最實用的 3 種簡報設計（含簡報排版技巧）

簡報排版技巧

簡報設計是一門學問，必須同時融合「創意」與「清晰」，才能有效傳達訊息，打動觀眾並激發共鳴。在現代商業或學術場合中，一場成功的簡報不僅僅是內容的呈現，更是展現個人品牌的大好機會。不過在揮灑創意的同時，也要注意簡報設計是否足夠清楚傳遞資訊！以下 4 個簡報排版技巧，新手一定要注意：

(1) 內容精簡

切勿在同一張幻燈片上放置過多內容，這會使得排版混亂，導致觀眾無法快速理解主要資訊。動畫效果也包含在簡化範圍內，過度使用可能會分散觀眾注意力，請謹慎使用。

(2) 文字夠大

這往往是最容易被忽略的重點，文字不夠大會有閱讀上的困難。簡報製作因距離電腦螢幕較近，不會察覺到正式上台時，底下觀眾距離很遠、影像模糊……等問題。根據個人經驗，最佳大小為：標題字級大於 28pt、內文字級大於 20pt、註解字級大於 16pt。

(3) 視覺一致

缺乏一致的排版風格和格式，會使簡報顯得雜亂無章，也會讓觀眾找不到閱讀起始點。建議在製作簡報前，就先進行設定，避免中途修改。需一致的項目包含：字體、配色、間距……等。

(4) 閱讀引導

這屬於進階一點的技巧，除了基本的「中文橫式閱讀，由左上至右下」、「中文直式閱讀，由右上至左下」之外，更包含了符號引導，例如：箭頭、線段、圖形……等不同方式。如果不擅長使用，建議直接套用軟體本身提供的版型範本即可。

簡報設計 3 種類型

簡報設計是由「資訊內容」與「編輯排版」所組成，藉由兩者的組合變化，創造出具創意度，又不失清晰度的簡報。根據各種需求，大致歸納出 3 大基礎簡報排版技巧，分別是：「通用型簡報設計」、「變化型簡報設計」、「重點型簡報設計」。

(1) 通用型簡報設計

通用型簡報設計的主要特色就是「統一標題格式與位置」，這種簡報排版技巧具有非常大的適應性，可以融入各種資訊內容中，同時也可順利幫助新手達到視覺統一的效果，這也是大多數人接觸簡報時，最常使用的一種。

不過這樣的排版方式，容易產生單調枯燥的感受（作品 A），因此許多人在設計時，會將標題字級放大（作品 B），或是使用搶眼的配色（作品 C），來強化視覺感官。

(A) 作品來源：ysh1234

(B) 作品來源：Louis Twelve

(C) 作品來源：Dennis Pasyuk

(2) 變化型簡報設計

變化型簡報設計的主要特色就是「標題格式固定，位置變動」，這種簡報排版技巧可以創造出很多變化，其中包含：標題與內文綁定移動（作品 D）、標題與內文分開移動（作品 E）（作品 F）。

不過此排版方式，不易使用於資訊圖表較多的簡報內容。另外也非常吃閱讀引導技術，沒有足夠經驗的話，容易造成觀眾在閱讀上的困難，對於剛接觸這種方式的新手，一定要注意視覺統一規範，且建議從綁定移動的編排開始（作品 D）。

(D) 作品來源：Yu-Cheng Chou

(E) 作品來源：Yumiko Selvador

(F) 作品來源：Annisha Firdausy

(3) 重點型簡報設計

重點型簡報設計最為人熟知的就是 Steve Jobs 在 IPhone 發表會上呈現的簡報，主要特色就是「大字配大圖」，同時滿足 4 大簡報排版技巧（內容精簡、文字夠大、視覺一致、閱讀引導），讓觀眾聚焦在單一重點上。

看似完美的簡報設計，其實存在重大致命傷：就是它非常挑發表場合。這種形式的簡報只會出現在演講或分享會，因為台下的觀眾不需要跟你做會後討論，所以可以省略很多資訊內容以及前因後果。不建議一般人使用，否則會招來主管或老師的不滿。

