參與政府標案，除了服務建議書，還需提供相關的廠商投標證件，經主辦機關於開標階段檢核內容符合規定後，才能取得評選的資格。政府標案中所要求的投標證件雖然只是一些書面資料，但也不乏因相關證件缺漏，而在開標階段就被判出局，讓所有事前投入都付諸流水的慘痛案例。
為了減少類似情事，政府標案的招標文件中會附上「廠商投標證件審查表」，方便廠商對照，確保備齊所有文件。以下由寶渥為您逐項介紹當你參與政府標案時會出現在證件審查表的文件以及準備時要注意的特殊事項。
政府標案中所要求的投標證件雖然只是一些書面資料，但也不乏因相關證件缺漏，而在開標階段就被判出局的慘痛案例
政府標案招標文件一、一般證件文件影本
證明投標廠商是合法立案之營利單位 / 社會團體 / 法人組織 / 學校等，廠商根據自己的登記類別提供對應相關證明。如果是營利事業單位，需注意自民國 98 年 4 月 13 日起，營利事業登記證不得作為有效證明文件，需自行前往經濟部網站「全國商工行政服務入口網」下載商工登記資料，列印並蓋公司大小章後始可作為有效證明文件。
政府標案招標文件二、投標廠商聲明書
聲明符合採購法相關規定、非拒絕往來廠商、違反利益衝突或是具敏感性或涉及國安情事等之文件。此份文件要由廠商自行依據實際狀況勾選，其中第一項至第七項必須勾選「否」，如勾選「是」或為勾選，則不得參加投標 ; 聲明書內容經查有誤者，不得做為決標對象。建議先詳細閱讀聲明書的「附註」欄位，就能知道該如何填寫。最後不要忘記填寫投標廠商名稱，並蓋上公司大小章。
政府標案招標文件三、標單文件 (含採購標單兼切結書)、標價清單 (廠商報價單)
此項目包含「採購標單兼切結書」與「廠商報價單」兩份文件。採購標單要先行填入依服務建議書編列預算之總金額，若有得標，將會以此金額進行議價。此處須填寫中文數字 (零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖)，未使用中文大寫、使用鉛筆或其他易塗改書寫工具書寫或修改處未加蓋印章者，會被視為不合格標。
廠商報價單是執行項目與內容的詳細說明，通常會依主管機關提供的項目填寫，要確認內容與放在服務建議書的報價單相同，並蓋上公司大小章。
「採購標單兼切結書」與「廠商報價單」涉及計畫經費以實際交付項目，數字上不能有任何差錯，建議多請幾位同事一起檢查比對，小心不吃虧。
政府標案招標文件四、最近一期納稅證明或免稅證明文件影本
此處分成兩種狀況：
1. 設立一段時間的公司行號，需提供最近一期的 401 報表，如來不及提出最近一期證明者，得以前一期納稅證明代之。
2. 新設立且未屆第一期營業稅繳納期限者，得以營業稅主管稽徵機關核發之核准設立登記公函與申請購買統一發票購票證相關文件。
政府標案招標文件五、廠商信用之證明影本
一般會提供三年內無退票紀錄證明、會計師簽證之財務報表或金融機構或徵信機構出具之信用證明等。
政府標案招標文件六、服務建議書
提供單位要求份數之服務建議書。
政府標案招標文件七、其他
其他依據單位要求之相關文件，如「領標電子憑據書面明細」等。
政府標案投標前注意事項一、投標文件裝箱
依照廠商投標證件審查表備齊資料後，就要進行資料裝箱。請依照證件審查表列順序擺放文件，並將「空白的」廠商投標證件審查表放在最上面，方便開標人員逐項鉤稽 (廠商自行勾選視同無效文件)。裝箱後在外箱貼上外標封，並填寫公司地址、郵遞區號、電話、廠商名稱、統編、負責人、開標時間、截標時間資訊，並將標封四邊以透明膠帶密封，如有漏寫或未密封，有可能在開標時被視為無效標。裝箱完成後，在收件截止時間內至收件單位完成投標，並蓋上收發章，才算完成投標程序。
準備政府標案時，在依照廠商投標證件審查表備齊資料後，就要進行資料裝箱，並依照證件審查表列順序擺放文件，將「空白的」廠商投標證件審查表放在最上面，方便開標人員逐項鉤稽
政府標案投標前注意事項二、委託代理出席授權書
完成投標程序後，主管機關會通知開標時間，由承辦人員與長官公開審查廠商投標文件是否符合資格。一般來說並未強制廠商出席開標，但出席開標會議可以得知有哪些廠商參與競標，作為擬定審查簡報策略的參考資訊，且如果開標時發現有文件遺漏，尚有機會可以現場補件 (視主管機關規定)，因此還是建議盡量要參與開標。
若非由投標公司負責人出席，則需事先簽署「委託代理出席開標 / 議價授權書」，蓋上公司大小章與代表人簽章，由代表人現場與身分證一同出示給主管機關確認，如果沒準備的話則無法參與開標及議價，嚴重時會喪失得標資格，務必注意。
本文作者：寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