寶渥有一個服務項目是「簡報訂製」,即根據不同簡報場景,例如提案、發佈、募資、跨國會議等,協助客戶打造符合商業溝通需求的重要簡報。
既然是量身打造,自然無法使用模版或沿用前例,而 (很神奇的) 重要簡報通常沒有太多製作時間,我們必須建立一套明確的工作流程,從擬定策略一路推進到簡報完稿,讓講者得以順利登台。
這套工作流程可以無痛轉換到一般職場經理人的簡報工作當中,這篇文章就來分享寶渥的商業簡報製作五步驟,以及當中的思考模式,也邀請大家將文中的「客戶」換成「主管」或「老闆」,或許能解決職場經典簡報難題:替主管做簡報。
寶渥的商業簡報製作五步驟:
1.分析背景
2.搜集素材
3.擬定架構
4.設計排版
5.修改細節
1.分析背景
為了達成溝通目的,在這個階段會採用訪談的形式,與客戶一同釐清幾件資訊
情境: 這份簡報的用途與形式,是商業提案?向上匯報?股東大會?募資路演等,是現場演示用的演講型簡報?還是當成書面資料提供給受眾的閱讀型簡報?用途影響敘事策略,形式影響設計方向。
目的:客戶為什麼做這份簡報?受眾為什麼聽這份簡報?條條大路通羅馬,如果選擇簡報這條路,就希望是最佳路徑,明確的目標讓我們擁有篩選內容的依據。
以「公司簡介」為例,如果目標是銷售產品,我們會強調產品的特色、亮點 、方案等 ; 如果目標是招募人才,則會強調福利待遇、升遷制度等面向。
對象:簡報的對象是誰?通常會跟目的一起思考。
時間:包含「有多少時間可以簡報」,與「有多少時間製作簡報」,前者回推策略與篇幅,後則決定要深入到什麼程度。
2.搜集素材
巧婦難為無米之炊,缺少食材無法成菜,沒有足夠的素材就無法充實簡報內容。別急著打開簡報軟體,先盤點現有相關素材,可能是簡報、文件、表單、圖片、影片、網站或者客戶的口述,一一檢視能否對應背景分析的方向,不需要的先擱置,不完整的設法補足,彙整到一個程度後,再往下個步驟移動。
3.擬定架構
素材備齊後,接著擬定簡報架構,白話點說就是安排簡報的「段落」與「順序」,起承轉合各要說些什麼,框架確認後再填補細節。
推薦給大家的方便工具是「便利貼」,先發散寫下各種關鍵字,接著用刪去法來聚焦,最後用餘下的便利貼上下左右調整順序,排出整體段落與各頁細節。
下圖左是我們實際工作使用的便利貼,左側第一直行便利貼 (藍色粗體字) 表示各段落的主題,往右延伸的便利貼 (黑色細體字) 是各段落對應的細節。使用便利貼排列,很快就能搭出架構,方便即時調整,如果需要與客戶討論,也能整理成下圖右的格式,並用顏色標記重要的內容,看起來一目瞭然。
4.設計排版
架構確認後,就是按圖索驥進行投影片的排版工作。如果是替客戶或主管做簡報,我們會提出兩到三種風格參考讓對方挑選,確認方向後才開始製作每頁投影片。
5.修改細節
越重要的簡報修改次數越多,尤其是長官要用的簡報,要有心理準備會調整到登台前一刻,甚至邊講邊改也是是有可能的。
提供一個職場小撇步,記住主管再三刪除的內容,那就是傳說中「主管的地雷」,寫在筆記本中,下次做簡報時避開它,就能提高生存的機會。
分析背景 > 搜集素材 > 擬定架構 > 設計排版 > 修改細節,以上五個步驟就是寶渥進行簡報訂製的工作流程,希望能有幫助,關於簡報課程或簡報設計業務歡迎與我們洽詢合作。
本文作者:寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯
日常的工作裡,每週每月總有那麼幾刻,需要向主管匯報工作成果,可能是專案進度、可能是營業數據、也可能是全新的企劃提案,本月簡報小聚邀請特邀講者及駐場簡報人,和大家分享如何透過一場有效簡報,讓主管看見工作績效。
本場簡報小聚將針對五大主題討論 :
1、專案進度
2、企劃提案
3、培訓成果發表 / IDP
4、晉升面試
5、年度會議
適合需要展現工作成果,獲得認可及即將要做年度報告的職業經理人參與。
2024 年 6 月 23 日,BFA 簡報舉辦簡報小聚臺南六月場「簡報初心者的冒險南國篇 #傑出的一筆」,邀請 BFA 簡報共同發起人林大班,與企業品牌顧問 Gloria 擔任主題講者,分享在重要簡報現場的 Plan B,以及成為國際品牌合作夥伴的作法與心法。
BFA 簡報共同發起人林大班將現場狀況分成設備、時間與心情三個面向,看似與內容無關的細節,卻著實影響簡報的成效,唯有萬全的事前準備,才能迎刃而解,安全下莊。
企業品牌顧問 Gloria 剖析國際品牌對於合作夥伴的期待與標準,並從 30 年的品牌策展經驗淬取智慧,總結出可以落地實踐的兩個作法與一個心法。
BFA 簡報總編輯黃孟堯則回歸簡報製作,分享透過層級 - 配色 - 位置三個技巧,製作兼具重點與質感的投影片。
2024 年 5 月 28 日,BFA 簡報舉辦簡報小聚五月場「用畫面說故事 - 按下快門前的品牌思維」,邀請好好拍負責人 / 好客室頻道負責人 Andee 擔任主題講者,分享在品牌爭相搶奪注意力的時代,如何透過攝影來塑造情境,建立在消費者心中的品牌形象。
BFA 簡報總編輯黃孟堯從感性角度回顧職涯,檢視自己在不同階段的工作心態,總結出三個提案簡報的思考心法。
BFA 簡報共同發起人林大班則以「簡報現場的 Plan B」為題,分享講者遇見設備、緊張與時間等突發狀況時,如何迎刃而解,安全下庄的實用技巧。
製作標案簡報時,最費心思的無非是要在有限時間內說明整本服務建議書內容,同時還得凸顯計畫亮點,以獲得評委青睞。
常見作法是依照服務建議書的順序一頁頁製作,但對評委來說,一次評選會議要聽三到五間以上的廠商簡報,每間都用一樣的順序報告,如此一來難以脫穎而出。
其實現行多數的標案評選會議,並未強制廠商依照服務建議書的順序簡報,依據寶渥多年的經驗,標案簡報只要掌握以下十張投影片的內容,就能在有限時間內完成結構明確、兼具細節與重點的標案簡報。