圖片來源：Wccftech

持續精進簡報設計

雖然只分享 3 種簡報設計，不過這些都是基礎樣式，還是有非常多進階款簡報設計可以嘗試，只要我們遵照簡報排版技巧規範，依然能創造出頗具個人特色的簡報。

本文作者：白日夢專科 Daydreamaster

延伸閱讀：免費排版工具推薦！排版設計輕鬆上手

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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運用單色配色與對比，輕鬆強調簡報中複雜圖表的重點訊息！實例優化詳解

圖表的呈現在簡報中往往是一個重要的環節，而強調圖表中的重點更是時常會遇到的情境，但大多數人愈想要強調圖表重點，反而讓觀眾愈不容易抓到重點。

前陣子我在臺大公衛所演講時，就遇到一個很經典的案例，臺上老師秀出一個學生簡報上呈現了一個這樣的圖表：

這是一個很典型的科學圖表，在這張圖表中相信只要你仔細看還是可以猜到這張圖表是想要強調 APS 與 BLIP 同時出現的階段是極度危險期，而這樣的呈現方式是很常見卻不夠直觀的呈現方式。

我認為這張圖表有幾個問題：
．用紅色虛線框強調重點區域效果不彰
．過多的色塊與框線相互競爭視覺注意力
．文字的層級差異不夠明顯

因為以上的問題導致觀眾在看這張圖表時，無法聚焦在它想強調的重點區域。

於是當時我就現場示範應該如何優化調整這張圖表：
STEP 1 將強調效果不彰的紅色虛線框移除

STEP 2 將軸線文字的色塊移除，並強化軸線上的文字

可以發現軸線文字色塊移除後，圖表變得比較清爽，同時將軸線上的文字適當地加粗加大，可以不失分量地清楚傳達軸線上的意義。由於橫軸是有時間變化的意含，所以將區分不同階段的藍色虛線延伸至橫軸下方，發揮區別的作用。

STEP 3 用單色配色原則替代數值原本色彩

不同濃淡的同色系色彩

在調整數值顏色後，我們可以發現將不是重點的 BS 與 Psychosis 數值改成不同濃度的灰色之後，能夠讓觀眾的視覺停留在有顏色的 APS 與 BLIP 數值上，而這兩個數值我運用不同濃度的橘色來呈現，可以避免彼此顏色過度競爭但又可恰好區別彼此，並且降低配色不佳的風險。

STEP 4 將上方的階段色塊濃度調淡並去除中層不必要的框線

將上方的階段色塊濃度調淡之後，我們可以更專注的聚焦 APS 與 BLIP 數值表現上，同時中層的框線移除後，整個圖表變得更加清爽，但又不影響原本的訊息判讀。

STEP 5 將 Ultra high risk 文字下移，並利用底色及陰影做出對比

透過將 Ultra high risk 區域加入底色之後，可以更明顯地被觀眾所注意，至於文字的陰影加不加影響不會太大，這邊只是想更強調，所以加上了陰影。其實到這個階段，已經可以說是優化到 90%，一般論文圖表能重製成這樣也很有誠意了，如果你想要更突顯，讓觀眾一秒內就聚焦在圖表重點，你就需要做完以下最後一步。

STEP 6 利用圖片遮罩的技巧，充分突顯重點區域

利用簡報中的圖片遮罩技巧，可以將非重點區域的色彩飽合度降到0，只留下重點區域的色彩，這樣一來就可以讓觀眾一眼聚焦在你想說明的區域，觀眾也不會被圖表中的其他訊息干擾。

我們來對照一下圖表優化前後的差異：

優化前

優化後

相信大家即使不是這個科學背景領域的人，在看到優化後的圖表依然可以很快速直覺的指出重點區域在哪裡。

一個好的圖表就是要站在觀眾的角度，去設想什麼樣的方式可以讓閱讀者不費力地捕捉到圖表中要傳達的重點訊息 。

希望透過這個實際案例的說明，可以讓大家更理解圖表資訊呈現上的訣竅，我們也可以發現一個好的簡報設計視覺呈現不一定要有很多繁複的變化，能夠準確有效傳達訊息才是最重要的事情。

