【商業簡報】從一張白紙畫出專業簡報

製作簡報並不難，難的是你真的知道自己在做什麼嗎？

“簡報的根本即為美學，不只是視覺之美，還有邏輯之美。”

每一份簡報都是藝術品，除了透過外表征服觀者，更需要藉由邏輯縝密的內容說服聽者。現任 Mastercard D&S Associate Consultant Eric Tang 和大家分享如何從零到一製作商業簡報的寶貴經驗。

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一、簡報前置作業

1. 釐清題目：先畫靶再射箭、以終為始

• 確認客戶的目的與目標

• 釐清專案題目的定義

• 掌握專案的資源與限制

Tips：可藉由 Funnel Diagram 找出客戶欲切入的層次。

2. 蒐集資料：建立初步假設、設計故事線

完成題目定義便可以開始著手蒐集一手資料、二手資料、分析資料 (自己分析所得)，進一步將整理好的資料結合金字塔模型，以建立完整的故事線。

金字塔結構：一個終極目標，目標下面有論點，論點下面有支持的證據。每個論點彼此依照邏輯承先啟後形成完整的故事線。

故事線是一份簡報的靈魂，邏輯愈縝密，靈魂愈強大。

為什麼要有邏輯？不只是因為終極目標是要說服聽眾，更是因為從 user friendly 的角度，可以有效降低理解的負擔，幫助受眾快速理解簡報內容。

Tips：可藉由便利貼或白板組織故事線的架構

便利貼範例與使用技巧

二、簡報建構流程

進入製作流程前，先來看看專業簡報整體架構，以及需要注意的事項。

專業簡報三大核心

1. 執行摘要：把每頁的投影片標題濃縮，統整於簡報開頭，讓受眾可以在 3 分鐘內快速了解整份簡報的重點。

2. 簡報主體：正如前面提及的，透過縝密的故事線來說服受眾，每頁簡報傳遞 1–2 個重點訊息即可，並且頁與頁之間要有連結以及 So what。

3. 附錄：不符合簡報故事線的內容與資料，可以放在附錄作為備用。雖然不用費心製作，卻依舊很重要，運用得宜會是 QA 時的好幫手。

簡報三大核心

專業簡報四大要求

1. 呈現適當資訊量

• 先了解專案報告對象 (意即簡報的受眾) 是誰：針對不同對象提供的資訊量也會不同，像 CEO 和基層職員在背景與經驗上的掌握便有所差異。

• 一頁簡報只傳達一件事：可以將簡報單頁切分為左右邊，順序為先左後右，右邊圖表是左邊圖表的展開，切忌左右邊的訊息無法彼此連結。

• 10 秒內可以讀完整頁簡報的內容：讓受眾透過大小標或重點總結就可以掌握整頁簡報想傳達的訊息。

2. 清楚傳達資訊：標題以帶有關鍵結論的直述句完整表述該頁簡報的重點。舉例來說，單純放置「問卷結果」可能會讓人一頭霧水，但如果改成「問卷結果顯示超過七成受眾認為拉麵湯頭調味是拉麵好吃與否的關鍵，未來應著重投入湯頭口味研發」就可以幫助受眾快速掌握該頁重點。

3. 故事線前後連貫：每一頁簡報都應該要有 insight 並且在敘事邏輯上前後連貫。

4. 注重呈現與排版細節：不要讓小細節害了! 注意錯字、對齊等呈現與排版細節，並使用清楚的圖文與配色，給受眾專業感受。

排序完故事線、掌握簡報注意事項後，就從 Ghost deck 開始製作簡報吧！

簡報製作流程

1. 簡報主體

1–1. Ghost deck：先把每頁簡報的 lead 都寫好、確認每頁要傳達哪些內容。若是小組合作，也可藉此進行分工，效率更高。

製作重點：

• 建立簡報母片與主體顏色色塊：以利後續製作版型一致

• 擬定整體故事線：寫下這頁簡報想表達的資訊

• 列出本頁初步內容：放上這頁要呈現的資訊和每個部份的 key message

Ghost deck 範例

1–2. WIP (Work in progress deck)：分頭進行編輯的過程都是 WIP，簡報左上角可以註明 WIP。

製作重點：善用色塊（插入顯眼、有顏色的矩形）溝通，把建議填在色塊上，溝通該頁的進度。

1–3. Final deck：完成 WIP 的版本即為 Final deck，需要留意一些重要元素。

製作重點：

• 標題使用可以完整概括該頁重點的直述句：建議兩行以內

• 圖表製作注意事項：

a. 重點資訊使用粗體放圖表上面

b. 圖表重點列改為不同顏色使其醒目，記得放標籤與軸的名稱

• 其餘重點資訊：放頁碼；來源與註解使用斜體

2. 執行摘要：統整簡報重點與結論放置於簡報開頭。

製作重點：

• 主要目標：使受眾可在三分鐘內快速理解整份簡報重點

• 呈現架構：標題寫「執行摘要」四字即可，通常內容不超過一頁

• 呈現內容：整份簡報精簡段落重點與重要發現

• 小提示：執行摘要待整份簡報確認完成再做，避免需要重複修改

執行摘要範例

3. 附錄：放置補充資訊與簡報細節資料。

製作重點：

• 主要目標：有問題時可以及時解答，提供輔助資料

• 呈現架構：不用有縝密故事線，標題提供足夠資訊量即可

• 呈現內容：分析的細節方法或無法放入故事線的內容

以上都完成後，便進入最終環節 — Fine tune 統一格式！

1. 字體字型：（中) 微軟正黑 (英) Arial、字體大小一致、顏色統一、資料來源與備註斜體。

Tips：可以使用 PPT 內建的「取代字型」功能快速統一整份簡報字體

2. 排版格式：注意對齊。

Tips：PowerPoint 可以利用「more commands」把常用功能加到工具列上，把對齊工具叫出來後就能一鍵快速對齊囉！

三、簡報排版要點

1. 色系與排版：建立整體色系與排版形式，確保分工後產出一致性。

• 預先選定主題色系：主要色系 (品牌色)、次要色系、凸出色 (強調重點)

Tips：可以使用 Coolers 選擇適合的色系，再用色彩選擇工具吸顏色

• 使用母片建立簡報排版：固定呈現的顏色、排版與放置內容 (例如標題位置、註解、頁碼、logo) 皆可以使用母片功能事先設定。

PowerPoint 母片編輯步驟：檢視 → 投影片母片 → 編輯母片

2. 圖示與圖片：使用相同類型的圖示與圖片。

• 圖示選擇有襯線、透明底

• 圖片避免扭曲、字壓圖、善用陰影

Tips：可以用 Flaticon 找合適的圖示

3. 方框、線條與字體：善用方框、實虛線，搭配顏色與字體粗細凸顯每一頁的細節內容。

4. 對齊：使用對齊與分割功能，必要時可以透過表格對齊 (拉一個大表格作為判斷基準)。

5. 數據呈現：清楚標示重點資訊，幫助受眾快速理解。

• 寫下重點摘要、key message、圖表標題、座標軸意義與單位。

• 把不必要的資訊反灰，幫助受眾快速吸收資訊。

• 若要傳達三個色塊以上的數據，建議使用直方圖 (圓餅圖在比例呈現上效果不一定比較好，應避免使用)。

NTU DAC 會定期在 Medium、Facebook 與 LinkedIn 更新數據分析與商業技能相關資訊與內容，歡迎對資料分析有興趣的大家踴躍關注，和我們一起學習！

本文作者 : 臺大資料分析與決策社 (NTUDAC)

本文出自 : 【商業簡報】從一張白紙畫出專業簡報

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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簡報技巧 : 非常簡單，卻被大家遺忘的 PPT 功能 :「設定章節」來梳理邏輯 ! ｜影片教學＋文章版

歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

在第六集當中，我想跟大家分享的是平常在企業培訓中「一定」會提到的重要觀念，一個非常簡單、但常常被大家遺忘的 PowerPoint 功能，它叫做：

「章節」

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一、什麼叫做「章節」？

1. 多數人，做簡報都沒有用章節的習慣

我觀察到許多職場人士很用心地在準備工作簡報內容，無論是提案、考核、匯報，然而有點可惜的是：

「當投影片越做越多，看起來架構很混亂」

頁數一多，不易掌握整份邏輯

以製作者的視角而言「頁數與一目瞭然的程度成反比」，做到後面都有點眼花撩亂，難以掌握這份簡報的脈絡性。

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2. 但如果設立章節，就不一樣了：

部分版本的「章節」叫做「節」，意思相同

1. 判斷：你要講多久＋你剩多少時間可以準備

2. 拆解：根據現有素材、投影片，將它拆開成合理的脈絡

3. 確認：個別確認每個章節的份量是否合理、還缺哪些內容？

從「章節」的思路出發，能讓自己不會陷入無止盡的「內容誤區」

不僅幫助自己一目瞭然，更能掌握「抓大放小」的原則，找出還欠缺什麼，畢竟，在時間有限的情況下，若能將「重點中的重點」內容優先完成，對於整體架構、達到目的是有幫助的。

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二、如何設定 PowerPoint 章節？

1. 設定章節四步驟

注意畫面右下角

滑鼠點擊 [投影片瀏覽] (總覽模式)

1. 滑鼠移動到兩頁投影片中間

2. 按右鍵，點擊 [新增章節] (新增節)

3. 點擊 [未命名的章節] 右鍵一下，點擊 [重新命名章節]

(Mac 可對準 [未命名的章節] 直接快點兩下)

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2. 注意「章節」的命名技巧

單元+完整名稱+預計要講多久

好處有：

1. 好懂｜幫助自己下次開啟時，還看得懂邏輯

2. 理解｜幫助協作的人，最大程度地理解整體脈絡

3. 評估｜上台前練習彩排時，能更精確地準備每章節要講多久

PPT 章節可收納起來，提醒你每章節有幾張投影片

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3. Office 2007 以前無章節功能

office 2007 的特徵：水藍色介面

因此要注意兩件事：

右側較為推薦安裝

可以的話，更新到 Office 2010 以後的版本（推薦 2013 版本以後），方能享受新版本帶來的便捷與效率

1. 如果你電腦軟體明明是 2010 版本以後，為什麼「新增章節」點不下去？

因為這份檔案，是 2007 版本以前做的

因此，因應做法是：

「另存新檔」>「存檔類型」改成 [ PowerPoint 簡報 ]

Office 中只要是 97- 2003 類型，即是使用 2007 以前的軟體做的(今年已 2020 年…)

即可啟動完整功能！

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三、除了章節，單元頁也很重要

上述章節的功能，是在 PowerPoint 的視角看得見，但對於觀眾而言，仍是線性的聆聽過程，但記憶力、短時間組織理解能力人人都不同。

為此，我們可以將剛剛在章節設定好的名稱，變成是「單元頁」，並將每單元的名稱整理在「目錄」、「總結頁」中，讓觀眾反覆觀看、加深印象、方便理解。

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減少觀眾的消耗，增加觀眾的參與

注意力經濟的時代，觀眾耐住性子聆聽已屬難得，隨時會受到手機干擾而分心掉，身為簡報者的我們，需有責任維繫聽眾的吸收度。

這時添增單元頁，能協助彼此做前一章節小結＋破下一章節的題，甚至加入互動環節：「到目前為止，有聽不清楚、好奇的地方嗎？」

我們要謹記：

讓聽眾忘的少，簡報越成功

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四、總結來說

學會「章節」的優點？

1. 方便在協作時，分配誰負責做哪裡

2. 強迫自己思考：「每章節能講多久？」

3. 適合長篇簡報，協助你、以及觀眾，能掌握通篇脈絡、梳理邏輯

掌握簡報通篇脈絡、梳理邏輯

並且搭配上集提到的母片設計策略，使我們在固定單元頁時，底板可以快速替換！

未來做簡報前，不妨先規劃好「章節單元＋完整名稱＋預計講多久」，相信我，絕對能省下後續的摸索時間！我們下集見。

影片版

本文作者 : 鄭冠中 Jason Cheng

本文出自 : 簡報技巧：非常簡單，卻被大家遺忘的 PPT功能：「設定章節」來梳理邏輯！｜影片教學＋文章版

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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[職場工作] 聊聊關於工作週報這件小事

運用每週下班前的工作小結扭轉職場人生

運用每週下班前的工作小結扭轉職場人生

寫在開頭的結論 : 寫週報! 寫週報! 寫週報!

先說說本篇文章的結論，對於週報制度我是投贊成票的! 寫週報對公司跟個人來說其實蠻必要的沈澱與總結。

聊聊阿里巴巴的週報文化

阿里巴巴有個規定是每週最後一個工作日下班前要寫週報，做個每週工作小結。

通常星期五六把工作做完後，到下個星期一之前，無論早晚都有人陸陸續續發週報。

有很多人都覺得這很麻煩，平常工作已經很瑣碎了，又要把每週工作的細項做個紀錄，甚至還要附圖，或者製作精美的表格說明又是煞費時間要晚一兩個小時才能下班。

你經歷過的公司有週報文化嗎?

我研所畢業後待過大大小小快七間公司，每間公司管理方式不盡相同，我之前遇過幾種 :

❶ 把東西趕出來就好，完全不用工作報告的老闆 (我小美工時期)

❷ 上系統隨意填寫幾行做了哪些事，花費時間多久，純文字不用附圖

❸ 上系統把相關需求加上完成圖即可，只顯示設計需求花多久的時間完成

❹ 開會口頭報告，資料不用上繳系統也不紀錄

你所服務的公司，是採用哪一種做法紀錄員工的工作呢?

有了週報制度有哪些好處?

