遠端辦公是新型態的工作模式,視訊會議亦成為工作者的日常活動,但無論人們對會議軟體的熟悉程度如何,有一個問題始終難以跨越就是:「如何知道聽眾的反應?」
不是每個人都習慣在視訊會議時打開鏡頭,或有時開視訊會議的當下環境不方便打開鏡頭.除此之外,與會人為了避免聲音干擾多半會將麥克風切換成靜音,因此視訊會議對講者而言,等同是在看不見、聽不到的狀態下進行簡報,明明聽眾就在會議室,卻顯得是在一個黑暗看不到人的空間中開會。
面對面溝通時,有經驗的講者可以從聽眾的眼神、表情、肢體等讀出很多言外之音,進而調整簡報的內容,以符合當下的氣氛。在視訊會議時,一但與會人關掉鏡頭與收音,等同剝奪講者的眼睛與耳朵,導致難以掌握聽眾的肢體在會議中及時做出調整,如此一來也會增加額外的溝通成本影響會議成效。
我們可以將原因歸咎於設備或是對方不配合等,但聽眾有沒有可能是不知道該怎麼做才能將適當的反饋傳遞給講者,又不會干擾視訊會議的進行?從這個角度思考,身為簡報者或會議主持人,可以在視訊會議中主動為聽眾創造「回饋的機制」,引導聽眾回應並建立良性的互動。
我們可以依照會議的進行流程,逐步的替視訊會議的與會者建立回饋機制:
在視訊會議中與觀眾互動的方法一:會議開始前請與會者進行設備測試
「有沒有聲音?看不看得見?」,我們常在視訊會議進行中途確認設備狀況,既然如此,何不直接將設備測試納入議程中,安排五分鐘的時間,由主持人邀請大家輪流測試麥克風、鏡頭與螢幕分享功能等是否正常,一切就緒後再正式開始會議,一來避免會議中的設備狀況,二來也藉此讓與會者暖身,將注意力集中在接下來的會議上。
在視訊會議中與觀眾互動的方法二:事先制定並告知與聽眾「發言的規則」
如果是需要與會者發表意見或參與討論的會議,除了回應的機制,還需要事先制定「發言的規則」。
如果與會人數在三到五人間,可以讓會議主持人直接點名,或者輪流發言,賦予每個人發言的機會 (與義務),就算真的沒意見也無妨,至少能維繫聽眾的注意力。如果人數再多一些,可以善用會議軟體的留言功能,請大家隨時將問題或想法打在上面,最後在安排的討論時段中逐一處理,暨可保持會議的流暢,也達成討論的目的。
視訊會議中的聽眾回應機制動作三:講完一段後稍作暫停,主動詢問「有沒有問題?」
簡報內容較多時,講完第一段後稍微暫停一下,詢問聽眾有沒有要多做說明的地方,並徵詢主管或會議主持人,是否要先給予回饋?還是可以把內容講完再一次討論?
有時聽眾會不好意思打斷講者,但如果是講者自己提出,將主導權還給聽眾,就能創造相對自在的氣氛,讓與會者願意直接表達意見 ; 如果當下沒有人想發言,也能順勢將主導權收回,在聽眾同意的狀態下,用自己的節奏進行簡報。
自 2015 年啟程,簡報小聚已陪伴大家走過九年,很榮幸和許多職業經理人們一起共渡了九個 365 天。我們邀請了兩位特邀講者勞爾行銷顧問公司 NLP 高級執行師盧育明、企業品牌顧問 Gloria LI 及駐場簡報人黃孟堯 BFA 簡報總編輯,和大家分享三種不同簡報情境 #向上匯報、#團隊溝通、#客戶提案 中的簡報心法及方法。