本文作者：黃祺浩

本文出自：運用單色配色與對比，輕鬆強調簡報中複雜圖表的重點訊息！實例優化詳解

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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AI 畫質修復工具：重塑素材品質的關鍵

在當今數位時代，圖片素材的畫質在製作簡報或創作時都扮演著至關重要的角色，會直接影響作品的品質和效果。然而，我們常常面臨到的挑戰之一，就是低畫質素材帶來的限制。在這樣的情況下，AI 畫質修復工具成為了解決問題的最佳選擇。這個工具具備改變影像品質的強大功能，透過 AI 演算技術將低從低解析度轉化為清晰且高解析度的可用素材。

接下來，只需要透過簡單四步驟，就能快速提升圖片素材的畫質!

 I LOVE IMG - 提升圖片質量功能

STEP 1 : 無需登陸註冊，直接點擊選擇多張圖片按鍵上傳圖片

STEP 2. 左側可以查看效果，右側可以選擇圖片尺寸

STEP 3. 確認效果及尺寸後，點擊右下角提升質量按鍵

STEP 4. 最後，點選按鍵下載已提高質量的圖片

AI 畫質修復工具將成為眾多專業經理人和創作者的得力工具，為我們帶來一個更加振奮人心的創作時代。在製作簡報、影像或設計作品時，這項工具將持續加速我們對影像處理的流程，為工作和創作帶來更多可能性和便利性。

本文作者：BFA 簡報 編輯部

Canva AI 工具箱 - Magic Studio 正式上線!

Canva 推出全新 AI 設計工具 Magic Studio。這一全面升級將設計提升到了一個全新的時代，此工具集合多種 AI 設計工具和模板，提供一站式 AI 設計工具箱。無論你是一名設計師、創作者，還是一般用戶，都能輕鬆完成設計、影片動畫、影片製作、產品文案、文字設計...等等，只需要靠一鍵就能生成。

Magic Studio 的功能豐富，接下來為您簡單介紹十大主要功能：

1. Magic Design 設計

Magic Design 無需複雜的設計程序，可以通過簡單的文字或圖片，為您快速生成設計以及自動生成影片和演講稿。

取自 Canva 官網

2. Magic Switch 設計轉換

Magic Switch 能將現有設計轉換為不同風格，重新排版和修改內容，同時提供多語言翻譯功能。

EX : 將演講稿轉換為文章、摘要或電子郵件，同時自動翻譯文字內容。

取自 Canva 官網

3. Magic Media 媒體生成

Magic Media 只需輸入文字提示，即可自動生成影片或圖片，省去了繁瑣的製作編輯過程。

取自 Canva 官網

4. Magic Expand 圖片擴張

Magic Expand 通過 AI 能夠快速擴展圖片以適應不同的設計或網站需求，或是恢復邊匡之外的內容。

取自 Canva 官網

5. Magic Grab 物體選取

Magic Grab 幫助重新設計和修改圖片，通過選擇圖片中的物體，分離物體和背景，變成像是貼紙一樣，進行重新定位、調整大小。

取自 Canva 官網

6. Magic Edit 圖片編輯

Magic Edit 讓你輕鬆更改圖片中的任何物體和背景，同時也能更改顏色和替換背景。

取自 Canva 官網

7. Magic Write 文字撰寫

Magic Write 是一個強大的 AI 文字生成工具，只需簡單的提示詞，即可快速生成初稿、文案和總結等內容。它還提供了 Brand Voice 功能，以確保內容風格與品牌調性保持一致。