週報文化於個人而言，可以不斷訓練如何將你的成果系統化說明表達，以圖文的形式展現成果，有個系統內的書面紀錄。

週報內容維度包含你是如何啟動一個專案 - 對接的狀況 - 中間出過的問題紀錄 - 如何解決到完成一個專案，每個過程最好需要附圖證明，並 @ 相關共事的同事，發給同一個專案中所有的參與者，甚至全部們整個團隊。

個人覺得這個做法可以說是非常透明了。因為不管看週報的人是否跟你共事過，別的專案成員或上面大 Boss 能從週報紀錄中看到你這週做了啥，這個月產出了什麼，有哪些專案被誰打太極了幾個月了還是沒進展。

平時看來活躍奔放的同事，在週報中上級或許能被看到心思縝密的另外一面。

平時害羞的同學，也能在週報能夠無社交壓力的表達他的成果，畢竟有的人內向，又太能吃苦，忙到各種加班不敢說。之前我有同事被上上級的 Boss 看到週報後直接說看最近這個工作量你一個人扛太大了，你放假兩天休息下。

有人的週報 50 幾個字完事，有的人千字文洋洋灑灑當散文寫。有的團隊會計較排版格式，有的只要能把工作內容交代清楚即可。

但只要有做事情，有產出，週報就能夠幫你說話，甚至會是晉升的利器。

少了週報制度，設計師 / 員工的工作紀錄無紀錄循，遇困難更無處可訴

台灣大部分公司不太重視設計師，覺得設計師們是類似輔助產品或是部門業務的，舉個例子，在我過去第一份 UI / UX 類工作是在土城的圓展科技公司，我是隸屬在 PM 團隊的設計師 (當時只有我一個新手設計，對 6 個 PM 跟十幾個 RD)，遇到的一些 PM 對設計師工作有以下幾種負面的干擾感受想跟大家分享 :

❶ 需求方毫無想法，找幾張其他 App 的截圖就要設計師做，連正式需求文檔 PRD 都沒產出，需求不斷變更，user flow 沒給，總讓 UI 設計師把圖改來改去做幾版後他們再來指手畫腳。

(當時我非設計本科，當時是第一次做 UI / UX 的工作以為這行業就是這樣，非常配合聽話說改就改。現在成長後回頭看當時才發現那些 PM 根本需求都沒寫，也沒經過評審，因此許多設計都需要來回修改。

其實來回修改對於設計師來說並不是什麼事，只要方案有理有據有方向做過風險評估，感性的設計師都是很樂意配合修改 ;

但是若以 PM 為主的的產品，就是應該提供數據或指導方向，就不能看感覺)

❷ 突如其來被某個女業務 T 要求幫忙她婚紗私人修圖或其他部門要求幫做 logo，同事們總覺得這些覺得不花設計師多少時間，設計師不幫忙又會被說閒話

(如果各位設計師遇到跟工作本職無關的設計要求，請不要怕得罪人，一定嚴肅拒絕，並告知上級。這件事輕則佔用自己時間，重則有背鍋風險。)

❸ PM 們會以設計師不懂商業或產品為由，不讓設計師參與到研發討論過程，事後在背後說設計師什麼都不懂。

(是在哈囉? 阻止人去參加會議也不讓設計師看文檔怎麼懂業務?)

❹ 大小 PM 表達不清，連需求文檔都沒有，光用嘴說。給的調研資料用不上又不讓設計師去調研，也會造成工作上對接的困擾，最後又變成設計師的黑鍋。

(如果各位設計師遇到光用嘴說的產品經理，請絕對不要開始你的設計，因為當你設計出來的東西跟 PM 說的又不同調時，這個鍋就是你背的，一切請拿到 PRD 再來做設計評估，不要馬上開始悶頭設計。)

❺ 我本人遇到會兩面離間設計師跟研發工程師的小 PM S，會跟設計師說研發覺得設計得很爛，然後跟研發工程師說設計師覺得他們還原得很差之類的。

幸好，後來離職後我在鴻海及阿里巴巴都有幸隸屬在集團設計中心的團隊，才接觸到了正規 UX 設計流程和一些對接知識。所以，如果你現在的直屬主管是 PM 的設計師請一定要特別留意，絕對不要被當成美工使喚。

對於新手設計師，如果有機會的話，請你盡量找 ‘‘ 設計公司 ”，或是某公司 “ 創新設計中心的設計師 ” 這類崗位，你才能學習到其他資深設計師面對專案的應對進退，為自己未來獨當一面負責專案或開公司找尋學習的標竿。

設計師 / 員工如何利用週報制度提升能見度?

若公司有週報文化，那其實此時週報就是個設計師的利器。在週報當中可以呈現工作遇到的需求變更及人之間對接問題、闡述設計師的方法論，呈現你怎麼證明你的設計假設，做了哪些不同維度的訪談與調研紀錄，怎麼去分析市場的競品，走查還原設計度 … 等各種觀察得到一個設計方法來解決產品或業務上的問題，透過週報呈現個人價值的重要性，而非只是個被 PM 主管一張嘴說什麼就做什麼的美工。

寫週報對所有員工還有一個好處就是，若有人遇到公司因為經營問題，無緣無故要被公司資遣，員工都有週報上符合要求的產出，能夠為自己爭取勞動仲裁的優勢。

周報上也是可以 PK 吐槽的，比如說若有產品經理要設計或是研發同學改來改去，看哪個方案好，這時候必須在週報上吐槽 PM 同學。畢竟產品經理最重要的就是站在業務角度去設計產品邏輯和項目驅動能力，但若產品經理連事前業務邏輯和操作流程沒想清楚就要別人先做看看介面再說，真的就是浪費員工生命。

(若對初創公司或前沿新產品必須小步快跑，產品需要靈活，這又是另外一個討論維度)

我也有同事分享過他認真寫的週報運氣好被上級或潛在的團隊成員撈到你的週報言之有物，碩果累累，也發現描述的項目能跟其他新專案匹配，那麼機會就來了，也許能遇到更有影響力的合作機會。

公司如何利用週報制度清晰員工工作內容？

週報對於公司而言帶來的益處其實更大，好好利用週報的制度，可以節省公司許多培訓經費，讓相關專案沈澱周報資料庫，許多經驗可直接利用不用再重複造輪子。

❶ 未來員工離職好交接 : 有項目的起承轉合，能讓團隊新成員快速學習上手

❷ 管理下屬工作狀態方便 : 直接領導看到下屬週報狀況可督促或調休

❸ 打混同學一目瞭然 : 週報在系統上有互評機制互相留言，想為沒有做到的成果灌水，就會等著被大家懟

❹ 一群人共同成果的總結 : 團隊成員彼此能看到對方做了哪些事，需要幫忙的話，同事通常都會主動幫忙

總結

寫週報這件事，除了對團隊能發揮一定的影響力，對于需要經驗累積的工作來講，幾個月後再回顧，都是自我能力與應對專案所沈澱總結出來的方法論，非常珍貴。

如同有在寫日記的人，總能夠從紀錄當中閱讀過去的自己，提醒自己當下不要再犯與過去相同的過錯，藉由定期反思總結不斷的優化自己的未來。

如果公司沒有週報制度也別灰心，可以定期每雙週或每個月總結自己的工作成果發信給主管和相關參與人員，若相關人員有疑問就即時溝通協調，沒有疑問發的信也是為自己的工作內容留下紀錄。

我自己在過去的工作中吃了非常多人言可畏的虧，希望本篇文章能對於各位在公司中服務的設計師 / 員工有所助益，在工作中能多彰顯更多自我的價值。

附錄：週報寫作模板參考

2021.02.08 – 2021.02.13 週報

本週進度概述 : 專案 A . 專案 B . 專案 C

— 以下是詳細進度 —

【 專案 A 】

目前與 XXXX 工廠合作的 XXX 進行順利，按照時程如期完成。@A 合作方 @ 項目負責人 A @A 相關 PM

【 專案 B 】

本週開了相關 XXXX 會議，目前專案遇到困難尚需 XXXX 協助 @B 合作方，且原先技術方案會導致 XX 產出嚴重延遲，需要 XX 部門誰誰誰共同討論後重新評估時程 @B 項目負責人 @B 項目相關 PM @B 項目相關研發人員

【 專案 C 】

原訂定本週輸出的設計方案，由於 XX 側提出需求變更 @ 提出需求變更的人，導致設計側需要重新變更設計及評估時程。另歪，因為項目變更需要重啟調研，需要 XX 側協助安排調研事宜 @ 能協助的相關人員

設計評估時程將於下週 X 給出，屆時下週組織會議請專案相關人員根據新設計方案評估開發流程 @C 項目負責人 @C 項目相關 PM @C 項目相關研發人員

下週預計工作進度：完成專案 A，協調專案 B，組織會議評估專案 C …

本文作者 : Yu-Han Wu (Rainnie)

本文出自 : [職場工作]聊聊關於工作週報這件小事

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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提升職場簡報技能：掌握三大顧問級簡報策略

今天的文章主要會分成三個方向來討論：

一、建立簡報思維(Mindset)

二、建立簡報框架

三、如何產出簡報內容

如果你準備好了，就趕快跟我們一起看下去吧！

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一、建立簡報思維

相信大家應該都看過蘋果公司賈伯斯的簡報吧？賈伯斯式的簡報風格在每一頁只會有 1~2 行字，在他的 presentation 過程中基本上都是靠著個人魅力撐起整場講座。

然而，你我都不是賈伯斯。

你所製作的這份簡報在會議結束後，可能會分享給沒有參加會議或其他部門的同事。如果這份簡報走的是賈伯斯式風格，那麼多數人在拿到簡報後會一頭霧水。

因此，簡報思維中想強調第一點是：資訊內容要盡量清楚完整。你要想像即使大家沒有出席這場會議，當他們閱讀簡報時依然能看得懂這份簡報。

其次，我們時常認為簡報的美觀、簡報者的台風是成功的重要因素，不過其實簡報本身的內容以及它所帶出的 insights 也同樣重要。

因此，接下來我們會談到如何建立簡報框架、製作簡報。

二、建立簡報框架

建立完簡報思維後，先別急著著手製作簡報。在開始之前，有幾件事情需要先釐清：

• 簡報目的：這場簡報的目的是什麼？是更新專案進度、向老闆提案、分享市場調查結果 ?

• 聽眾是誰：這場簡報主要的決策者是誰？是你的主管、經理還是總部的老闆？

• 希望促成的結果：這場簡報結束後，你希望老闆從提案中選擇其中一個？批准某專案的預算？還是著手開發某項新產品？

有了以上幾個方向後，接著可以開始構建簡報的 storyline，構建的過程中你可以使用「金字塔原理」幫助你更有邏輯地去分析。

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金字塔原理

金字塔原理有別於一般溝通、書寫時先提供證據、說明論點，最後才引出結論的邏輯。相反地，它會在一開始就用結論破題，接著再提到論點、證據。

金字塔原理框架

向老闆、客戶簡報時金字塔原理更是被廣泛應用，由於對方在時間有限的情況下，會希望優先了解整場簡報的重點，也就是你的結論到底是什麼。

除了在簡報上可以套用金字塔原理之外，平時跟主管溝通、面試、思考解決問題的方式也都十分適用。下面我們舉個範例套用此模型：

金字塔原理範例

當你在架構 storyline 時，就可以先點出結論：讓員工居家辦公能提升工作滿意度。再分別帶到以下三個論點，以及對應的證據、數據來佐證。

三、如何產出簡報內容

初步完成簡報的框架之後，接下來我們要正式進入製作簡報的過程了！

相信多數人應該都有製作簡報的經驗，所以這邊會主要 highlight 幾點在做簡報時應該要留意的地方。

每張簡報溝通一個重點

前面在簡報思維中提到：簡報的資訊內容要盡量清楚完整，然而這並不意味著我們要將每張簡報都塞滿資訊。

以上面範例來說，若簡報的目的是想傳達：讓員工居家上班能提升工作滿意度。在後面幾頁簡報中，應該分別溝通：(1) 節省通勤時間、(2) 工作地點不受限、(3) 自由選擇工作服裝這三個論點。

你可以選擇將每個論點放在一頁簡報上，但是千萬不要把三個論點 & 證據全部放在同一頁簡報。

這麼做的目的是讓聽眾能更好地閱讀、吸收你所要傳達的資訊，同時也能搭配你簡報時所闡述的邏輯進行。

運用 MECE 原則

「你這裡有 MECE 嗎?」我的主管在改簡報時會對著我們這樣說。

MECE 的英文全稱是”Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”，代表著「相互獨立、毫無遺漏」，也有人說「不重複、不遺漏」。這是甚麼意思呢？讓我們來舉個例子。

MECE 原則範例

MECE 原則範例

在製作簡報時，如果你要進行分類、分群，要注意內容是否符合 MECE 原則，如此才能提升簡報的邏輯喔！

每頁都寫 Executive Summary

什麼是 Executive Summary ? 簡單來說，就是用一句話總結那頁 PPT 的重點。

範例

通常我們在製作簡報時，會將 Executive Summary 放在簡報最上方一目了然的位置。至於為什麼要寫 Executive Summary 呢?

