商業簡報中,數據很實用,可以提供聽眾新知、佐證行動決策,甚至達到撥亂反正的效果,然而數據也很難駕馭,想想上一次看到通篇數字的投影片,那種注意力瞬間登出的感覺。
其實枯燥並非原罪,只要能和聽眾建立適當的連結,數據就是商業溝通中強力的武器,掌握以下三個原則,善用數據,為簡報大幅增加說服力。
聽眾在意才有意義
聽眾心中都有一句沒說出口的話:「為什麼要聽這場簡報?」,當內容與聽眾在意的事物重疊,自然就會產生連結。在商務簡報中,聽眾有感的數字通常與金錢、市場、曝光有關。
聽眾不同,在意的點也不同,例如報告「邀請擁有 50 萬粉絲的 KOL 進行業配,業配期間業績提升 40%」,行銷部門會對 50 萬粉絲 (曝光) 有感,業務部門則更在意業績提升 40% (金錢) ,依據簡報對象選擇並調整報告比重,才能讓數據產生意義。
主動說明研究心得
當聽眾非該領域的專業人士,再加上初次聽聞簡報,極可能對裡面的數字一竅不通,無從理解。試著加上整理過的「研究心得」,即簡報者對數據的觀點,替聽眾說明其代表的洞察或結論,一個小動作就會讓簡報內容更容易理解。
以下圖為例,左側長條圖只呈現圖表標題「2020 各項業務營收占比」,看不到簡報者對數據的詮釋,右圖則加入「專案軟體業務為 2020 發展重點」的研究心得,幫助聽眾清楚理解數據的含義。
如果使用圖表,請盡量用長條圖、折線圖與圓餅圖這三種可以輕易看懂的方式呈現,我們的目的不是製作炫彩奪目的圖表,而是讓聽眾更快速理解內涵。
透過對比強化力道
當聽眾不清楚背景脈絡,難以僅由單一數據理解其意義或程度,需透過和其他同類數據的對比,才能顯現力道。
「與 KOL 合作業配期間,業績提升約 40%」,四成是多還是少?聽眾難判斷,若加入「先前嘗試購買網路關鍵字,業績提升約 5%」的描述,馬上能得出與 KOL 業配比關鍵字還有效的結論( 40% 對比 5% )
大與小、高與低、快與慢......,適度運用對比的方式,讓簡報中關鍵的數據更顯重要。
本文作者 : BFA 簡報 總編輯 黃孟堯
日常的工作裡,每週每月總有那麼幾刻,需要向主管匯報工作成果,可能是專案進度、可能是營業數據、也可能是全新的企劃提案,本月簡報小聚邀請特邀講者及駐場簡報人,和大家分享如何透過一場有效簡報,讓主管看見工作績效。
本場簡報小聚將針對五大主題討論 :
1、專案進度
2、企劃提案
3、培訓成果發表 / IDP
4、晉升面試
5、年度會議
適合需要展現工作成果,獲得認可及即將要做年度報告的職業經理人參與。