取自 Canva 官網

8. Magic Eraser 雜物消除

Magic Eraser 能直接消除圖片中不需要的雜物、物體，讓你的照片更乾淨整潔。

取自 Canva 官網

9. Magic Animate 動畫轉換

Magic Animate 讓你將設計添加到不同的動畫風格中，同時能下載為 GIF 或影片格式。

取自 Canva 官網

10. Magic Morph 材質變形

Magic Morph 可以通過輸入文字提示詞來改變設計中單詞的形狀或文本材質。

取自 Canva 官網

免費用戶可以使用 Magic Studio 多項功能，例如 Magic Write、Magic Design和 Magic Edit 等，但這些功能會有使用次數限制。舉例來說，Magic Write 每月最多可使用 25 次。其餘功能則需要用戶升級至 Canva Pro 或 Canva for Teams 才能解鎖。

Magic Studio 的推出，將為設計師和創作者們帶來更多便利性，幫助他們更好地表達自己的創意和故事。這一全面升級的功能將改變設計方式，讓創作更容易、更有趣，不論你是初學者還是經驗豐富的設計師，都能節省很大一部份的設計編輯時間。如果你想試試最新 AI 設計方式，可以在 Canva Magic Studio 網頁上體驗看看，一同感受設計的魔力！



本文作者：BFA 簡報 編輯部

五款可商用免費黑體字型推薦

在製作簡報或排版設計時，選擇適合的字型對於良好的排版效果至關重要。因此，BFA 簡報 為大家推薦了五款免費、可商用的黑體字型，無論在日常使用或商業應用上，皆能安心使用！ 

這些黑體字型均是「SIL Open Font License」開源授權，可以免費使用並進行商業應用。無論是製作商標、網站內容、印刷品、媒體素材，還是圖文與影音創作，都毫無疑慮。

• 思源黑體 (Noto Sans TC)

• 思源黑體是一種由 Adobe 和 Google 合作開發的開源字體，支援中日韓等多種語言。其優雅的設計、風格多樣的無襯線字體，適用於印刷品、螢幕顯示和各種使用情境。思源黑體是一種由 Adobe 和 Google 合作開發的開源字體，支援中日韓等多種語言。其優雅的設計、風格多樣的無襯線字體，適用於印刷品、螢幕顯示和各種使用情境。

• 思源黑體下載連結

• 源石黑體 (GensekiGothic)

• 源石黑體，源自於思源黑體，但透過精巧的電腦程式改進，使字型呈現出令人耳目一新的風格。與那些強調統一和尖銳特質的現代流行字型不同，源石黑體勇於模仿早期的復古黑體特色，藉此為文字賦予更多溫度和情感。

• 源石黑體下載連結

• 源樣黑體 (GenYoGothic)

• 源樣黑體是由 But Ko 開發的字型，在思源黑體的基礎上進行了調整。主要以思源黑體韓文 (KR) 版本的字元為基礎，並針對繁體中文的特點進行了優化，使得置中的標點在排版中更加得體，特別適用於傳統印刷文件的設計。此外，該字型還特別加入了對台客語漢字、台客族語羅馬拼音以及思源黑體 V2 注音符號的支援。

• 源樣黑體下載連結

• 昭源黑體 (Chiron Hei HK)

• 昭源黑體是以思源黑體香港版為基礎，同時參考了繁體中文地區常用的商業字體，經過修改而成。其目標在於提供一套標準的正體中文字型，保持區域中立性，同時融合現代筆劃風格，並兼顧標準字形和適合印刷的結構，成為一個開源字型的解決方案。

• 昭源黑體下載連結

• 台北黑體 (Taipei Sans TC)

• 台北黑體以思源黑體為基礎，進行了巧妙的字形調整，以保持漢字的對稱美感。在過程中，設計師非常注重每筆筆劃的平衡，並賦予其堅毅的特質，使整個字型保持了漢字結構的和諧。而這種調整也確保了字型在印刷時仍保持著傳統印刷體的風格，延續著書寫藝術的精髓。

• 台北黑體下載連結

選擇適合的字型在簡報和排版設計中扮演著關鍵的角色，BFA 簡報 推薦這五款免費商用黑體字型，無論用於日常使用還是商業應用，都可以放心使用。這些字型絕對是您工具箱中不可或缺的選擇。不論您所處的領域為何，這些字型都能助您達到更好的效果！