其實這麼做主要能幫聽眾快速掌握 key message，特別是對於沒有時間細看簡報內容的人，也能抓到簡報想溝通的重點。

我的主管也告訴我們，寫 Summary 並不是件容易的事情，因為你需要具備很強的資訊整合能力，並提煉出整頁簡報中的精華。所以這是需要仰賴不斷地練習與思考才能夠進步的一件事情。

注意簡報細節

我們都聽過「魔鬼藏在細節」這句話，但實際做簡報時時常會遺漏一些微小細節而影響了整份簡報的信任度。比如說：你在某個數字上出錯，簡報時老闆很可能認為整簡報的數字都需要全部重新確認。

為了避免這樣的情形發生，製作完簡報後一定要記得掃一眼這些細節你是否注意到：

• 數字正確性：避免簡報中的數據是一眼就能看出不合理（比如你的銷售量多了一個位數）

• 小數點是否對齊：檢查所有數字、百分比的小數點位數都是一樣的

• 標題是否有錯字：簡報中避免出現任何錯字

本文作者：Murphy

本文出自：職場簡報怎麼做? 3 招學會顧問做簡報的技巧

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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五個 CTA 訣竅，替每份簡報帶來不同的成效

‘‘開始做每份簡報前，都需要訂下一個明確的目標，否則就不要花時間做簡報。’’

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做一份「有目標的簡報」聽起來很簡單，但是執行起來其實並不簡單。相信你我都很常碰到，那種拿著一份簡報講了幾個小時，卻不斷岔題、始終講不完，最後草草收尾的簡報。追根究底，做這份簡報的人，就是單純只是拿著簡報在跟別人聊天的「閒聊系簡報」罷了。

這種沒有目的性的簡報，通常都是消磨與會者興致與時間的最大兇器，更是對你想達成的提案目的，有著強烈的負面影響。因此，透過「提案誘導術」方式，在製作每一份提案簡報前，都先設定好這次簡報的目標，才是最根本解決閒聊系簡報的方法。這種被設定在簡報後達成的目標，通常都是希望聽眾可以「順著我們的指示行動/決策/動作」，我們在這裡稱之為『 CTA（Call-To-Action，行動要求）』。

好的 CTA 應該是被精心設計過的，讓聽眾可以馬上按照你的指示行動。

這個 Action（行動）就是我們在提案簡報裡最重要的『目的』，也是我們在製作每一份簡報前，都應該先想清楚的重要功課。舉凡讓對方批准你的提案、同意你的要求，或是答應你的方案，都算是 Action（行動）的一種。

接下來，我們將透過幾個小訣竅，教你如何最基礎的，用策略製作簡報，讓聽眾對你的提案「言聽計從」。

 一，將 CTA 設計在最後一頁：並且不斷的提醒聽眾進行 Action（行動）

首先，如果你要製做一份頁數多於一頁的簡報，那它就被賦予了一份相當重要的基本任務：『幫助講者把這整份簡報講到最後一頁』，這也是為什麼多數的 CTA 都會被設定在簡報的最後一頁。因為我們都希望聽眾是聽完了整份簡報分享後，再開始進行行動，例如約我們碰面討論、簽約合作，或是洽談細節等。如果你的簡報打算講到一半就放出 CTA，那聽眾在聽完你的 CTA 後，很有可能就隨著後續簡報時間的拖長，而忘記了他在結束時到底該做什麼 Action（行動）。

一份好簡報的結束，就是應該停在在呼籲聽眾進行 Action（行動）的那一刻，若你的簡報做的精彩又引人入勝，多數的簡報免不了有與聽眾 QA 問答的過程。無論問答時間的長短，在每一次回覆完聽眾的提問後，請務必把話題導回來，請聽眾進行 Action（行動）。因為一份簡報最容易被記住的時刻，就是大家準備要離開會議室的前一秒，為了徹底貫徹簡報的目的，請記得把 CTA 停留在最完美的一刻，被聽眾深刻的記住。

如果你的 CTA 是希望對方與你碰面，那聯絡資訊一定要留在最後一頁。

二，把 CTA 設計的越小、越容易達到越好：五階段提案誘導術的策略

        根據在前一篇提到的《登門檻效應》，我們都知道，把一個大目的拆分成幾個可以簡單達成的小目的，會大幅增加聽眾接受你所提出要求的機率，是最有效引誘對方上鉤的方法。在 CTA 上也不例外，我們可以試著把一個宏大的目標，根據階段切割成幾份不同的簡報，再在每一份簡報的結尾放入不同的 CTA，來吸引聽眾一步一步往我們設定的方向進行。同樣的在簡報時間的把控上也是如此，五份 10 分鐘的商業提案，永遠比一份 60 分鐘的提案來得更吸引人。

跟據我個人做過幾次整套業務開發的經驗，我將整個業務開發流程，從對方不認識你到最後對方同意你簽約的過程，分為五個階段，也就是我們正要講的五階段提案誘導術。只要你有辦法在這五個階段當中，都各別放入一個非常清楚的 CTA，你就可以在不同的階段引誘對方進入到你設定的目標，進而達成的最終目的。

如果你的目的是希望現場百人聽眾給予回饋，掃描 QR 碼會比起舉手要麥克風來得簡單更多。

三，讓完全不認識你的對方願意與你碰面、聽你簡報：陌生開發提案簡報的 CTA

在五階段簡報提案誘導術裡面，最困難、也最基本的，就是當對方完全不認識你的時候，要讓對方能夠願意與你碰面、願意瞭解更多，這種提案叫做陌生開發簡報。我先前寫過一篇《告別無用會議》的短文，裏面的概念其實跟多數平時業務繁忙的人們一樣，「不開沒目的的會議」。所以，在陌生開發前，你需要花一點時間製作一份簡單的簡報或大綱，來幫助對方弄懂「開這場會議的目的」。

相對起其他業務開發簡報，陌生開發簡報的 CTA 很簡單，就是傳達「請與我碰面」的訴求。因此，在最後一頁中，請務必確保你有做到以下三點：明確的碰面需求、碰面時間長度，以及聯繫方式。正如同登門理論，你抓的時間越短，對方會覺得感覺起來不需要花這麼多時間應付你，15 分鐘、30 分鐘都是個比較令人舒服的長度，所以會比較有機會約的到碰面。再來就是聯繫方式，請盡量不要用通訊軟體，來讓對方先加好友聯繫，特別是加好友還需要等待同意的這種機制，簡直就是放雙手請對方離開。

手機與 Email 以外，你也可以參考使用例如 Doodle 這種類型的約會議工具來約對方。同時，最好直接提出幾個下週具體可行的時間，不僅會更快、更有效地收到對方回覆，還有助於減少雙方信件往返中失聯的可能。

陌生開發簡報的 CTA：明確交代目的、要求極短時間、提供簡易預約會議時間方法

四，跟首次碰面的對象簡報你的提案：首次拜訪簡報的 CTA

當你約到會議後，最好同時請問對方一同參與會議的同事有誰，再可以透過一些事前的 DD (盡職調查)，來判斷這些人的位階以及決策權限。目的很簡單，就是為了知道與會人當中，是否有「關鍵決策者」出席，也就是可以做決策的人。如果很不幸的沒辦法事前知道，那我會建議你準備兩份簡報流程，並放置於同一份簡報內，再在現場根據狀況進行臨機應變調整。

如果整場會議都沒有關鍵決策者參加，請千萬不要氣餒、同時保持良好的態度，因為你今天的提案簡報只有一個目的，就是「請與會人轉介我們給關鍵決策者」。你可以在簡報裡給幾個簡單的重點提示，來幫助他了解：「我們是誰」、「我們為什麼想找你們合作」、「你們可以獲得什麼好處」這三點。因為你的目的是希望能夠讓與會者信任，並且讓他幫助你轉介你，所以千萬不要讓對方有任何一點可能誤解了合作的目的。簡報越簡單、對於他們轉述給關鍵決策者的過程越容易，轉介成功的機會也更高。

會議結束後，也不要忘記馬上發出 CTA 的確認信件，明確的告知「需要請對方幫忙轉介」的需求。最好可以再附上一份「關鍵決策者」簡報，減少會中傳達的訊息、增加會後補充的資料，讓他們可以輕鬆的幫忙轉發相關資料，來應付關鍵決策者可能會產生的疑問。最後，在決策心理學裡，有個詞叫做「誘餌效應（Decoy effect）」，意思就是給對方兩個選項，讓對方覺得自己有機會能選擇，進而選擇看起來比較好的那一個。例如提供「幫我約關鍵決策者」、與「幫忙把該提案轉交給關鍵決策者」這兩個選項，就會大幅避免對方回覆「我們內部再討論」後不了了之的結果。

首次拜訪簡報：很簡單的提示「參與此合作案的益處」

 五，給可以做決策的人判斷合作意向的簡報：關鍵決策者簡報的 CTA

如果碰到可以做決策的人，製作簡報的邏輯就不一樣了。你的簡報只能達成以下兩個結果：「對方同意與我們合作」、或「明白對方真實的想法」。除此之外，死得不明不白是完全不能被接受的，決定不可以空手而歸。也是因為如此，如同我們前一篇所提到的「以物易物」概念，給關鍵決策者的簡報重點在於雙方的取捨，也就是你要以「什麼」換取對方「什麼」。

最適合的呈現方式，就是 CTA，放上所謂的取捨表（Give/Take Table）。取捨表可以清楚的呈現「你會付出什麼」、「你會得到什麼」，這兩個重要的核心要點，可以讓關鍵決策者可以知道他投入的成本是什麼、他的回報會是什麼，進而更簡單的去裁決自己是否需要這次的合作。取捨表內的資訊最好是簡短且清晰易懂的，以列點式方法做出比較。同時，取捨表裡也不要忘記放上自己的團隊會得到什麼。天底下沒有白吃的午餐，讓一份雙贏合作案的質疑，永遠會遠低於單方面獲益的提案。

關鍵決策者的 CTA 簡報：明確提出在此合作案中，需要對方需要付出什麼、以及會收穫什麼

提案成功的重點是講、成功提案的真正重點是聽，每一次與關鍵決策者的對話，都是一項不可多得的難得經驗。很多人不喜歡講簡報的過程中被打斷，但是在簡報中被關鍵決策者的每一次打斷提問，都代表著他心中最原始且真實的疑問。在業務開發的過程中，花 80% 的時間去聆聽、觀察對方的反饋，包含疑問、意見與觀點，這些可以幫你更真實的瞭解對方要的是什麼。好的業務開發人員總是說的少、聽得多，即使最後不成交，你還是可以帶著這些意見更新簡報，賣給同個行業中有相同需求的人。而這些對話，就是幫助你「明白對方真實想法」的最大收穫。

        其實在《五階段提案誘導術》的分類裡，不只有「陌生開發提案簡報」、「首次拜訪簡報」、「關鍵決策者簡報」這三種簡報，還有幫助成功簽約的「收案成交簡報」，與再次提案重啟合作時的「合作延續簡報」。一但把以上五點的 CTA 重點做好，通常距離取得合作夥伴的關鍵決策者同意機率，應該就差不多六成了。

本文作者：鄧培志

本文出自：五個 CTA 訣竅，替每份簡報帶來不同的成效《五階段提案誘導術-基礎篇 II》

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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不知道職場簡報的重點？帶你掌握 15 個變成專家的秘訣！

在職場上，通常是一對多的場合會用到簡報（PPT）；一但用到它不外乎幾個情境：「談判、說服、解釋」，這篇文章不是叫你製作精美的簡報，而是從觀眾的角度去探討，怎樣的一個簡報能最清楚的傳達訊息。

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以下內容為對影片的心得筆記

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一、在寫簡報前，請先思考為什麼要寫

➤ 每份簡報都有背後的「目的性」

你今天可能要代表個人或是團隊向某一群人做解釋，讓他們理解你要表達的「內容、訴求、跟他的利害關係…」；最終的目的可能是要「獲得認可、解決問題、達成共識…」

➤ 如果沒有簡報，你要如何達成目的？

簡報並不是解決問題的唯一方案，他只是一個工具而已；回想你小時候如果想要買一個玩具，在你父母不答應的情況下，你要如何說服他們購買？

會寫出上面這段，是因為筆者發現有很多想要達成的目的，並不一定要用簡報去達成；你可能只要找到關鍵的 Key man 對話就能夠解決問題，不要被制式的規則限制住自己做事的方式。

➤ 這份簡報是寫給誰看的？

是給團隊成員、其他部門，還是給自己直屬長官看的呢？

當「受眾」不同的時候，你的用字遣詞以及大綱規劃都會不一樣；你需要考慮到對方的：

• 專業知識：請使用對方可以理解的文字與術語，不然對方無法理解你的表達，這個簡報就沒有任何意義。

• 立場：利害關係要弄清楚，是「合作、競爭、協商、宣傳…」哪一種情境？

• 給你多少時間：有些長官時間有限，你要在最短的時間內讓他掌握可以做出決定的內容。

➤ 誰有決定權？

既然簡報是為了達成某個目的，那你就要清楚哪個與會者有拍板定案的權利，你的簡報主要就是為了他服務的。

二、撰寫時基礎注意事項

➤ 不要把 PPT 當成 Word 在寫

我發現很多人的 PPT 只是把 Word 文件上的內容直接複製貼上，完全沒有經過整理；這就造成了他的 PPT 文字超級多，甚至講 PPT 時幾乎是照著上面的文字在念，這對台下的觀眾而言是一個相當不良的體驗。

