 Learning Prompt 教學，可以把一句 Prompt 拆成 4 個步驟來寫。

1. 主體：照片中主要要呈現的人事物，例如一位正在敲打筆記型電腦鍵盤的男人 (A man is typing on a laptop keyboard)

2. 背景：主體的背後要呈現什麼，例如有 5 本身放在筆記型電腦的旁邊 five books resting beside the computer)

3. 聚焦：照片畫面要聚焦在哪個區域，例如正在敲打鍵盤的雙手 (focus on the typing hands)

4. 風格：照片的風格，例如虛化背景、用攝影拍攝 (photo shot by Canon and in bokeh)

完整的指令是

A man is typing on a laptop keyboard,five books resting beside the computer,focus on the typing hands,photo shot by Canon and in bokeh

產生的圖庫圖片如附圖。

只要稍微練習一下，就能依據自己的需求產生任意的圖庫圖片了。

P.S. Midjourney 在近期推出 V5 模型，人類的「6 隻手」問題已經被大幅改善，而且這個模型擅長繪畫照片，非常適合用來產出情境圖的圖庫圖片

P.P.S. Midjourney 要改變圖片的細節很簡單，例如「把打電腦的手換成穿西裝的手」，只要改成 A man in suit and wearing a watch is typing on a laptop keyboard 即可

本文作者：朱騏

本文出自：4 個步驟用 Midjourney 產生簡報或部落格的圖庫圖片

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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比花時間美化 PPT 更重要的事：簡報設計流程全攻略

很多人說想學 PPT，核心訴求是學習 PPT 技能，也就是操作。這無可厚非，畢竟 PowerPoint 是一個軟體，軟體的門檻便是操作。而這其實也是最容易的部分：隨便買一本書，照著裡面的內容練習一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住，大概知道功能叫什麼，日後上網一查大概就能解決。只要能馬上搜索到答案的，都不會是大問題。那大問題是什麼？大問題是它的前因後果。就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。

要真正解決這個問題，必須回溯自己的過往，找到一路的軌跡，發現自己為什麼成為現在的自己的動因，繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點，PPT 也是如此。

一、PPT 是用來輔助簡報，但演示輔助並非只有 PPT

這裡有兩個觀點：

1. 任何工具存在的價值，都是用來解決問題的。

2. 解決問題的，永遠不只有一個工具。如果覺得沒有，那是因為還沒有找到。

圖片來源：少數派

其實如果接觸多了，你會發現，還有很多工具可以輔助簡報，比如思維導圖、手繪、影音，甚至只是幾張紙。它們提供的都是線索，幫助簡報者傳遞資訊。

二、PPT 只是輔助，重要的是背後的內容

很多人會沉醉於 PPT 設計上，喜歡去研究最炫酷的效果。如果你的場景是發布會、晚會，那無可厚非。但是，如果是匯報、演講，那很容易就本末倒置。

因為聽眾過來的目的，不是為了看那幾個動畫，而是看動畫裡面的內容。如果內容不行，那就只是浪費他人的時間。

三、既然是輔助簡報，那麼時間就應該更多花在簡報設計上

PPT 設計只是簡報設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升，但整體效果的提升不只是關於它。還有哪些呢？

1、你的表達

是的，PPT 再好，你說得語無倫次、邏輯不通，那也只是徒勞。

2、你的架構

這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景：

• 如果是工作匯報，那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」，是最穩妥的架構。

• 如果是公眾演講，那麼就需要考慮：故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。

3、你的技巧

在傳遞資訊時，不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句，讓人醍醐灌頂；比如幽默，讓人意外驚喜。理解了以上內容後，我們重新來看演示設計，便會有一個不同的視角。也基於此，我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。

簡報設計全流程

圖片來源：少數派

如果看了上圖，你便可以看出，PPT 設計（美化）這件事，其實只佔全流程中不到 30％ 的時間。更多的，則是內容生產和邏輯梳理。

第一步：準備初稿

永遠不要想着一開始就打開 PowerPoint ，一鼓作氣，一步到位，這不現實。

現實是，先明確演示目標。

1、明確演示目標，先問三個問題：

（1）聽眾是誰？

這解決的是整體風格問題。

• 如果是主管，那最好是嚴肅認真；

• 如果是新員工，那可以考慮活潑有趣；

• 如果是同級，那最好多點乾貨、不要來虛的。

（2）我要傳遞什麼資訊？核心資訊是什麼？

這解決的是主題問題。在大多數場景下，他人能留下的資訊就那麼三四點，所以我們需要明確重點。最關鍵的篇幅大一點，其次的點到即止即可。

（3）這個匯報在什麼場景下展示？是演講場景還是工作匯報場景？

• 如果是演講，那就要考慮「矛盾導入」、「發現問題」、「分析問題」、「解決問題」的邏輯。

• 如果是工作匯報，那就要考慮「結論先行」、「論據補充」的「金字塔邏輯」。

把這三個問題想清楚後，整個演示設計的「風格」、「邏輯」、「重點」都十分清晰了。接下來，我們便需要整理思路。

2、整理思路

在這個階段，我們可以從兩個維度來展開：

• 過往案例。例如年度工作匯報，前幾年肯定也做過，那找到它們，作為參考。

• 其他企業案例。要實現差異化，肯定不能照搬去年的，那可以看看其他企業的相關案例，取其精華，作為輸入。

除此之外，還可以考慮跟領導溝通，和同事頭腦風暴。

3、確定大致提綱

有了大概的思路後，可以考慮把提綱畫好，並明確清楚哪些素材有了，哪些素材還欠缺。可參考以下尼爾森十大可用性原則：https://www.jishuwen.com/d/2ccl/zh-tw