本文作者：BFA 簡報 編輯部

Keynote 教學：將常用 Logo 儲存至形狀資料庫

在製作投影片時，常常會需要使用到公司 Logo 或企業的圖案，但每次都要到資料夾中尋找。Keynote 推出新功能讓你可以輕鬆地建立自訂形狀和圖示，並將它們儲存至形狀資料庫，以便在不同的投影片中重複使用。接下來，只要簡單三步驟，就可以讓你在 Keynote 更有效率的使用常用的形狀。

Step 1. 將您常用的圖樣、Logo 導入 Keynote 中 

Step 2. 選取您要加入的形狀，點右鍵，選擇「儲存到我的形狀」

Step 3. 形狀會儲存至形狀資料庫最下方「我的形狀」類別中，加入後可以在顯示於形狀下方的欄位中輸入名稱，或按一下名稱來更改。

通過簡單三步驟，就可以在 Keynote 中輕鬆將自訂的圖案和 Logo 儲存至形狀資料庫中，以便在不同的投影片中快速使用。這將大大提升你的簡報製作效率，同時使你的投影片更具視覺吸引力和專業性。

本文作者：BFA 簡報 編輯部

排版技巧：掌握 10 種技巧就可以創造漂亮的排版

排版，在平面設計中占了蠻重要的一環，若沒有好的排版方式就等同跟觀看者沒有正確的對話。這時候排版的層次就顯得很重要了。

我們今天就來談談可以把排版弄得漂亮的 10 個技巧，讓你在做平面設計時，你也可以使用它！

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排版是什麼?

它們就像一個交響樂團一樣，小號、大號、重低音等去排列出一首曲子，那麼在平面設計的排版也是一樣，字的粗細、字體、方位都可以形成一張好看的排版了。

平面設計排版有一個很神奇的地方是如果把字放到 A 地方會感覺不好；但如果放到 B 地方就很好。

想起前幾年我去德國旅行的時候，走在路上看到路邊放了一台知名的 Gogoro 電動機車，當時的我覺得那台機車好漂亮，那台的機車配色就很普通的黑色而已。

後來回到台灣，在路上看到許多 Gogoro 電動機車，我竟然沒有感到漂亮，為什麼同一家公司出產、設計款式一樣都平平是一台電動摩托車，為什麼放在德國很好看，但是放在台灣也就還好?

這不是崇洋媚外，只是後來發現到兩件事可以讓這台機車變漂亮：

1. 城市特色、建築，都有美學在裡面。

2. 路上好幾輛車，但卻只有一台機車。

話說回來，排版到底是什麼?

一般來說排版層次可以分為三種階級，以一個城市來說。

l   第一級：德國柏林，這是大標題，大部分人都知道這個國家的城市。

l   第二級：建築、地鐵等知名景點，這是副標題，中部分的人大概知道樣子，這些都是可以去 Google 去看就知道了。

l   第三級：我在路邊看到的 Gogoro 機車，這是文字，少部分的人知道這個城市、這個地點、這個時間出現了這台機車，而且它就擺在一個車多、機車少的地方。

所以排版層次的整個總結就是：大標題、副標題、文字，去創造一個排版內容，讓人整體看起來是舒服的。

換句話說，你的編排方式需要運用點線面以達到你在傳遞訊息的起承轉合。

看報紙、雜誌學排版

看了以上你大概知道其實報紙、雜誌就等於我剛剛所說的一種方式，這可以算是一個很基礎可以學習平面排版的方式，一般的報紙中的布局有分為三大類型：標題、中標題、小字的說明。

通常大字體都是讓觀看者第一眼看，所以在那個時候文案就很重要了，接著中標題再來小標題。

如此一來，這樣得觀看順序就可以讓觀眾明確知道這篇報導在講些甚麼、發生了什麼事件等。

這是很基礎的一種排版方式。

如何使排版看起來有質感呢?