Word 著重在記錄個人思路，PPT 著重在展現影響力。

➤ 字體大小

做 PPT 的時候因為人就在電腦螢幕面前，所以你會覺得看起來很清楚；但如果換到大會議室，將簡報投影到大螢幕上時，不同座位的觀看體驗就會有很大的差異。

以下是幾個小建議：

• 最小的字請在 16 以上

• 標題 26 以上

• 重要內容 40 以上

• 統一使用「微軟正黑體」系列字體

建議讀者可以在簡報前可以先到會議室測試，確認每個位置的體驗後再對 PPT 做調整優化。

➤ 顏色

簡報內有許多色塊，請避免使用「淺色塊配白色字、深色塊配黑色字、飽和度類似的顏色」，這樣的搭配方案如果放到投影幕上很可能糊成一團。

同時也請考慮到「色盲、色弱」的觀眾，盡可能挑選合適的顏色。

➤ 內容排版

• 一頁就講一個內容：切忌將多個概念擠到一頁，會容易讓人抓不到重點。

• 上下頁要有關聯性：如果每一頁並沒有邏輯正相關，這容易讓觀眾思緒混亂。

• 不要省轉折頁：如果要切到新的話題，請安插轉折頁，這能讓觀眾對接下來的內容有心理預期。

➤ 標題放結論 or 個人觀點

考慮到人類的注意力有限，每個人的工作又都很忙碌；即使你在台上簡報，台下的觀眾也可能分心滑手機回訊息，他們未必有辦法全程專注在你的簡報上面。

所以在一張簡報中，我會選擇將結論放在標題；下面的內容只是作為輔助來說明，這樣即使觀眾恍神，那透過標題也能很快進入情境。

➤ 內容只留關鍵字

PPT 的內容請不要用說話的句子來做呈現：

• 因為是由「人」來做簡報的，字都打出來了，人還要說什麼？

• 字越多就會越小，觀眾越看不到重點

• 用「講」的簡報比較生動，用「念」的會讓觀眾想睡

盡量控制每頁文字不超過 20 字，多拆成幾頁也是可以的

➤ 不要過度依賴備註

其實筆者以前都會把想講的話都打在備註上面，但講過幾次就會發現；有時現場簡報時，你的內容會被「備註」牽制，導致整場簡報有種說不出的卡。

同時如果你是跟者備註在念，你也容易忽略台下觀眾的表情；搞不好你講到這段的時候台下老闆眉頭深鎖，但卻因為你專心的在念而忽略了。

➤ 動畫使用時機

基本上只會使用到「淡入、淡出」這兩個動畫，而且是為了「邏輯推理」才使用的。

過度使用動畫轉場會浪費很多時間，台下觀眾看著也累。

➤ 第一頁很重要

這裡的第一頁，是用來讓大家對這場簡報擁有「相同認知」的頁面；用來直接破題，告訴所有與會者，今天我們在這裡就是要處理、討論這件事，讓大家搞清楚狀況。

破題還有一個好處就是讓討論的內容限縮在一個範圍，避免簡報途中一直擴展話題模糊焦點。

有些與會者其實在現場一臉疑惑，他們可能是臨時被抓過來旁聽的；又甚至決策者參與的會議過多，導致他忘記了這場會議的重要性、急迫性…這種情狀況下，第一頁可以讓他們快速融入簡報。

三、總結

➤ 好的簡報跟漂亮的簡報是兩件事

• 內部溝通：簡報的重點會在於能不能把最終的「目的」達成，如果花費過多的時間在美化上可能不符合成本效益。

• 外部展示：漂亮的簡報還是有其必要性的，畢竟別人花了錢，總會想讓自己這筆錢花得有價值。

➤ 一切以「目的」為導向，減少達成目的上的阻礙

上面所提到的「注意事項」就是幫你排除觀眾可能會遇到的障礙，簡報最基本的就是要把一件事情簡單的說明白，確認彼此的認知相同；在這樣的前提下你才能提高達成「目的」的成功率。

本文作者：林鼎淵

本文出自：不知道職場簡報的重點？帶你掌握 15 個變成專家的秘訣！

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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頂尖業務用這套方法銷售：MEDDIC，學這招管理業務、業績提升都不再是挑戰！

MEDDIC 銷售法則是針對大型銷售系統所提出的，它能夠適用於企業對企業的銷售，尤其需要長時間銷售的客戶，MEDDIC 提供安排時間、訂定銷售目標以及協助業務和主管檢核的方法，以獲取最高的營收和最好的銷售效果。

Photo by David Paschke on Unsplash

Hi 我是智鈞，

我在去年讀到 MEDDIC 這套方法之後，就迫不及待的使用在團隊的協作之中。因為 MEDDIC 這套方法不僅自己可以用，也可以透過六個指標，去檢核彼此的工作進度。

當你又遇到業務或是商業開發夥伴跟你說：「這個客戶要再等等，需要再一些時間。」你總是問不出關鍵問題嗎？身為主管的你，需要的就是 MEDDIC.

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MEDDIC 於 1996 年在參數科技（PTC）內部由 Dick Dunkel 創建，他在高級副總裁 John McMahon 的領導下與隊友 Jack Napoli 合作。他們思考了以下問題，於是發現這些問題的六個共通點：MEDDIC.

1. Why did PTC win deals?

2. Why did PTC lose deals?

3. Why did deals slip at PTC?

身為業務或是業務主管的你，本來就要對這三個問題暸若指掌，而 MEDDIC 只是提供你和業務同仁一套可以彼此檢視、有共同語言的工具。

我和共同經營 Podcast 頻道 上班阿叔 Uncles’ Radio 的 Mark 不僅在 4 月 26 日於 BFA 簡報小聚現場分享，我們也將這項銷售法則運用在我們擔任業務和商業開發的工作上。而不僅如此，這也是一套擔任業務主管時，檢視以及和業務同仁協作時，清楚的溝通方法。

MEDDIC 銷售法則是針對大型銷售系統所提出的，它能夠適用於企業對企業的銷售，尤其需要長時間銷售的客戶，MEDDIC 提供安排時間、訂定銷售目標以及協助業務和主管檢核的方法，以獲取最高的營收和最好的銷售效果。

• 指標：你的產品或服務能提供給客戶多大的利益

最近三年各大企業不都在關注 ESG 議題？如果你可以在數字上幫助到企業客戶，那麼這些指標你應該寫在提案簡報的最前面。包含成本降低、投資報酬率、提高多少倍率的產能等等。

• 經濟買家：找到能夠做決策的那個人

大型銷售中，你一開始見到得很有可能不是最終決策者（這不見得就是老闆或是職銜最高），而你需要找到最後可以拍板定案的人；就算你是 Top-Down 的方式將你的產品 / 服務銷售進企業客戶中，仍然要注意其他主事者。

你可以這麼問：「我是不是可以邀請其他和這專案相關的決策者或主管加入會議中？」或是在下一次會議開始前，詢問：「在下一次會議上，有其他部門夥伴會參與討論嗎？」然後找到他。

• 決策標準：哪些因素會直接影響到買家是否購買

議價、技術、時間和人事安排都是這個階段的考量，議價是避無可避，先不在這裡討論。而你需要知道大型銷售中（尤其是 B2B），會有商業考量、技術考量，這些就是投資報酬率。

在商業考量中，你應該要確實遇到「評估者」、「決策者」和熟悉「使用者」這三種人，同時間在投資報酬率 — 可以省錢省時間嗎？可以更快更好地提高（某種）效能或指標嗎？可以幫助上使用者嗎？ — 上掌握決大部分的資訊並提供解決辦法。

在技術考量中，你要知道你可能會擋住誰的工作？以及需要多少時間和可以產生的費用 / 人事與時間成本，這些都是交涉過程中會被納入是不是要採購你的產品或服務的細節。

• 決策過程：買家的採購流程

了解對方還需要「過幾關」是你可以追蹤進度，並確保交易最後在你的關鍵。這裡頭就包含了比價階段有哪些競爭對手、議價階段對方的預算額度和可以掌握的決策權到哪，而是你是不是掌握了所有的決策者，也在這裡可以看出。

過去和業務夥伴協作的時候，更有從報價、議價、法務、簽署合約、採購等等的不同流程，如果你不知道你會經歷哪些，那你就不知道會卡在哪裡。

• 痛點識別：自家產品如何解決顧客面臨的問題

這題是你最需要打從一開始「拜訪」對方就應該掌握的，如果你不知道，就該打屁股了！客戶通常面臨問題有成本太高、效能太低或需要投入過多人力、沒有成效、成本和營收效益差。你需要大膽且真實地說出，你可以幫上什麼忙。例如：使用這個產品或服務，將可以為你每年節省多少成本、提高多少效能等等。

• 擁護者：與具有影響力的員工建立關係

這是每一個大型銷售中業務最容易疏忽的環節，尤其那些總以為 top-down 就可以解決問題的人。我看過太多從總經理或董事長拍板定案要導入的產品 / 服務最後卻失敗的例子。

你需要內部更多的評估者、決策者和使用者，都能夠在每一次關鍵時刻為你讚聲。而我在過去和現在的工作中，都有不少這樣的例子。你不僅需要幫忙你現在的承辦人員，更需要進一步的去了解其他周邊的人他們在意的事（就是他們的工作 KPI）

讓擁護者，為你從內部宣言你的產品 / 服務的好處。

事實上 MEDDIC 這套銷售法則有著超過 35 年的行業經驗、以及 5000 名學員的現場經驗，讓我們能夠使用這套方法，去獲取更多交易。如同網站所說的 — 而您的競爭對手甚至都看不到您的到來。 — 你將更快更好地完成交易。

資料來源：

1. 書籍《MEDDIC 世界一流的銷售技術術》

2. MEDDIC

本文作者：張智鈞

本文出自：頂尖業務用這套方法銷售：MEDDIC，學這招管理業務、業績提升都不再是挑戰！

作者官網：張智鈞

作者 Podcast：上班阿叔

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

表達力測驗：晶片製造流程怎麼讓外行人聽懂？台積電主管教你表達力

表達力升級測驗！多數人都沒有在半導體公司工作過，如果你要告訴別人，晶片是如何做出來的，還要讓外行人一聽就懂，你會怎麼說？

1. 台上講者振振有詞，台下聽眾睡成一片。這樣「慘不忍睹」的報告情境，大家或多或少都經歷過。

2. 上台報告時，專業艱深的內容要以生活化比喻包裝。運用生活中親切、好懂的案例，簡化複雜的概念，能讓聽眾更好理解。

3. 本文就口頭表達、圖像表達各舉一個案例，說明生活化比喻的妙用。

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不知道大家在職場上，有沒有類似經驗？有一個專案，老闆希望你做研究分析，因此，你約了一個時段向主管報告。

很不幸地，可能你報告的內容太專業了，過程中主管不斷提問，耐心漸失⋯⋯接下來會發生什麼事，可想而知，只有 4 個字：慘不忍睹。

以前在台積電工作的時候，我也遇過這樣的經驗。

我的報告內容太專業了，我自己覺得沒什麼，但老闆有時真的聽不懂，就算他勉強聽了，過幾天也會忘掉。

後來我發現，有一位同事很常在報告時善用生活化比喻，他會將很複雜的資料，用生活中的比喻清楚表達。

報告是一般上班族最能「被看見」的時候，報告表現得好，就容易被老闆記住。

久而久之，老闆就覺得他的報告，他的表達，他的邏輯，都比別人更好，年底要打績效，自然會想到他。

喜歡打比喻說明的人，比較有幽默與創意力，當然在表達方面，也比較能讓對方聽懂你要表達的東西。

例如，有對夫妻常常爭吵，個性也非常不一樣，因此，我們可以打比方，夫妻當中，老公像蓋子，老婆像鍋子，這對夫妻就是鍋蓋不同組，蓋起來不密合。這樣的生活比喻，能讓別人一聽就懂。

口語表達力：用製作 Pizza 過程，比喻晶片製造流程

一種常用的方法是，先把半導體的製造流程畫出來。

每個流程都非常專業，要先有設計，依據設計圖製作光罩，然後進到晶圓製作，晶圓經過多次光罩處理，其中每次的步驟都包括感光劑塗佈、曝光、顯影、腐蝕、滲透、植入、蝕刻等等。

不知道大家看到這裡，有沒有快放空的感覺？內容太專業了，也不吸引人，按這個思路說下去，你會發現，講的人振振有詞，聽的人睡成一片。

那我們可以怎麼說呢？

換一個方式，你可以問：大家吃過 Pizza 嗎？好吃嗎？你們知道哪家 Pizza 店超級好吃嗎？藉由幾個生活化的問題，讓大家熱烈討論。

接下來，你可以說：你們知不知道 Pizza 的製作過程，其實很簡單？因為 Pizza 是大家都很熟悉的物品，它的製作過程，大家都會聽得津津有味。

這時候，你再從 Pizza 製作過程，對應到半導體的製造過程，就能讓更多人聽懂。

你可以問：大家喜歡吃什麼樣 Pizza 的口味呢？Pizza 的種類非常多，每個人喜歡的口味也不一定相同，因此在製作披薩前，要先弄清楚消費者需要什麼口味。

半導體的晶片製造也一樣，在做晶片前，也要先了解客戶到底想設計什麼樣的晶片。

把披薩送進烤箱前，你會加上一些番茄醬、乳酪、你喜歡吃的食材，接著設定烘烤時間，過幾分鐘後，我們就可以吃到非常好吃的 Pizza。

晶片的製作也有點類似，製作晶片時，我們會經過好幾百道程序，這包括曝光、顯影、腐蝕、滲透、植入、蝕刻等等製程。所有程序都結束後，晶片的製作才算完成。

這樣子說明，溝通效果一定比較好，對吧？

圖像表達力：10 個產品良率，如何用 1 張圖說明？

再分享一個我在輔導企業時看到的問題。曾有家公司希望品碩創新的團隊，可以協助他們建立持續改善及價值觀變革的文化。

有一次，我參加他們的會議，一位同仁在報告公司所有產品的生產良率狀況。總共有 10 個產品，因此他就畫出了一個趨勢圖，圖中包含 10 條線，分別代表每個產品的良率。

大家可以想像一下，一張圖畫 10 條線，你看完會有什麼感覺？我當下感覺不太舒服，一件簡單的事，被這張圖弄得很複雜。於是我問他：能不能用生活上的比喻，來說明這 10 個產品的良率？