4、準備數據、案例和知識

基於提綱，補充相應的數據、案例和知識。

數據和案例好理解，這個「知識」又是什麼？

對於大多數匯報，我們都習慣於有一說一，但是，總感覺缺乏高度。

這時候，可以考慮找到一些相關領域的專業知識，用它來提綱挈領，整體便有了高度。

例如，在做一個策劃的複盤分享時，如果只是把流程重述，大家會覺得「也就那樣」。這時候可以考慮用「認知升級」「體驗升級」來貫穿始終，這便有了體系感。

5、準備「粗版」PPT / 講稿

到這一步，才正式開始準備簡報材料了。但也謹記！千萬不要抱著「完美」的態度來行動，直接把既有的材料先丟進去即可，不難看出即可。

這有兩個原因：

之後大改的可能性存在。

避免糾結在某頁的美化上，拖延了進度。

第二步：溝通並修正

有了大致的內容後，這時候便可以去與主管（同事）溝通了。

為什麼現在才溝通？

因為帶著方案去，比空手去會更尊重他人（也更有效率）。畢竟空對空的時候，就是讓主管做問答題，對方壓力大，也很難有耐心。

類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼，對方肯定是「隨便啦」、「額……」。但如果拿著一個菜單問他怎麼樣，他馬上就會說「要不來個辣菜？」「這個最近吃不了」。

圖片來源：Pexels

在溝通前，自己也要適當審查三個方面的內容：

• 有沒有敏感資訊？比如不太適合分享的機密。

• 有沒有不合適的內容？比如比喻用得不恰當。

• 核心目標是否清晰？比如非重點內容佔比過大。

也正是因為此時的修改可能性大，所以第一步的「初稿」環節要盡量快，不要糾結。

溝通完成後，馬上進行修改。

第三步：校稿和美化

當內容層面沒有大問題後，這時候就可以考慮校稿和美化了。

校稿最好交給另一位同事來做，因為自己寫的東西，很難看出問題。

美化的話，有兩個小建議：

（1）封面和開頭幾頁一定要美

人有一種「聚光燈效應」，一旦覺得你不錯後，之後會不斷驗證你的不錯；反之，則會找更多你不行的理由。所以，開頭一定要讓人覺得不錯。

（2）重點內容要美

這個好說，畢竟是要傳遞的核心資訊。而且，這也是聽眾最容易拍照留存的部分。

第四步：展示準備

簡報文稿設計好後，並不意味著簡報設計做好了。接下來還有一系列工作要完成：

1、設計包袱

這點主要針對的是演講。畢竟演講場合觀眾的「愉悅訴求」佔比更高，我們需要設計體驗感。

一般來說，可以考慮：

• 互動：比如有的部分先拋出問題，隨機抽取一位前排觀眾回答；或者給出選擇題，讓大家舉手回答（同意的請舉手）。

• 影音：如果有相關的影音，請一定要用！特別是放在演講中途。它有兩個好處：其一是吸引注意力，其二是給自己整理思路和節奏的空間。

• 幽默：設計一些出其不意的梗，讓大家的神經舒張。

2、排練三次

這是個人給自己的要求。任何簡報或匯報，提前都要準備三次：

• 第一次是看著完整材料準備，主要是熟悉全部內容。

• 第二次是看著框架準備，保證大體脈絡清晰。

• 第三次是臨場前準備（什麼都不看），主要是讓自己安心。

3、印出文稿

同時列印兩份：摘要版和完整版。

摘要版可以是思維導圖，也可以是目錄。拿著它，無論出現什麼問題，都心中有數（後面還有多少）。

有人可能會說，電腦上有簡報者模式啊！但是，有的電腦真的還放不出來。

完整版則是為了給他人，比如領導。

4、提前準備

最後就是盡量提前到達簡報場地：

• 複製文件

• 測試裝置

• 現場走位

現場走位很有必要，特別是演講。大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬，哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。

平常花 90% 時間給 PPT 美化的你，至少分一半時間給邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備，一切才會更完美。

總結

最後，我想回歸到最初的問題：很多人說想學 PPT，那學習的到底應該是什麼？

• PPT 的技能肯定是基礎，但不是全部。

• 邏輯思維能力很重要，它決定了內容的安排。

• 講故事的能力也需要，因為它決定了愉悅程度。

• 溝通能力必須要有，因為大多數 PPT 都需要與領導確認、與同事合作。

• 專案管理的意識要有，幾個時間節點必須把控到，例如「初稿完成」「領導確認」。

簡報與頭腦人人都有，如何做出專業與特色才是真正關鍵。

本文作者：曹將

本文出自：请把这张图打印出来，下次做 PPT 时对照检查！

責任編輯：BFA 簡報 編輯部