過去許多知名平面設計大師都出來說，排版在平面設計中是最基本也是至關重要的一環，幾乎呈現整個作品 80% 的成敗，這點我很認同，它擁有許多奧妙與學問都在裡面。

大小字體

運用比較大型字體創造層次，就像剛剛說的報紙排版部分，如果讓標題變大、字變小的話，這時候層次就出來了。

字體改變

如果運用字體的改變就可以完全改變層次樣貌，比方說，標題用哥德體、副標體用書寫體，如此一來這樣的層次也就出來了。

顏色變換

這就類似像音樂的音色一樣，若是在整個背景上是白色的，想要讓標題一瞬間看到，那麼你可以考慮換顏色，顏色可以融入或者凸顯，這需要有一點色彩知識選擇。

首先第一個看到「I LOVE YOU」接著看到怪奇比莉的全名，再來就是歌詞了。

色塊區分

色塊可以讓整個畫面去區隔，最常看到的就是 CTA (行動呼籲按鈕)，它可以讓觀眾知道這是區隔也可以點擊。

這不是真的，請勿當真，這是範例。

細條區隔

有些人不太喜歡利用色塊去區分，他們會去使用線條來區隔事件，就像「A/B/C/D」這樣去區隔，我也會做範例。

加入符號

相信有在做 Word 應該知道，如果你想要做一些不同區分可以加入符號或數字，什麼意思 ?

就像是：你認為周杰倫做了那些歌曲，是你喜歡的?

• 以父之名

• 不能說的秘密

• 威廉古堡

• 菊花台

或者

1. 以父之名

2. 不能說的秘密

3. 威廉古堡

4. 菊花台

空白區隔

這個方法比較像是極簡主義者經常使用的方式，他們會利用空白來凸顯 ABCD 的事件區隔。

這就很像訪問者問問題，受訪者經過一些思考後給答案的感覺。

網格編排

瑞士國際主義帶起來的風格，我覺得這種比較注重架構、動線，但認為多少還是有層次的概念在裡面，如果你再搭配上面的字體大小這類的，層次又出來了。

藍線帶表格線

若我把藍線給消失 (下圖)，你會發現整體上非常乾淨，又有條理的編排，這也是我剛入門學平面設計很喜歡用的方法。

角度改變

可以利用角度的改變讓字體呈現，但我認為這是在實驗性藝術編排會使用，因為在商業設計裡面，目的是為了要傳達訊息給大眾，不是說不能用，而是需要給大眾可以快速的看過去整個內容在表達什麼。

字體設計

其實這個感覺不算是編排層次在裡面，算是另一個領域。

這個會放這裡的第 10 種原因是，一般專業設計師認為有些字體選來選去都一樣，感覺跳脫不出層次，所以乾脆自己設計文字比較實在，相對的，這其中裡面有深奧的學問在裡面，也耗時間，這需要自己另外學字體設計課。

結論

魔鬼藏在細節裡面，如同文章中所說的最基本排版是重要的一環，它幾乎呈現整個作品 80% 的成敗，所以想讓作品好看，在他人看到你的作品第一瞬間很驚艷之前，你要不斷學習如何編排，讓作品說話。

本文作者：Creativemini

本文出自：排版層次如何使用 ? 掌握 10 種技巧就可以變漂亮的排版

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

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比花時間美化 PPT 更重要的事：簡報設計流程全攻略

很多人說想學 PPT，核心訴求是學習 PPT 技能，也就是操作。這無可厚非，畢竟 PowerPoint 是一個軟體，軟體的門檻便是操作。而這其實也是最容易的部分：隨便買一本書，照著裡面的內容練習一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住，大概知道功能叫什麼，日後上網一查大概就能解決。只要能馬上搜索到答案的，都不會是大問題。那大問題是什麼？大問題是它的前因後果。就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。

要真正解決這個問題，必須回溯自己的過往，找到一路的軌跡，發現自己為什麼成為現在的自己的動因，繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點，PPT 也是如此。