舉例來說，可以用紅綠燈的方式呈現。在生活上，我們知道紅燈停、綠燈行。紅燈代表有問題，綠燈代表沒問題。

如果把 10 個產品放在一個表格呈現，只要表格裡完全沒有紅色，就代表這週的產品都通過目標值，只要 2 秒鐘，就能報告完這張表。

如果 10 個產品中，有一個產品的顏色是紅色，代表這個產品良率偏低，那就只要針對這個產品做補充即可。

我在台積電的時候，也常用紅綠燈的方式，來呈現各產品、機台、廠區的好壞，一個表格加上用紅綠燈來呈現，讓人一目瞭然。

生活化的比喻，更容易引起對方的共鳴，達到更好的溝通效果。

建議大家，未來在工作溝通上，可以先思考生活中有沒有類似東西能類比，慢慢養成習慣。往後在表達時，就會自然地以這個方向去溝通。

本文作者：彭建文

本文出自：表達力測驗：晶片製造流程怎麼讓外行人聽懂？台積電主管教你表達力

作者官網：品碩創新

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

利用「層別法」化解溝通障礙，台積電主管教你邏輯工作溝通法！

層別法是一種分層別類的過程，它能將資料根據某個標準或變數加以分類、分析，需要結合直條圖、圓餅圖呈現。

卓越的人能夠拉開一般人的差距，不在於他們的學歷，而在於拆解、簡化知識的能力。

1. 很多專業工作者，會照著自己的邏輯進行教學。但這麼做的結果，往往是講者說得振振有詞，聽者卻是鴨子聽雷。

2. 傳授專業知識時，可以採用拆解、簡化的「系統性技術方法」，把知識拆解成多個步驟，一步只做一件事。

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專業，需要簡化程序

以前我在工作的時候，常常要上公司指定的課程，有些是公司人資安排的專業課程，請外部講師來授課，有些則是邀請內部主管，上一些管理、領導的課程。

當時有一位主管，替我們上了基層主管管理課。當時在課堂上，我感覺自己很能意會、都聽得懂，但當我回到工作崗位，要開始實作時，卻發現「聽懂」和「實踐」根本是兩回事。

離開公司後，我成為一位職業的企訓講師，每年我都會安排一些進修課程，讓自己持續學習。有一年，我去參加一堂公開課，當時聽完課程，我內心非常沮喪，因為我聽不懂。

這堂課的老師非常專業，但他傳遞的知識，在我這些初次接觸該領域的人聽來，真的是鴨子聽雷。

當時我就在課堂上舉手發問，老師回答：這些東西聽一次，當然不會懂，你多應用幾次，就會慢慢了解。但我心想，課堂上就聽不懂了，我回去怎麼用呢？

教學，需要邏輯架構

這兩個小故事，就是所謂的學習障礙。如果一開始接觸了一門專業，就讓學習者感到困難，久而久之，就會對這門專業失去學習的熱情。

這就好比國中生學數學，如果老師教得艱深專業，學生難以理解，久而久之就會對數學失去興趣，等到了考試時，想當然，他的成績會慘不忍睹。

但假設他換了一位新的數學老師，教學方式改變，讓他聽懂上課內容，這位同學的成績就會愈來愈好。

所謂專業，就是要簡化程序，讓所有人都聽懂。一個專業的老師，需要的不是聰明的頭腦，而是一套能拆解、簡化的「系統性技術方法」。

介紹一套工作方法，你會怎麼說？

接著我用一個案例來說明這套方法，在學習問題分析與解決的工具中，有一個方法叫做「層別法」。

層別法是一種分層別類的過程，它能將資料根據某個標準或變數加以分類、分析，需要結合直條圖、圓餅圖呈現。

我相信上面的敘述，大家可能都看得懂，但是回到工作崗位上，卻不一定知道該如何運用這個方法去解決問題。

接下來，我們來用拆解簡化的系統性技術方法，說明「層別法」的功用。我把層別法分為 5 大步驟。

步驟1：你的問題是什麼？

我想知道我每個月開銷都花在哪裡？

步驟2：從問題尋找分析資料

分析過去 6 個月開銷資料。

步驟3：針對分析資料做分類

開銷資料的分類，依序為：食、衣、住、行、育、樂。

步驟4：從分類中找資料，透過圓餅圖或直條圖來呈現

每月開銷平均 6 萬，食、衣、住、行、育、樂分別為5 千、2 萬 5 千，5 千、5 千、5 千、 1 萬 5 千。

我們就可以依據這些資料畫成圓餅圖或直條圖，來看出各個類別分別占開銷的比例。

步驟5：從圖形寫出結論

從步驟 4 我們可以有兩個結論，分別為：

1. 每月開銷佔最高的前三名分別為「衣、育」，佔每月開銷 67%

2.「衣」開銷總額為 2 萬 5 千元，佔每月開銷 42%

用層別法化解溝通障礙小結

上面的 5 個步驟，就是用知識拆解的系統性方法，將一個任務拆解成多個步驟，每個步驟只做一件事。

很多專業工作者、經理人，對某些工作上的概念已是信手拈來，理所當然，因此他會照著自己的邏輯去教學，但別人不見得能聽懂。

而知識的拆解，不只能讓對方意會，還能讓對方照著你拆解的方式快速解決問題。作為教學者，這也是一件很有成就感的事。

卓越的人能夠拉開一般人的差距，不在於他們的學歷，而在於拆解、簡化知識的能力。這套系統性的技術方法，分享給大家。

本文作者：彭建文

本文出自：利用「層別法」化解溝通障礙，台積電主管教你邏輯工作溝通法！

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職場必學價值談判術 ( 下 ) - 先想到利他，才能夠利己

在職場上先想到利他，才能夠利己

你必須做好心理準備，在職場上不可能得到所有你想要的事物，你不可能一方面要求參與充滿挑戰性的專案，一方面又要把工作與生活完美切割，下班就把工作的事完全放空；也不可能要求一邊旅行一邊工作一整季，同時又希望可以在當年被升職與加薪。職場中你想要的事物通常掌握在位階比你高的人手上，他們要考慮與照顧的人與事非常多，除此之外，因為他們捏著你每個月的薪水袋，你還不能跟他用搶的，那要如何在他們分配的各式各樣的大餅中，得到你期望的鋪滿最喜愛配料的那一塊？

很多人會忽略，老闆除了擁有管理者的身份之外，他還是一個「 人 」啊，他也會有人類共通的喜好。心理學家羅伯特・席爾迪尼（ Robert B. Cialdini ）出了一本溝通界的神書《 影響力 — 讓人乖乖聽話的說服術 》，書中介紹六大影響他人的密技「 互惠 」、「 承諾和一致 」、「 社會認同 」、「 喜好 」、「 權威 」和「 稀缺性 」。職場關係存在是為了完成共同目標，善用「 互惠 」這個影響力法則，把你想得到的事物（ 支持立場的利益 ）與主管或組織的目標掛鉤，讓老闆不自覺地成為跟你站在同一邊的合作夥伴，由於給予你想要的東西可以幫助他達到目標，在龍心大悅之下，自然而然會令你得償所願。

讓我們來回顧一下小瑛的故事，她剛剛成為母親，希望能有更多時間親力親為照顧新生兒，想要老闆同意她可以彈性工時與遠距工作。她仔細地研究了公司的發展方向，發現每位主管都被賦予一個關鍵績效指標（ KPI ）「 促進職場的多元與共融 」，創造對女性友善的職場環境是其中最有亮點的項目，小瑛提出彈性工作要求時，不僅僅讓老闆理解她已經充分地思考過如何在遠距的狀態與團隊保持無縫合作，同時提出她的案例可以證明部門響應公司政策，還有什麼事情比讓新手媽媽可以一邊照顧孩子、一邊工作對女性更友善？小瑛主動釋出對主管有利的附加條件，她願意在社群媒體分享公司的德政，也會將他的故事整理成簡報在公司的季會上分享。同意小瑛遠距工作，既不會影響到團隊運作，又能賺到對女性友善的好名聲，還可以響應公司重視的政策，這樣讓主管有面子又有禮子的提案，怎麼可能會被拒絕呢？

我參加的第一堂談判課，老師說談判最重要的黃金法則是 “ Always Trade ” ，翻譯成中文很有禪意「 有捨才有得 」，職場談判大師會時時提醒自己：「 要先向對方釋出善意的橄欖枝，才能換回自己想的東西。」放在桌上的選項越多，越能夠促成雙方都滿意的交易，因此絕對要避免緊抓著單一的議題進行談判。用小瑛的例子說明，爭取遠距工作總是讓老闆為難的單一議題，但小瑛聰明地把主管必須促進職場多元性的關鍵績效指標加入談判的議題，用互惠法則讓老闆同意他的請求。

「 時間 」在談判中是一個很重要的條件，當你只專注在眼前的利益，很容易讓談判陷入僵局。讓我舉個例子來說明，莉莉看到了極大的擴張市場的機會，弱勢能夠啟動一個新專案，投入資金與人力來運作，肯定能取得非凡的成功。於是他提出一個包山包海的計畫，涉及嚇死人的投資金額與人力要求，但主管是一位謹慎的人，相信數據不相信美好的願景與故事，該如何取得共識呢？莉莉將時間這個條件放進與主管的談判中，主管擔心投資的結果不如預期，將對部門收益帶來負面影響，因此莉莉不堅持投資必須要一步到位，爭取先用小規模的資金來試水溫，看到成效再逐步擴大規模。

這是依據雙方對未來將發生的事情有不同期望進行的交易，移除對方不想要的事，也是一種可以用來交易的選項，莉莉不堅持老闆要支持完整的企劃，她知道退一步先贏得老闆支持啟動資金，之後才有海闊天空的可能。老闆願意達成協定，因為他不必賭太大為專案提供全額資金，又能享有若是專案未來能夠成功得到的好處，兩個人都是贏家。

一種米養百樣人，破除談判中常見的「 固定大餅假設 」，明白他人想要的東西不見得跟你一樣，彼此有可能不是爭搶相同資源的敵人，而是可以互惠讓雙方都得到利益的夥伴，能使你願意花時間與精力去發揮創意，提出更多能夠促成交易的創造性選項。與其將談判視為你死我活的輸贏或不切實際的雙贏，不如以達成互惠互利的結果為目標，讓雙方都能得到自己想要的東西，先想著怎麼利他，最終的結果才會利己。

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職場必學價值談判術 ( 上 ) - 將麻煩問題轉化為解決方案

職場必學價值談判術 ( 中 ) - 區分「立場」與「利益」

本文作者：白慧蘭 | 白小白

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職場必學價值談判術 ( 中 ) - 區分「立場」與「利益」

先跟自己談判吧！立場與利益分不清楚的人，什麼都得不到

成功的職場談判奠基於「 明白自己想要什麼 」。如果你不知道自己在職場上想要的是什麼東西，將無法產生強大的動機與信念去爭取，最終就是什麼都得不到。為了更清楚地解析自己想要什麼，首先我們必須理解「 立場 」與「 利益 」的區別。

為什麼你要開啟職場談判？有一樣你非常想要的東西，可能是錢、假期、新機會或是完成任務的資源，這些事物就是談之前沒有，談之後可以得到的談判目標。針對這些目標，你會有一個明確的要求，如果談判的目標是薪水，你會說：「 我的要求是加薪 10% 」，如果你的目標是爭取更多的資源來完成手上焦頭爛額的任務，你的要求可能會是：「 我需要在專案中增加兩個人力。 」這些要求就是你在談判中的立場。沒有經過談判訓練的人，在準備談判的時候會緊緊聚焦在立場，只考慮到自己要什麼。這時候問題來了，你的立場常常會跟你談判的人恰好相反啊，你想要加薪，主管想要省錢；你想要休假，老闆希望你做到爆肝；你覺得完成目標的資源不夠，總經理覺得已經給得太多。

由於雙方立場迥然不同，遇上職位權利不對等的對手時，職場談判就有兩種可能的結局，一是你在組織中得價值不明確，老闆毫無懸念拒絕你的要求，你只能黯然回到座位，摸摸鼻子自我安慰說：「 至少我試過了。」但這樣的結果對後續的職涯發展影響非常負面。你提出的要求被拒絕了，但你毫無反應繼續做該做的事，老闆會在筆記本上你的名字旁邊註記「 逆來順受 」，讓你徹底失去讓老闆上桌的職場談判力。二是你們會像在菜市場買魚那樣討價還價，你要求加薪 10%，老闆只打算給你 3% ，雙方的討論在兩個數字間攻防，最後彼此妥協，兩個人都不開心。

當你只就說出口的立場進行談判時，就是在跟對方拼輸贏，身為一位上班族，面對企業與老版，往往只會輸不會贏。想要在職場上要風得風、要雨得雨，你得有好奇心，你得要深入的探索，雙方真正想要的是什麼，你必須要找出支持你立場背後的利益，那才是真正的價值所在。

首先絕對是要先搞清楚自己在乎的利益，你為什麼想要 10% 的加薪？可能的原因很多，你認為過去這一年戰功彪炳，10% 的加薪是公司應該給你的回報；或是你剛剛參加同學會，發現你的薪水低於同齡人的水平；還有可能是聽到與你有類似年資與經歷的人得到更高的報酬，覺得自己的努力被低估；也有比較實際的理由，剛剛生了孩子，花費增加收入也需要增加。同樣是想加薪 10%，每個人背後的故事都不相同，若是你能夠讓自己把故事講出來，你會發現除了硬邦邦的要求 10% 的加薪之外，還有很多不同的手段與方法可以滿足需求。

