【商業簡報】從一張白紙畫出專業簡報

製作簡報並不難，難的是你真的知道自己在做什麼嗎？

“簡報的根本即為美學，不只是視覺之美，還有邏輯之美。”

每一份簡報都是藝術品，除了透過外表征服觀者，更需要藉由邏輯縝密的內容說服聽者。現任 Mastercard D&S Associate Consultant Eric Tang 和大家分享如何從零到一製作商業簡報的寶貴經驗。

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一、簡報前置作業

1. 釐清題目：先畫靶再射箭、以終為始

• 確認客戶的目的與目標

• 釐清專案題目的定義

• 掌握專案的資源與限制

Tips：可藉由 Funnel Diagram 找出客戶欲切入的層次。

2. 蒐集資料：建立初步假設、設計故事線

完成題目定義便可以開始著手蒐集一手資料、二手資料、分析資料 (自己分析所得)，進一步將整理好的資料結合金字塔模型，以建立完整的故事線。

金字塔結構：一個終極目標，目標下面有論點，論點下面有支持的證據。每個論點彼此依照邏輯承先啟後形成完整的故事線。

故事線是一份簡報的靈魂，邏輯愈縝密，靈魂愈強大。

為什麼要有邏輯？不只是因為終極目標是要說服聽眾，更是因為從 user friendly 的角度，可以有效降低理解的負擔，幫助受眾快速理解簡報內容。

Tips：可藉由便利貼或白板組織故事線的架構

便利貼範例與使用技巧

二、簡報建構流程

進入製作流程前，先來看看專業簡報整體架構，以及需要注意的事項。

專業簡報三大核心

1. 執行摘要：把每頁的投影片標題濃縮，統整於簡報開頭，讓受眾可以在 3 分鐘內快速了解整份簡報的重點。

2. 簡報主體：正如前面提及的，透過縝密的故事線來說服受眾，每頁簡報傳遞 1–2 個重點訊息即可，並且頁與頁之間要有連結以及 So what。

3. 附錄：不符合簡報故事線的內容與資料，可以放在附錄作為備用。雖然不用費心製作，卻依舊很重要，運用得宜會是 QA 時的好幫手。

簡報三大核心

專業簡報四大要求

1. 呈現適當資訊量

• 先了解專案報告對象 (意即簡報的受眾) 是誰：針對不同對象提供的資訊量也會不同，像 CEO 和基層職員在背景與經驗上的掌握便有所差異。

• 一頁簡報只傳達一件事：可以將簡報單頁切分為左右邊，順序為先左後右，右邊圖表是左邊圖表的展開，切忌左右邊的訊息無法彼此連結。

• 10 秒內可以讀完整頁簡報的內容：讓受眾透過大小標或重點總結就可以掌握整頁簡報想傳達的訊息。

2. 清楚傳達資訊：標題以帶有關鍵結論的直述句完整表述該頁簡報的重點。舉例來說，單純放置「問卷結果」可能會讓人一頭霧水，但如果改成「問卷結果顯示超過七成受眾認為拉麵湯頭調味是拉麵好吃與否的關鍵，未來應著重投入湯頭口味研發」就可以幫助受眾快速掌握該頁重點。

3. 故事線前後連貫：每一頁簡報都應該要有 insight 並且在敘事邏輯上前後連貫。

4. 注重呈現與排版細節：不要讓小細節害了! 注意錯字、對齊等呈現與排版細節，並使用清楚的圖文與配色，給受眾專業感受。

排序完故事線、掌握簡報注意事項後，就從 Ghost deck 開始製作簡報吧！

簡報製作流程

1. 簡報主體

1–1. Ghost deck：先把每頁簡報的 lead 都寫好、確認每頁要傳達哪些內容。若是小組合作，也可藉此進行分工，效率更高。

製作重點：

• 建立簡報母片與主體顏色色塊：以利後續製作版型一致

• 擬定整體故事線：寫下這頁簡報想表達的資訊

• 列出本頁初步內容：放上這頁要呈現的資訊和每個部份的 key message

Ghost deck 範例

1–2. WIP (Work in progress deck)：分頭進行編輯的過程都是 WIP，簡報左上角可以註明 WIP。

製作重點：善用色塊（插入顯眼、有顏色的矩形）溝通，把建議填在色塊上，溝通該頁的進度。

1–3. Final deck：完成 WIP 的版本即為 Final deck，需要留意一些重要元素。

製作重點：

• 標題使用可以完整概括該頁重點的直述句：建議兩行以內

• 圖表製作注意事項：

a. 重點資訊使用粗體放圖表上面

b. 圖表重點列改為不同顏色使其醒目，記得放標籤與軸的名稱

• 其餘重點資訊：放頁碼；來源與註解使用斜體

2. 執行摘要：統整簡報重點與結論放置於簡報開頭。

製作重點：

• 主要目標：使受眾可在三分鐘內快速理解整份簡報重點

• 呈現架構：標題寫「執行摘要」四字即可，通常內容不超過一頁

• 呈現內容：整份簡報精簡段落重點與重要發現

• 小提示：執行摘要待整份簡報確認完成再做，避免需要重複修改

執行摘要範例

3. 附錄：放置補充資訊與簡報細節資料。

製作重點：

• 主要目標：有問題時可以及時解答，提供輔助資料

• 呈現架構：不用有縝密故事線，標題提供足夠資訊量即可

• 呈現內容：分析的細節方法或無法放入故事線的內容

以上都完成後，便進入最終環節 — Fine tune 統一格式！

1. 字體字型：（中) 微軟正黑 (英) Arial、字體大小一致、顏色統一、資料來源與備註斜體。

Tips：可以使用 PPT 內建的「取代字型」功能快速統一整份簡報字體

2. 排版格式：注意對齊。

Tips：PowerPoint 可以利用「more commands」把常用功能加到工具列上，把對齊工具叫出來後就能一鍵快速對齊囉！

三、簡報排版要點

1. 色系與排版：建立整體色系與排版形式，確保分工後產出一致性。

• 預先選定主題色系：主要色系 (品牌色)、次要色系、凸出色 (強調重點)

Tips：可以使用 Coolers 選擇適合的色系，再用色彩選擇工具吸顏色

• 使用母片建立簡報排版：固定呈現的顏色、排版與放置內容 (例如標題位置、註解、頁碼、logo) 皆可以使用母片功能事先設定。

PowerPoint 母片編輯步驟：檢視 → 投影片母片 → 編輯母片

2. 圖示與圖片：使用相同類型的圖示與圖片。

• 圖示選擇有襯線、透明底

• 圖片避免扭曲、字壓圖、善用陰影

Tips：可以用 Flaticon 找合適的圖示

3. 方框、線條與字體：善用方框、實虛線，搭配顏色與字體粗細凸顯每一頁的細節內容。

4. 對齊：使用對齊與分割功能，必要時可以透過表格對齊 (拉一個大表格作為判斷基準)。

5. 數據呈現：清楚標示重點資訊，幫助受眾快速理解。

• 寫下重點摘要、key message、圖表標題、座標軸意義與單位。

• 把不必要的資訊反灰，幫助受眾快速吸收資訊。

• 若要傳達三個色塊以上的數據，建議使用直方圖 (圓餅圖在比例呈現上效果不一定比較好，應避免使用)。

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本文作者 : 臺大資料分析與決策社 (NTUDAC)

本文出自 : 【商業簡報】從一張白紙畫出專業簡報

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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