一、PPT 是用來輔助簡報，但演示輔助並非只有 PPT

這裡有兩個觀點：

1. 任何工具存在的價值，都是用來解決問題的。

2. 解決問題的，永遠不只有一個工具。如果覺得沒有，那是因為還沒有找到。

圖片來源：少數派

其實如果接觸多了，你會發現，還有很多工具可以輔助簡報，比如思維導圖、手繪、影音，甚至只是幾張紙。它們提供的都是線索，幫助簡報者傳遞資訊。

二、PPT 只是輔助，重要的是背後的內容

很多人會沉醉於 PPT 設計上，喜歡去研究最炫酷的效果。如果你的場景是發布會、晚會，那無可厚非。但是，如果是匯報、演講，那很容易就本末倒置。

因為聽眾過來的目的，不是為了看那幾個動畫，而是看動畫裡面的內容。如果內容不行，那就只是浪費他人的時間。

三、既然是輔助簡報，那麼時間就應該更多花在簡報設計上

PPT 設計只是簡報設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升，但整體效果的提升不只是關於它。還有哪些呢？

1、你的表達

是的，PPT 再好，你說得語無倫次、邏輯不通，那也只是徒勞。

2、你的架構

這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景：

• 如果是工作匯報，那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」，是最穩妥的架構。

• 如果是公眾演講，那麼就需要考慮：故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。

3、你的技巧

在傳遞資訊時，不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句，讓人醍醐灌頂；比如幽默，讓人意外驚喜。理解了以上內容後，我們重新來看演示設計，便會有一個不同的視角。也基於此，我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。

簡報設計全流程

圖片來源：少數派

如果看了上圖，你便可以看出，PPT 設計（美化）這件事，其實只佔全流程中不到 30％ 的時間。更多的，則是內容生產和邏輯梳理。

第一步：準備初稿

永遠不要想着一開始就打開 PowerPoint ，一鼓作氣，一步到位，這不現實。

現實是，先明確演示目標。

1、明確演示目標，先問三個問題：

（1）聽眾是誰？

這解決的是整體風格問題。

• 如果是主管，那最好是嚴肅認真；

• 如果是新員工，那可以考慮活潑有趣；

• 如果是同級，那最好多點乾貨、不要來虛的。

（2）我要傳遞什麼資訊？核心資訊是什麼？

這解決的是主題問題。在大多數場景下，他人能留下的資訊就那麼三四點，所以我們需要明確重點。最關鍵的篇幅大一點，其次的點到即止即可。

（3）這個匯報在什麼場景下展示？是演講場景還是工作匯報場景？

• 如果是演講，那就要考慮「矛盾導入」、「發現問題」、「分析問題」、「解決問題」的邏輯。

• 如果是工作匯報，那就要考慮「結論先行」、「論據補充」的「金字塔邏輯」。

把這三個問題想清楚後，整個演示設計的「風格」、「邏輯」、「重點」都十分清晰了。接下來，我們便需要整理思路。

2、整理思路

在這個階段，我們可以從兩個維度來展開：

• 過往案例。例如年度工作匯報，前幾年肯定也做過，那找到它們，作為參考。

• 其他企業案例。要實現差異化，肯定不能照搬去年的，那可以看看其他企業的相關案例，取其精華，作為輸入。

除此之外，還可以考慮跟領導溝通，和同事頭腦風暴。

3、確定大致提綱

有了大概的思路後，可以考慮把提綱畫好，並明確清楚哪些素材有了，哪些素材還欠缺。可參考以下尼爾森十大可用性原則：https://www.jishuwen.com/d/2ccl/zh-tw

