不知道職場簡報的重點？帶你掌握 15 個變成專家的秘訣！

在職場上，通常是一對多的場合會用到簡報（PPT）；一但用到它不外乎幾個情境：「談判、說服、解釋」，這篇文章不是叫你製作精美的簡報，而是從觀眾的角度去探討，怎樣的一個簡報能最清楚的傳達訊息。

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以下內容為對影片的心得筆記

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一、在寫簡報前，請先思考為什麼要寫

➤ 每份簡報都有背後的「目的性」

你今天可能要代表個人或是團隊向某一群人做解釋，讓他們理解你要表達的「內容、訴求、跟他的利害關係…」；最終的目的可能是要「獲得認可、解決問題、達成共識…」

➤ 如果沒有簡報，你要如何達成目的？

簡報並不是解決問題的唯一方案，他只是一個工具而已；回想你小時候如果想要買一個玩具，在你父母不答應的情況下，你要如何說服他們購買？

會寫出上面這段，是因為筆者發現有很多想要達成的目的，並不一定要用簡報去達成；你可能只要找到關鍵的 Key man 對話就能夠解決問題，不要被制式的規則限制住自己做事的方式。

➤ 這份簡報是寫給誰看的？

是給團隊成員、其他部門，還是給自己直屬長官看的呢？

當「受眾」不同的時候，你的用字遣詞以及大綱規劃都會不一樣；你需要考慮到對方的：

• 專業知識：請使用對方可以理解的文字與術語，不然對方無法理解你的表達，這個簡報就沒有任何意義。

• 立場：利害關係要弄清楚，是「合作、競爭、協商、宣傳…」哪一種情境？

• 給你多少時間：有些長官時間有限，你要在最短的時間內讓他掌握可以做出決定的內容。

➤ 誰有決定權？

既然簡報是為了達成某個目的，那你就要清楚哪個與會者有拍板定案的權利，你的簡報主要就是為了他服務的。

二、撰寫時基礎注意事項

➤ 不要把 PPT 當成 Word 在寫

我發現很多人的 PPT 只是把 Word 文件上的內容直接複製貼上，完全沒有經過整理；這就造成了他的 PPT 文字超級多，甚至講 PPT 時幾乎是照著上面的文字在念，這對台下的觀眾而言是一個相當不良的體驗。

Word 著重在記錄個人思路，PPT 著重在展現影響力。

➤ 字體大小

做 PPT 的時候因為人就在電腦螢幕面前，所以你會覺得看起來很清楚；但如果換到大會議室，將簡報投影到大螢幕上時，不同座位的觀看體驗就會有很大的差異。

以下是幾個小建議：

• 最小的字請在 16 以上

• 標題 26 以上

• 重要內容 40 以上

• 統一使用「微軟正黑體」系列字體

建議讀者可以在簡報前可以先到會議室測試，確認每個位置的體驗後再對 PPT 做調整優化。

➤ 顏色

簡報內有許多色塊，請避免使用「淺色塊配白色字、深色塊配黑色字、飽和度類似的顏色」，這樣的搭配方案如果放到投影幕上很可能糊成一團。

同時也請考慮到「色盲、色弱」的觀眾，盡可能挑選合適的顏色。

➤ 內容排版

• 一頁就講一個內容：切忌將多個概念擠到一頁，會容易讓人抓不到重點。

• 上下頁要有關聯性：如果每一頁並沒有邏輯正相關，這容易讓觀眾思緒混亂。

• 不要省轉折頁：如果要切到新的話題，請安插轉折頁，這能讓觀眾對接下來的內容有心理預期。

➤ 標題放結論 or 個人觀點

考慮到人類的注意力有限，每個人的工作又都很忙碌；即使你在台上簡報，台下的觀眾也可能分心滑手機回訊息，他們未必有辦法全程專注在你的簡報上面。

所以在一張簡報中，我會選擇將結論放在標題；下面的內容只是作為輔助來說明，這樣即使觀眾恍神，那透過標題也能很快進入情境。

➤ 內容只留關鍵字

PPT 的內容請不要用說話的句子來做呈現：

• 因為是由「人」來做簡報的，字都打出來了，人還要說什麼？

• 字越多就會越小，觀眾越看不到重點

• 用「講」的簡報比較生動，用「念」的會讓觀眾想睡

盡量控制每頁文字不超過 20 字，多拆成幾頁也是可以的

➤ 不要過度依賴備註

其實筆者以前都會把想講的話都打在備註上面，但講過幾次就會發現；有時現場簡報時，你的內容會被「備註」牽制，導致整場簡報有種說不出的卡。

同時如果你是跟者備註在念，你也容易忽略台下觀眾的表情；搞不好你講到這段的時候台下老闆眉頭深鎖，但卻因為你專心的在念而忽略了。

➤ 動畫使用時機

基本上只會使用到「淡入、淡出」這兩個動畫，而且是為了「邏輯推理」才使用的。

過度使用動畫轉場會浪費很多時間，台下觀眾看著也累。

➤ 第一頁很重要

這裡的第一頁，是用來讓大家對這場簡報擁有「相同認知」的頁面；用來直接破題，告訴所有與會者，今天我們在這裡就是要處理、討論這件事，讓大家搞清楚狀況。

破題還有一個好處就是讓討論的內容限縮在一個範圍，避免簡報途中一直擴展話題模糊焦點。

有些與會者其實在現場一臉疑惑，他們可能是臨時被抓過來旁聽的；又甚至決策者參與的會議過多，導致他忘記了這場會議的重要性、急迫性…這種情狀況下，第一頁可以讓他們快速融入簡報。

三、總結

➤ 好的簡報跟漂亮的簡報是兩件事

• 內部溝通：簡報的重點會在於能不能把最終的「目的」達成，如果花費過多的時間在美化上可能不符合成本效益。

• 外部展示：漂亮的簡報還是有其必要性的，畢竟別人花了錢，總會想讓自己這筆錢花得有價值。

➤ 一切以「目的」為導向，減少達成目的上的阻礙

上面所提到的「注意事項」就是幫你排除觀眾可能會遇到的障礙，簡報最基本的就是要把一件事情簡單的說明白，確認彼此的認知相同；在這樣的前提下你才能提高達成「目的」的成功率。

本文作者：林鼎淵

本文出自：不知道職場簡報的重點？帶你掌握 15 個變成專家的秘訣！

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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