舉例來說，凱文覺得自己的績效值得更高的報酬，除了每月固定的薪水外，可以協商獎金計畫來補足期望的年薪，提高將薪酬與績效更直接地聯繫起來。

莉莉認為自己相對於其他人的薪酬過低，面子掛不住，她可以藉由協商，理解公司設定薪酬的標準，據以與主管制定職涯發展計畫，逐步調整薪酬。小王則是因為覺得工作量太大，加班太頻繁，把加薪當作是一種補償，但其實降低工作量或是增聘更多得員工來幫忙才應該是談判的目標。

準確地找出自己想要什麼，也就是你實際上想要藉由談判創造的價值，才能真正的解決問題，我們來看看老王的案例，主管應老王的要求為他加薪了 10%，但老王仍然天天要加班，過勞的問題沒有被解決，他還是每天負面情緒破表，不停地抱怨。主管從旁觀察，會覺得老王好難搞喔，滿足加薪要求還要得寸進尺，心中默默地把老王的分數扣光光。

想要在職場上做一位神獸，必須時時刻刻自我提問：「 在工作中真正想要得到什麼？ 」當你在為面試、績效面談甚至是定期與主管的會議等職場談判做準備時，你一定要搞清楚這一次對話要產生什麼價值，你可能同時有很多想要的東西，你必須要能依據你的職涯與生涯規劃目標，決定優先順序。對自己的目的越清楚，越能釐清自己想要什麼，不太需要的東西就可以大大方方地拿出去交換，請記住立場是你提出的要求，能夠得到利益才是你想要的價值，也是你提出要求的原因，為職場談判能夠做到最好的準備功夫就是搞清出立場背後潛藏的利益，才能提出人人都能贏的創造性選項。

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出選擇題而不是是非題，達到目標的選項越多越好

為什麼需要在職場上為你想爭取的事物談判？也許你想要在組織內部轉調，擁抱全新挑戰、你想加入一個有趣的專案、你希望公司可以出錢支持你在職進修，或是你忙到焦頭爛額，唯一的奢望就是老闆願意幫你的團隊補足人力。不管你要什麼，都是希望可以「 改變 」現狀，你的主管與企業需要因應你期望的改變做出更多改變，而這些改變可能會影響很多人。

你面臨的挑戰非常艱困，因為當你提出要求時，在別人的心中，你可能會成為一個待解決的問題，老闆都不喜歡面對問題，他們只喜歡解決方案，當你被視為問題的製造者，你所期望的改變就會成為人人避之唯恐不及的麻煩，讓你與目標漸行漸遠。

不想成為老闆心中的麻煩製造者，你應該要避免讓決策者陷入 Take-it or leave-it 的二分法陷阱，舉例來說，你想在績效面談的時候提出加薪 10% 的要求，在神獸誕生的篇章，你已經學會了換位思考，從對方的視角來檢視我們提出的要求，你也明白必須要充分蒐集資料來提出「 合理 」的要求。成為一個能夠主導職涯發展的職場談判高手，你必須要進階，不要讓自己被逼進加薪 10% 或是什麼都得不到的死胡同。10% 的加薪幅度是我們希望在這場談判得到的終極利益，但你知道這件事沒有前例，所以準備了多重的創意選項，例如加薪 5% 但每週可以有一天遠距上班、加薪 3% 搭配增加一週的有薪年假。

介紹一個運用心理學的談判小技巧「 錨定選項 」，錨定效應是人類做決策常見的認知偏誤，最先出現的資訊會成為基準線，隨後發生的資訊會不自覺地拿來跟基準線比較，再做出決定，當你提出加薪要求時，其實你並沒有那麼死要錢，對你而言最棒的選項是「 加薪 3% 搭配增加一週的有薪年假 」，為了設定心裡錨點，你可以率先提出讓老闆超級為難的要求「 加薪 10% 」，老闆理解你對組織的價值，但 10% 真的超過他可以拍板定案的額度，為了滿足你的要求，他必須說服老闆的老闆、其他部門的老闆，還有 HR 要為你開一個先例，越想越頭痛，此時你貼心地提出你其實可以體諒老闆的難處，加薪幅度可以商量，但希望可以在不影響工作的情況下，完成環遊世界的夢想，請老闆可以增加一週的年假，運用在錨定選項的目的就是將雙方討論的核心焦點，從你一開始提出的「 麻煩的問題 」，轉化為「 可以喬的解決方案 」。

提出一個選項，你只給另一個人一種選擇「 是或否 」，這是零和賽局，桌上總是會有一位失望的人，在職場上失望的人你認為是誰呢？往往是沒有職位權利 ( Position Power ) 的你啊。如果每一次提出要求，都能提醒自己必須要有創意提出多重選項，就可以將你與主管的討論從「 是或否 」轉移到哪個選項對彼此都有好處，不管談什麼，你都不會空手而歸。更大的優點是你不會因為職場談判失敗而灰心喪志，你將能從一次又一次小小的勝利中，累積成為神獸的強大自信。

「 工作生活家 」社群中有一位在零售業擔任行銷經理的好朋友，為了講故事方便，我幫她取個化名叫做小瑛。小瑛剛剛迎來生命中第一位寶寶，她希望可以多花一點時間陪伴新生兒，公司在新冠疫情爆發的期間實行遠距辦公，小瑛在遠距環境中的協作與管理能力有目共睹，而為了扮演好母親這個全新角色，她想要跟主管爭取彈性辦公時間。她所在的團隊非常年輕，只有她有育兒的需求，小瑛很擔心主管覺得他是個麻煩人物，畢竟目前的工作方式與時間對其他人都沒有問題，如果小瑛要求彈性工作時間，相對會影響需要跟他合作的人的時間安排。因此小瑛沒有單刀直入問主管可不可以為他開先例，允許他彈性工作（ 這是二分法陷阱 ），而是用提案的思維帶著具有創意的解決方案去找老闆溝通，先讓老闆安心，他準備的彈性工作提案，可以在不打擾團隊其他人的情況下運作，而且他準備了不只一個選項，主管不需要被動接受，而是可以討論哪個選項影響最小，最容易執行。

第一個選項是每週小瑛到辦公室工作四天，但工時延長到十小時；第二個選項是每天進辦公室，但時間縮短成十點到四點，不足的工時，小瑛在準備完晚餐、哄寶寶睡覺後用遠距的方式補足；第三個選項是工作全面改成遠距，不影響工時，但每週二部門週會時，小瑛會全天在辦公室工作，與團隊成員互動。

與主管溝通的過程非常愉快且有建設性，小瑛依據自己的需求，準備不只一個選項，並在對話中引導主管積極參與討論，最終讓主管感覺自己是「 主動 」規劃了一個能夠體恤換人生身份的女性員工、又能讓部門運作不受影響的解決方案。

請大家記住喔，上桌之前一定要大開腦洞，為滿足你的需求，準備多個創意選項來開啟職場談判，讓職場的關係人做選擇題而不是是非題，對方會成為你往目標前進之路的夥伴。

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常常上班想哭？與其罵主管，不如讓自己更有選擇

他們為何常常上班想哭、私下狂罵主管？

很多人怕主管，只在背後狠狠的罵主管，但是若真的碰到面，恐懼的程度遠遠超過遇見鬼。 

問他們恐懼從何而來？

A 說：「你不懂啦，他真的很恐怖，怪招很多，只要不聽話，多得是方法把你往死裡整。」 

B 說：「其實我也不是怕，反正有理說不清，那就把嘴巴閉上，聽話辦事就好。」 

C 說：「何必跟錢過不去，不要惹事生非就可保住飯碗，俗仔一點也不會少塊肉。」 

每個人的回答都雲淡風清，但事實真的是這樣子嗎？一個頂天立地的成年人，在公開的場合被霸凌、謾罵、羞辱、威脅，只要有錢領就無所謂？ 

是害怕主管權威？還是害怕自己能力不足？

滿腹委屈，無助於求全

究竟是害怕權威，還是怕認清自己的實力與毅力鬥不過權威？

你懷疑自己進而懷疑人生，最終選擇一條打落牙齒和血吞的路，忍出了一身的病，等你老了，心理肌力鬆弛了，憂鬱症再如大浪般襲來，來不及回神已經滅頂，連呼救的機會也不留給你。 

若是一個不小心，誤入了職場的蘭若寺，「畏懼」是最愚蠢的選項，畏懼的潛台詞是不尊敬與不認同，你臉上的微表情，身體的微動作會被修煉千年，敏感的不得了的老妖察覺，他洞悉了你蒼白的反叛以及滔天的膽怯，為了掐熄那微弱的革命之火，老妖們會變本加厲地玩弄你七上八下的情緒，直到你打心裡臣服。 

老妖不是一天修練成精，他們是暗黑談判的大師，善於製造壓力與衝突挑動大腦的杏仁核，激發人類戰與逃的原始天性。 

面對職場老妖，該如何應對？ 

在職場的蘭若寺求生存，只有兩種角色可以扮演。 

鼓起浩然正氣，挺起脊梁做個燕赤霞，蘭若寺不屬於老妖，他只是盤據了陽光照不盡的角落佔地為王，若我們也能虔心修練，把技能值、魔力值衝到滿點，為什麼要怕邪魔歪道？再強調一次「蘭若寺不是老妖的」，他只是善於用恐懼佈建的障眼法逼你就範或逼你走人。 

與其哀哀怨怨地跟朋友罵主管，討論這樣亂七八糟的人怎麼會變成上司、質疑公司的價值觀，不如相信邪不勝正，破除恐懼與憂慮的心魔迎難而上。

打怪的過程很崎嶇，生命值會受損，但經驗值會提升，人生短短，何必活成一個畏畏縮縮的龍套，不如壯大自己為仗劍逐魔的主角。 

不敢打，那就扎扎實實地跪下，100 % 臣服於老妖，從此再也沒有是非善惡、曲直黑白，老妖不想弄髒手的事你代勞，老妖不想說出口的事你是解語花。 老妖心情不好，你罵不還口，老妖心情很好，你曲意承歡。只要老妖不倒台，身為心腹的你就是蘭若寺裡的地下總管，與老妖一起奴役著被恐懼制約的小鬼，享受著他人辛勤工作的果實。 

販售專業與時間、也不代表要出賣靈魂跟尊嚴

兩樣都做不到？蘭若寺裡若是找不著你深愛的聶小倩，那就快逃吧，不要在無法累積職場能力與聲譽的地方浪費生命。

我們沒有簽下賣身契，就算工作的意義只是為了每個月領到錢，也要讓主管搞清楚，上班族販售給企業的東西是專業與時間，而不是尊嚴與身心靈的健康。 

主計處統計台灣人平均一生換七個工作，換句話說，工作者不可能一輩子跟著同一個老闆，既然如此何必在過客身上浪費哭泣、療傷、抱怨的時間。

把生命用在把自己變得更強吧，新世代的工作者不是找工作，而是找收入，只要擁有持續創造工作的能力，就能在職場上成為一個有選擇的遊俠！

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破解暗黑談判術！看懂對方「擠牙膏」背後套路

暗黑談判常見招：擠牙膏

暗黑談判界有一招叫做「擠牙膏」，學術一點的名稱是 ‘‘ Reopen Deal ” ，最近我的團隊被擠了。

負責製作社群影片的乙方在專案簽約之後，頻頻要求更改條件，先是要修改付款的時間，從交付影片後提早到確認腳本後正式開拍前，然後又縮減服務項目，藉口精算後才發現不符成本。

參與交涉的同仁，氣到快中風，開會時罵到下巴都要脫臼，我看這件事倒是充滿了好奇心，很想開口問：「身為乙方的你，怎麼敢這樣做？」 

暗黑談判的核心：不平等的力

暗黑談判的核心是「以力逼人」，拳頭比較大，銀彈比較足，資源比較多，用明顯的權力差距迫使他人就範，省時省力、簡單快速，談判的過程中傳遞的訊息是：「姐說了算，不然你要怎樣？」 

暗黑談判的兩大要素

以力逼人談判要有效，必須符合兩個先決條件： 

1. 己方擁有對手難以企及的權力。如 Apple vs 電信公司，想要在新品上市，需求最強勁的時候配到貨，就是要乖乖聽庫克叔叔的話。 

2. 不需要與對方發展長期、友善關係。如歐巴桑跟攤販殺價，就買這一次，一定不會客氣，直接往死裡殺。 

不要落入對方擠牙膏的套路之中 

M 社是資源豐沛的甲方，被乙方擠牙膏，團隊成員罵到最後的結論是乙方「沒誠信」又「無道義」，以後不敢跟他們合作，直接歸入拒絕往來的黑名單。 

從結果反推，對方採取「擠牙膏」的談判策略，得罪了另一方，卻完全沒有替己方增加任何價值，要求額外收費的理由，經過我們一連串的提問之後，提不出合理的解釋，只能摸摸鼻子撤回，來來往往的過程，不僅增加前置作業的複雜度壓縮專案執行的時間，還賠上了聲譽與日後的商機。 

其實暗黑談判不代表有力，通常代表沒能力！

價值談判課中我常常提醒同學，用暗黑談判術對付你的人，不見得是壞人，很大的比例其實是「無能」。 

不清楚目標，就無法展開相對應的談判策略，於是走一步算一步，迷失在大量且複雜的資訊中，離想要得到的目標愈來愈遠。 

我們該如何應對擠牙膏？

每回對方擠牙膏，負責協商的人跟我抱怨的時候，我都會不厭其煩地提醒：「不要生氣，要問清楚為什麼？」只要對方提出要求，大腦就必須自動開啟談判開關，「為什麼要多收 10 萬？」「為什麼是 10 萬，不是 8 萬或 12 萬？」

開口要求加錢是「立場」，沒必要為了他人不經思考的立場氣壞身體，對方不專業，只能自己扛起推進專案進度的責任，運用提問與積極傾聽的技巧，協助對方找到立場背後的利益與需求，用合作的態度取代對立的思維，才可以打破僵局。 