4、準備數據、案例和知識

基於提綱，補充相應的數據、案例和知識。

數據和案例好理解，這個「知識」又是什麼？

對於大多數匯報，我們都習慣於有一說一，但是，總感覺缺乏高度。

這時候，可以考慮找到一些相關領域的專業知識，用它來提綱挈領，整體便有了高度。

例如，在做一個策劃的複盤分享時，如果只是把流程重述，大家會覺得「也就那樣」。這時候可以考慮用「認知升級」「體驗升級」來貫穿始終，這便有了體系感。

5、準備「粗版」PPT / 講稿

到這一步，才正式開始準備簡報材料了。但也謹記！千萬不要抱著「完美」的態度來行動，直接把既有的材料先丟進去即可，不難看出即可。

這有兩個原因：

之後大改的可能性存在。

避免糾結在某頁的美化上，拖延了進度。

第二步：溝通並修正

有了大致的內容後，這時候便可以去與主管（同事）溝通了。

為什麼現在才溝通？

因為帶著方案去，比空手去會更尊重他人（也更有效率）。畢竟空對空的時候，就是讓主管做問答題，對方壓力大，也很難有耐心。

類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼，對方肯定是「隨便啦」、「額……」。但如果拿著一個菜單問他怎麼樣，他馬上就會說「要不來個辣菜？」「這個最近吃不了」。

圖片來源：Pexels

在溝通前，自己也要適當審查三個方面的內容：

• 有沒有敏感資訊？比如不太適合分享的機密。

• 有沒有不合適的內容？比如比喻用得不恰當。

• 核心目標是否清晰？比如非重點內容佔比過大。

也正是因為此時的修改可能性大，所以第一步的「初稿」環節要盡量快，不要糾結。

溝通完成後，馬上進行修改。

第三步：校稿和美化

當內容層面沒有大問題後，這時候就可以考慮校稿和美化了。

校稿最好交給另一位同事來做，因為自己寫的東西，很難看出問題。

美化的話，有兩個小建議：

（1）封面和開頭幾頁一定要美

人有一種「聚光燈效應」，一旦覺得你不錯後，之後會不斷驗證你的不錯；反之，則會找更多你不行的理由。所以，開頭一定要讓人覺得不錯。

（2）重點內容要美

這個好說，畢竟是要傳遞的核心資訊。而且，這也是聽眾最容易拍照留存的部分。

第四步：展示準備

簡報文稿設計好後，並不意味著簡報設計做好了。接下來還有一系列工作要完成：

1、設計包袱

這點主要針對的是演講。畢竟演講場合觀眾的「愉悅訴求」佔比更高，我們需要設計體驗感。

一般來說，可以考慮：

• 互動：比如有的部分先拋出問題，隨機抽取一位前排觀眾回答；或者給出選擇題，讓大家舉手回答（同意的請舉手）。

• 影音：如果有相關的影音，請一定要用！特別是放在演講中途。它有兩個好處：其一是吸引注意力，其二是給自己整理思路和節奏的空間。

• 幽默：設計一些出其不意的梗，讓大家的神經舒張。

2、排練三次

這是個人給自己的要求。任何簡報或匯報，提前都要準備三次：

• 第一次是看著完整材料準備，主要是熟悉全部內容。

• 第二次是看著框架準備，保證大體脈絡清晰。

• 第三次是臨場前準備（什麼都不看），主要是讓自己安心。

3、印出文稿

同時列印兩份：摘要版和完整版。

摘要版可以是思維導圖，也可以是目錄。拿著它，無論出現什麼問題，都心中有數（後面還有多少）。

有人可能會說，電腦上有簡報者模式啊！但是，有的電腦真的還放不出來。

完整版則是為了給他人，比如領導。

4、提前準備

最後就是盡量提前到達簡報場地：

• 複製文件

• 測試裝置

• 現場走位

現場走位很有必要，特別是演講。大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬，哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。

平常花 90% 時間給 PPT 美化的你，至少分一半時間給邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備，一切才會更完美。

總結

最後，我想回歸到最初的問題：很多人說想學 PPT，那學習的到底應該是什麼？

• PPT 的技能肯定是基礎，但不是全部。

• 邏輯思維能力很重要，它決定了內容的安排。

• 講故事的能力也需要，因為它決定了愉悅程度。

• 溝通能力必須要有，因為大多數 PPT 都需要與領導確認、與同事合作。

• 專案管理的意識要有，幾個時間節點必須把控到，例如「初稿完成」「領導確認」。

簡報與頭腦人人都有，如何做出專業與特色才是真正關鍵。

本文作者：曹將

本文出自：请把这张图打印出来，下次做 PPT 时对照检查！

責任編輯：BFA 簡報 編輯部