別再盲猜空氣，主動開口，確認視訊會議中的聽眾反應

經歷疫情的修煉，人們對視訊會議軟體的操作已十分熟悉，以往看不見畫面、聽不到聲音、播不出簡報等手忙腳亂的狀況大幅減少，會議品質變得更好，但在線上環境做簡報時，仍有一個無法迴避的問題：不容易感知聽眾反應。

現場做簡報，可以從聽眾的表情、肢體或眼神等線索獲得反饋，作為調整簡報方式的依據，當情境轉換到線上，就算聽眾有開鏡頭，也不易觀察上述的非語言訊息，如果對方連鏡頭都不關，真的會有種對空氣說話的尷尬感。

怎麼破解？我的建議是直球對決，直接開口問。

聽眾沒反應的原因可能是不知道何時能插話、尚在消化思考內容，或是根本不理解簡報內容，這時講者能做的，是在清楚的簡報架構之下，在適當的時機友善的引導聽眾回應。

首先是簡報架構，原則是開場先讓聽眾知道「要講哪幾件事」，接著依序展開說明，結束前簡短回顧與總結，最後指派下一步行動。

這個架構的好處是替聽眾建立全貌與安全感，聽眾無需思考「現在在講什麼？」、「接下來要講什麼？」，相對容易專注簡報內容，也留了回應的餘裕。

在簡報進行中，有兩個適合詢問聽眾反應的時機，一是在說明完第一個項目之後，二是在回顧總結之後，兩個時機點的提問台詞如下：

說明完第一個項目：

講者：在這邊先稍停一下，請問 OO (通常是主管或有決策權限者) 或其他夥伴有什麼需要提醒我或要我再補充說明的部分？

此時稍停一下等待回應，聽眾有回應就當下回答，沒有的話就繼續講下去：

講者：謝謝大家，那我就依照順序繼續說明。

說完第一個項目先做詢問，讓聽眾有時間消化剛才的內容，並整理可能的回應，先詢問主管則是讓對方有合理回覆的機會，主管先開口，其他人也較願意發表意見，如果所有人都沒特別意見，即代表大家都清楚，可以順理成章的往下推進。

回顧總結之後：

講者：我簡報的內容到這邊告一段落，快速地替大家回顧一下，今天我們提到了三件事情 … (除了回顧，不要忘記歸納會議上得到的回饋) ，以上，請問 OO 主管或其他夥伴是否需要補充或再提醒我的？

替聽眾回顧，可以加深印象，確認大家都有聽到重點，請求給予提醒則讓聽眾有合理開口的機會，也能展現自己的細心，當然如果沒有特別的回覆，就可以乾淨利落的結束會議。

清楚的架構、適當的時機與友善的提問，下一次視訊會議，主動詢問聽眾反饋，別再提心吊膽地猜空氣啦！

本文作者：寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