避免立場糾結，採取可行方案 

擠牙膏的事件，我們團隊就負起了引導談判的責任，不糾結於立場的爭辯（付錢或不付錢），而是協助對方發現立場不合理，主動拋棄立場，提出更可行的解決方案。 

小心暗黑談判，讓你與機會斷交

有時候我們並不是有心機的暗黑，就是想要「碰運氣」，反正就開口試試看，有就賺到，沒有就算了。

但小心啊，投機與僥倖，可能不只讓你這次要不到，往後所有的機會，也因為信任的消失，就這樣永遠的斷送了！

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看電影學談判：擄獲人心的六個技巧

最近一個人在首爾，因為個性邊緣、語言不通又沒有什麼朋友，所以每天下班回家就是狂看影集與電影。剛好最近也在準備分享給同事們的月會分享內容，主題是「我也要當吵架王」的談判小技巧教學，來幫助同事跑業務、談合作時可以使用。由於很需要用案例來輔佐，於是就把最近看的電影、影集片段整理了一下，整理了這篇「 看電影學談判：擄獲人心的六個技巧 」。

《 九品芝麻官 》談判技巧也可以運用在溝通、吵架、協調各種事情上。

我們生活周遭有很多的事情需要一點談判技巧，舉凡應徵工作、陌生開發、旅遊訂車、家族會議、情侶紛爭、跟上司溝通等等，其實都用的上一些小技巧。就像是美女學化妝技巧一樣，這些小技巧不會根本上改變你的本質，但是會有助於推進整個談判方向與進度，讓結果更為順利。

首先，我們要先定義：「 到底什麼是成功的談判呢 」？

成功的談判：得到不出乎期望的結果。

廣義的來說，成功談判的最低標準，就是不要被出其不意被打個措手不及，只要你談判的結果有落在自己期望的結果範圍內，就可以算是一個成功的談判。正因為不想讓結果超出自己的期望，所以你必須在每一場談判前先思考過這場談判的目的與最終的可能結果，才有辦法控制它落在自己的期望當中。

接著，你可以透過以下五個小技巧來幫助你更容易把結論往自己喜歡的地方推進一點。為了更容易讓大家理解，我擷取了寂寞宅男本人最近常看的幾個影集《 矽谷群瞎傳 (Silicon Valley ) 》、《 金裝律師 ( Suits ) 》與電影《 超級選秀日 (Draft day ) 》、《 魔球 ( Money Ball ) 》的電影片段來輔佐說明。

《 超級選秀日 ( Draft day ) 》是一個非常適合學談判技巧的電影

1，設定最低期望：幫助自己設立停損點。

為了不讓自己談判後得到超出預料的結果，我們第一件需要做的事就是「 誠實評估自己的最低期望 」，也就是我們常講的底線。談判最大的禁忌，就是在沒有設定最低期望時開始談判，因此，你可以試試看在談判時適時詢問：『 你想怎麼做？ 』，來探尋對方的最低期望。（ 有時候，用閩南語詢問會有意外的效果，但那又是另外一件事了。）

《 矽谷群瞎傳 ( Silicon Valley ) S2E9 》：問對方「我們該怎麼做」，來試探對方的想法。

如果當你這樣詢問，但對方沒有正面回覆或閃爍其詞，甚至根本不知道該說什麼的時候，就是我們最佳的進攻時機了。當你發現對方上戰場沒帶槍、去廁所沒帶衛生紙，那你還等什麼呢？

為了避免讓對方感覺自己不夠堅定，請把自己的最低期望設定成足夠簡單、可量化且不委屈，它必須很容易且清楚讓自己能夠記得，同時也要能不違反自己的意願，這樣你才不會成為齊秦。

《 矽谷群瞎傳 ( Silicon Valley ) S3E5 》：把自己的最低期望弄得越簡單越好，同時態度堅定。

2，做好離場準備：不玩的人最大尾。

試問：『 上司跟下屬誰最大？ 』答案是：『 不做的人最大。 』最好的談判武器，其實就是讓自己有隨時可以離開談判桌的本錢，當對方開出的條件一低於自己設定的最低期望時，你便可以瀟灑的轉身離開。請記住，不敢離場的談判叫做「 乞求 」，如果你今天承受不起離場後的後果，請不要隨便走上談判桌，或至少不可以被對手看出來。

《 矽谷群瞎傳 ( Silicon Valley ) S2E9 》：最好的談判武器，就是你隨時可以離開談判桌。

就像杰倫跟 Lara 說的：『 轉身離開，有話說不出來。』，當你真的要走但對方又有話要說時，這就是最好的談判進攻時機。做好離場準備的好處，就是幫助你在談判進行的重要時刻給予致命攻擊。只要能掌握好離場的時機，將有助於談判快速完成。

《 超級選秀日 ( Draft day ) 》：當你發現對方在猶豫時，可以適時的透過離場來脅迫對方就範。

3，建立平等地位：讓身體的姿勢幫你創造氣氛。

相較起其他五點，用身體姿勢創造氣氛其實是在平常最好使用的一招。

在社會心理學中有提到，模仿對方的姿勢除了會有效增加好感度以外，還會有建立彼此之間正在進行立場平行的溝通感覺。試著想看看，當你看到一個人在會議室裡站著對另一個人講話時，你會自然覺得站著的人在對坐著的人講話。這是因為我們的姿勢差異，會造成潛意識的改變，進而影響彼此說話的順暢度，因此，若在談判過程當中要讓氣氛愉悅且溝通順利，「 適度 」模仿對方的姿勢是一個很重要的方式。（「 適度 」的意思就是不要被對方發現。）

《 金裝律師 ( Suits ) S1E2 》：「適度」模仿對方的姿勢，可以有效的拉近距離。

當然，我們也可以用身體的姿勢來創造談判時的資訊位差，來創造出我們想要的氛圍。例如發動動之以情的攻勢時，身體可以微微前傾，讓對方感覺到你試圖要傳達一些心裡話；或是可以用雙手外擴撐桌子，將自己的身體體積增大、語速緩和，來讓對方覺得你要講什麼重要的事。總而言之，肢體可以幫助我們創造出各種氣氛，而善用這些氣氛的談判者可以更容易達到自己的目的。

《 矽谷群瞎傳 ( Silicon Valley ) S3E5 》：在你講重點時，可以稍微讓身體前傾。（但是請不要摔倒。）

4，揣摩對方思考：如何騷到你的癢處。

談判是一個至少需要兩個人才能進行的活動，因此絕對不是自己的脫口秀時間，必須花大量的時間站在對方的角度思考。好的談判者永遠不會說「 這是為了我好 」，而是假裝「 這都是為了你好 」，必須站在對方的立場展開攻勢，才能有效的將談判推進到自己想要的地方。「 有一種冷，叫做你媽覺得你冷 」，談判裡最忌諱的就是不夠了解對方，然後又假裝自己在替對方思考，這是最容易搞砸談判的方法。

《 矽谷群瞎傳 ( Silicon Valley ) S5E8 》：任何交換都是需要代價的，不能只替自己著想。

那麼，我們該如何在真正的去了解對方呢？除了事前要收集大量資料、沙盤推演外，在談判進行中其實是最好的時機。好的談判者，大概花 90% 的時間在傾聽對方要什麼，然後用剩下的 10% 時間告訴對方：『 你為什麼需要我的方案 』。通常當你說出一句真正騷到對方癢處的重要句子時，對方會有很明顯的反應及停頓，當你發現這個反應時，就代表找到對方真正的癢處了。

癢了怎麼辦，幫他抓啊！

《 超級選秀日 ( Draft day ) 》：騷到對方癢處時，對方會有些許停頓。

5，善用環境條件：利用周遭物件創造對自己有利的氣氛。

在談判溝通進行的差不多時，如果可以適時利用周遭環境來創造一些氣氛，其實會有助於說服對方。在大多數自己可以掌握進度的談判中，「時間限制」是一個很好用的武器，特別適用於對方有求於你時。如果你們已經完成所有的溝通，但對方的態度還是有點猶疑時，限制時間將會有助於對方接受你所提出的條件。（ 就像你明明知道每天網購折扣都會說是最後一天，但是你還是不爭氣的買了它的每一天。）

《 魔球 ( Money Ball ) 》：限定時間決定是一種好方式，能有效刺激對方接受。

環境心理學的存在證明了，人是很容易受到環境影響的。例如許多的公司在面試新人時會刻意將會議室冷氣調低、或是在商業談判時刻意背對窗外讓訪客看不清楚面貌。我就曾經碰過客戶在大熱天泡熱茶給你喝，試圖讓你熱到不想喝水、渴到說不出話。球場上有所謂的「 主場優勢 」，在自己辦公室、家裏談判時，你可以善用周遭的物件來幫助自己，也是一項非常好用的方式。（ 例如：榔頭、電鋸或西瓜刀等等。）

《 金裝律師 ( Suits ) S1E1 》：適時的使用周遭的物件來幫助說服對方，是主場人的優勢。

6，準備最後一擊：幫助你達到目標的。

在英文中裡有個詞，叫做「 Final Offer ( 最終報價 ) 」，他通常會被留在最後一刻向對方提出，並且有著「不答應就拉倒 ( Take it or leave it ) 」的氣勢，在這裡我們稱之為最後一擊。而這一擊下去，就應該是丟出是非題而沒有回頭路了。因此千萬別在一開始談判時就丟出 Final Offer，如果都已經談好了還再變動，反而會大大的消減自己在談判時的籌碼。

《 矽谷群瞎傳 ( Silicon Valley ) S1E3 》：最後一擊成功後，最好不要隨便再變動呀！

最後一擊的出場時機，應該是在整個談判已經進行了 95%、或是已經在你的掌握中準備鎖定結論時使用。像是一場 30 分鐘的面試，最後 5 分鐘才是決定薪水與錄取的重要關鍵。當最後一擊使出後，請不要猶豫的以最快的方式結束這場談判。

《 魔球 ( Money Ball ) 》：得到你想要的答案後，就馬上掛斷。

如何設定最後一擊其實是門很深的學問，簡而言之：如果整路談判的過程你兵敗如山倒，請把最後一擊設置在自己的最低期望。若進行的時好時壞，你可以把最後一擊設置在當下的結論。如果整場談判你掌握了大多數的話語權，則可以試著把最後一擊推向高標。

《 超級選秀日 ( Draft day ) 》：聰明的談判者會視當下的狀況提出 Final Offer。

除了以上六點外，其實談判最重要的，還是自己要有能談判的籌碼，還有對於現實的掌握能力。沒有籌碼的談判叫「 乞求 」、不能判斷現實狀況而進行談判叫「 發夢 」，扣除掉這兩個先天缺陷的因素以外，其他都是我們可以努力的空間。下次跟別人談判、吵架、協商時，也試用看看這六個小技巧吧。

×本人非心理學、談判專業，只是單純就個人見解與喜愛之影集做驗證。

本文作者：鄧培志 | Page 筆記

本文出自：【Page筆記】看電影學談判：擄獲人心的六個技巧

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

Thought of the day 溝通的重要性 by Tim Pollard

提升你的簡報力：為什麼溝通容易有障礙？該如何去解決溝通的問題？

我們什麼時候需要用到溝通？為什麼溝通如此重要？

懂得有效溝通是一種非常強大的力量，我們不只是通過談話學習如何接受和給予，同時我們也通過與他人對話獲取想要的東西。

Why communication goes wrong…and how to fix it | Tim Pollard | TEDxBillings 本文影片參考

Tim Pollard 在 Ted Talk 演講中說到歷史向我們證明過無數次偉大溝通者的樣貌，例如史蒂芬賈伯斯及其他偉大創業家，但其中他提到一個強大溝通者是希特勒，論點是邱吉爾能獲得眾人支持並不難理解，畢竟他所追求的是團結反暴政；但希特勒卻正好相反，他在那個眾人受過良好高等教育的社會，說服眾人支持他的暴政，從此可印證一個人的溝通能力擁有令人難以置信的重要和強大力量。另外，根據他研究的數據，過去在商業行為中組織經常使用簡報來表達，但實際上僅有少數的 1 / 3 的表現令人滿意，2 / 3 被認為是非常平庸或差強人意的表現。

什麼是才是有效溝通？

別用數千張投影片去懲罰你的觀眾

大家是否有做過很可怕的投影片演講？你自己也知道根本是無效的溝通，卻還是不得已對很多人做過，不小心就做出可觀的投影片數量，帶領觀眾走向未知的多重宇宙。很多人在準備演講時，通常演講的文稿跟呈現的投影片幾乎一樣，這點很奇怪，當你收到會議通知開始，首先就打開電腦的 Power point 卯起來打字，當你以為越打越多字感覺自己很有進度，很可能實際上根本就沒有經過思考。

Tim 是這樣定義的：有效的溝通應該是當你演講完後，聽過講座的人已有能力重述你的故事（ Retell your story ）。

舉例說明：當你完成一場重要的簡報提案後，這是你的第一次呈現，很多人會誤以為這樣已經可以迎接成功了，但經驗告訴我們，實際上接下來很可能會有一場不會邀請你的會議來決議是否通過你的提案，而這是你的第二次呈現，但這場簡報你無法干預，只能期待聽過你簡報後的人能夠擁有重述你故事的能力，以幫助你在第二場會議裡獲得成功。

如何準備一場有效的演講?

Tim 用以下畫作 “Ariel Burgess 的女人” 來說明一場好的演講需要打敗哪些海怪警示，圖片中有三位美人魚，遠方有一條即將靠近岩石的船，他把船比喻為“即將到來的重要演講”（ Your Presentation ），岩石比喻為 “即將墜毀沉沒”（ Looming Disaster ），三位美人魚則分別代表：你的簡報投影片（ The siren of slides ）, 你的演講風格（ The siren of style ）, 你完美呈現演講的終極目標達成（ The siren of success ）。

請留意並重視以下三件關鍵的事：

一、溝通是極為重要的事，我們必須學習去掌握他，請留意前述的三種海怪警示：

1. 你的簡報投影片（ The siren of slides ）：不要讓你的簡報投影片上的文字完全等同於你演講時準備要說的話。

2. 你的演講風格（ The siren of style ）: 不要相信傳統簡報教學，他們告訴你只要注重眼神接觸、身體語言、強而有力的姿勢就可以贏得觀眾的心。比身體語言更重要的是言之有物，你知道你要說什麼、你在說什麼、你為什麼而說。

3. 你完美呈現演講的終極目標達成（ The siren of success ）: 上述提到的兩次會議呈現理論＋最重要能代表這個演講是成功的要素是聽完簡報的那個人，能夠很忠實完整的重述你的故事，進而去影響做決定的關鍵人物，獲取你想要追求的成功。

二、是否能完整重述演講內容是一個檢視演講是否成功的標準，重述能力就像是一把關鍵鑰匙將會開啟其他的可能性。

三、計畫結果金字塔是一個工具去幫助你檢視，簡報的呈現方式與溝通順序，他能夠幫助你有效溝通。

金字塔圖使用方式為由上往下開始思考，從最頂端開始，你最初應該先思考你希望你的觀眾要去做什麼或做什麼樣的決定？第二層則是需要去思考我需要我的觀眾透過演講相信什麼？第三層則是我應該要提供哪些東西或數據來佐證我說的是真的並說服觀眾相信。下圖是 Tim 在講座中提到一個曾經手的案例，他需要替一群青少年爭取贊助，因此可以看到金字塔頂端他最先思考他希望贊助商願意提供什麼樣的庇護給青少年，緊接著看到第二層他延伸出三個重要的信念，最後底層則是運用一張強而有力的圖來證實若未獲得他們的贊助，將會有一群青少年流離失所，睡在垃圾堆內的照片，最終 Tim 團隊透過有效溝通順利獲得贊助。

以上是今天的簡報溝通力分享，希望你會喜歡，如果覺得這篇文章對你有小幫助，別忘記幫我分享＋多拍幾下手給我鼓勵喔！也別忘記謝謝你自己，
你很棒花了 5 分鐘閱讀一篇新知識，你已經比昨天的你更進步一點了。

本文作者：Angel Mao

本文出自：Thought of the day 溝通的重要性 by Tim Pollard

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

被批評表達沒邏輯、沒重點，該如何改善？

有人曾經說過你表達「沒有邏輯」嗎？

你認為自己能夠將想法清楚、有條理的陳述出來嗎？

你在上台簡報之前腦子容易一團亂、感到很緊張嗎？

大多數無法做好簡報的人，通常是不太懂得如何將零散的想法，組織成有邏輯的架構。這樣不僅容易讓台下的聽眾失去耐心，報告時自己也比較容易感到緊張和混亂。

怎麼解決呢？我們需要懂的如何組織一個好架構。

這篇文章有三個重點：

1. 表達沒邏輯的原因
2. 好架構的重要性？
3. 如何建立好架構？

準備好要一起克服表達沒邏輯的問題了嗎？讓我們開始吧！

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學生時代的寫作表達訓練 示意圖 photo by xFrame

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一、表達沒邏輯的原因

表達沒邏輯的主因，是因為我們過去沒有好好學習如何把話說清楚，也不認為這件事情重要。

1. 學生時期的表達訓練

就我在簡報的教學經驗，許多人不擅長將混亂的想法，組織成有邏輯的內容。這很有可能是過去學生時期的寫作訓練出了問題。

在台灣，多數人最早開始接受的表達訓練，是學生時代的寫作，但當時的寫作練習，通常只是為了「考試拿高分」。我們專注於玩弄文字、修辭、語調，讓文章讀起來十分華麗，卻忽略思考文章的邏輯結構，與背後想傳達的目的。

這樣的表達容易流於表面、零散破碎，無法將核心概念精準傳達。

這或許不是教師和學生的錯，只是面對當時的考試制度與題目，這樣的寫作模式可能是最有「效益」的做法。

但離開學校進入職場後，若我們仍以過去寫作思維，去面對職場簡報或寫作，往往就無法表現得出色。

2. 職場需要的表達能力

職場真正需要的表達，不是你把話說得很美、很華麗，而是你說的話有沒有道理、有沒有邏輯、能不能讓人聽懂、讓人信服。

這時候，表達時能否展現「洞察力」與「邏輯性」，往往比表達的「美感」還重要許多。

也可以這樣說，表達的美感應該建立在紮實的內容基礎上。如果內容有料、有邏輯，那修辭技巧、設計美感會大大加分；相反的，如果表達只有美感，卻內容空洞、邏輯混亂，則無法在職場環境中被接受。

那怎麼辦呢？我們必須從表達的基本功做起。

什麼是表達的基本功？就是有邏輯的表達架構。

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好架構的重要性 示意圖 示意圖 photo by pexels

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二、好架構的重要性

一個好的架構，對於講者和聽眾來說都很重要。對講者來說，建立一個好的架構能夠釐清問題、聚焦想法；而對聽眾來說，好架構則能更快速的掌握表達內容的全貌。

1. 幫助表達者釐清思路

建立架構的過程，是思考大於產出的過程。講者需要不斷刺激思考、釐清問題、整合想法、調整順序，最後才能規劃出一張目的明確、路徑清晰的表達地圖。

這個過程，相較於單純調整文字細節辛苦許多，又無法看見立即的成果，導致很多人表達時不喜歡在架構上下功夫。就像是很多人準備簡報時會花大量時間做 PPT，卻沒有花腦袋搞清楚真正的簡報目的。

管理學上有一句話，特別適合用來鼓勵我們學習架構：「別用戰術上的勤勞，掩蓋戰略上的懶惰。」戰術指的就是讓表達酷炫吸睛的技巧，比如：修辭技巧、投影片設計、話術…等，而戰略指的是透過思考，建立紮實有邏輯的架構。

很多時候，我們都在枝微末節的戰術層面努力，卻沒有真正掌握戰略的問題，這樣表達沒邏輯的問題自然就不會被改善。

2. 幫助讓聽眾容易理解

《精準寫作》告訴我們：「寫作就像是堆香檳塔，創作者從底層思考、整理，一層層往上堆砌想法、重點，最後得出那一杯獨到的結論和觀點。而從受眾的角度，反而是從上而下取杯，從結論看到支撐結論的論點，從論點看到證明論點的證據。」

這裡的「寫作」，我認為可以替代成任何和「表達相關」的詞彙，比如：簡報、演講… 等。

對聽眾、讀者來說，一個好架構能夠幫助他們更快速的掌握內容。訊息從結論、論據、案例說明逐步展開。

如果表達時沒有一個明確的表達架構，想到什麼說什麼，聽眾就容易迷失其中，無法輕易理解表達者的意思，然後失去耐性。

小結一下，好的架構能幫助表達者釐清思路、整合內容；而也只有當表達者清楚知道自己想要說什麼、要帶聽眾走向何處，聽眾才可能理解表達的重點。

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如何產出好架構 示意圖 示意圖 photo by pexels

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三、如何產出好架構

前面我們了解「表達沒邏輯」的主因，是過去養成的表達習慣，也知道想要改善這種情況，需要學習在表達前建立一個好的表達架構。

這一段，我要跟你分享：如何產出一個好的表達架構。

1. 產出架構的兩種方法

產出架構的方式有兩種，一種是從無到有逐步建立架構，另一種則是直接借助合適的表達框架來思考，將內容填進去。

① 由下而上的 KJ 法

KJ 法其實是來自一位日本人文學家，川喜田二郎 ( Kawakita Jiro ) ，在歷經多年的野外考察後，總結的一套方法。而 KJ 二字，就是來自這位人文學家的名字縮寫。

這套方法可以將它活用在許多地方，比如：團隊合作、企業會議、組織簡報、企劃活動…協助我們發揮創意、釐清問題的本質，並找出可行的行動方案。

我在《表達力專欄：如何透過 KJ 法，建構有邏輯的表達架構？》有詳細介紹 KJ 法，有興趣的人可以當作延伸閱讀。

這篇文章，只簡單介紹 KJ 法的操作流程：（根據我的個人經驗改編）

Step 0. 事前準備：表達必須以終為始。一開始先思考講給誰聽、目標為何。
Step 1. 自由發想：將腦中對於該表達主題的想法盡可能的全部抽出來，訣竅是：時間限制、不議論不批判。
Step 2. 重點分類：將第一階段的點子根據共同特徵進行分類，歸納出數個大重點。
Step 3. 檢視架構：根據歸納出來的重點思考是否需要調整表達順序，讓重點呈現故事性。

KJ 法比較適用於「毫無頭緒或思緒混亂」、「團體報告整合想法」、「突破框架展現創意」這幾類狀況，可以激發出不同的可能性，但缺點是比較耗時。

相關文章：
《表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事》
《表達力專欄：如何設定簡報目標，更精確的準備內容？》
《表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？》）

② 由上而下的框架法

第二種內容架構的方式，是挑選合適的框架來進行表達，比如：行銷 4P、PREP、SCQA …等。

透過這些經典的表達架構引導思考，能夠幫助你更快速產出有品質的內容。

或許有的人會擔心，透過表達框架來思考，不就是跟做投影片套簡報模板一樣，沒有創意嗎？《簡短卻強大的三分鐘簡報》裡提到的一句話，可以解釋這個困惑：「想打破規則達成目標，遠比採用經過千錘百鍊的方法困難。」

有些時候，借用歷久不衰的經典框架來表達，效果遠比你想破頭來展現創意還有用。（參考閱讀：《表達力專欄：如何有邏輯的表達？表達框架 PREP：原理、用法與案例解析》）

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你可能會問，那到底用哪種方式建立架構比較好呢？我認為兩種都要會，因為不同的情境，會需要不同的思考方式。

我個人的經驗是，對外的大型演講，會使用 KJ 法來組織想法、建立架構，產出具有創意的內容；對內重視溝通效率的簡報（公司、學校、教學），則借用經典的表達框架。

好架構的特質 示意圖 示意圖 photo by xFrame

2. 好架構的特質

上面談了建立好架構的兩種方法，這部分要提醒一下好架構有什麼特質，幫助我們能真正規劃出好的表達結構。

① 重點數量精簡

一個好的表達架構不能太多重點組成。根據過去到現在關於人類大腦記憶的研究，二到五個重點會是不錯的選擇，如果超過這個數量，大腦的負擔就會太大，吸收不良。

心理學有個定律叫做希克定律（ Hick’s law ），指當內容選項太多時，不僅會讓受測者選擇時間加長，也會讓錯誤率增加。這在表達上的意義是，如果表達中有太多訊息，很容易讓聽眾漏接核心訊息。

簡單來說：太多重點，對聽眾來說就是沒有重點。

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② 重點緊扣主軸

第二個特質，是好架構的重點，需要緊扣簡報的核心目的或論點。

舉例來說，有一份簡報的目的是希望老闆提升「閨蜜巧克力」的行銷預算，簡報者的架構有三個重點：

1. 閨蜜巧克力一詞流行
2. 越來越多閨蜜巧克力派對
3. 巧克力賣場，女性大排長龍

請問這三個論證，哪一個有問題呢？

答案是第三個。因為女性大排長龍，並不直接代表閨蜜巧克力的需求增加，它只是有可能增加，因此不能直接當成結論的證據。（相關性不等於因果性）

這個例子告訴我們，當整理出架構的重點後，要記得回頭檢視一下：這幾個重點和我的表達目的有相關嗎？真的能夠支持我的表達結論嗎？

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③ 彼此邏輯連貫

如果你的重點架構能夠做到「數量精簡」、「緊扣主軸」，就可以進一步思考：能不能讓簡報產生故事性？

什麼是故事性呢？

舉例來說，如果你是運動醫學系畢業的健身教練，想要介紹這份工作給畢業生，你列出了三個演講重點：健身教練需要的專業能力、能為客戶帶來哪些成長、工作環境介紹。

你會如何安排三個重點的順序，才能讓聽眾感覺像在流暢的聽一個故事呢？

你可以思考聽眾如果真的入行，會經歷的職涯時間順序是如何，來調整重點的順序。首先，先講工作環境；再來，談專業能力的養成；最後，分享具備專業能力能帶來哪些收穫。

想要讓表達有故事感，可以根據重點之間的邏輯關係，由大到小、由遠到近、由過去到現在（或現在到未來），來調整重點呈現的順序。

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總結 示意圖 Photo by Ann H on Pexels.com

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總結

「如果你沒辦法簡單說明，代表你了解得不夠透徹。」這是愛因斯坦（ Albert Einstein ）的名言。當你被批評說話沒邏輯、沒重點時，很有可能是你根本沒想清楚到底要說什麼。

這是很多人表達遇到的問題。

這個問題的產生，是因為我們從小到大沒有真正學過如何把話說「清楚」，只是不斷在學習怎麼把話說「漂亮」。

想要解決這個問題，可以從學習建立一個好的表達架構開始。

架構能夠幫助講者把想說的話想的更清楚，也能讓聽眾更快的掌握內容大意。

想要不再被批評表達沒邏輯嗎？那就紮實的練習規劃表達架構。

這是精準表達的基本功，也是能真正帶你走長遠的表達力。

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本文作者：FAHAHA｜翁順法

本文出自：表達力專欄：被批評表達沒邏輯、沒重點，該如何改善？】

責任編輯：BFA 簡報 編輯部