3 月 23 日，簡報小聚線上版「跨部門溝通的簡報之道」，邀請到 BFA 簡報總編輯黃孟堯和 BFA 簡報共同發起人林大班，和大家分享跨部門溝通的簡報技巧。
當晚的直播節目分為兩個環節，「內部的跨部門溝通」及「外部的跨部門溝通」。首先由孟堯老師來聊聊「內部的跨部門溝通」。
我們是否都遇過精心準備的簡報，充滿了各種數據、圖片，資訊量飽滿，主管卻覺得簡報沒有重點？也許我們該想想，我們是否有站在主管的角度，提供主管想聽並在意的資訊。
一、對方不想要聽到的是什麼？
把簡報這兩個字拿掉，我們在做的就是溝通，我們想說的內容要對方想聽，才會有後續，因此在做簡報前，我們該思考的是對方想聽什麼、不想聽什麼？簡而言之就是換位思考，而通常，從對方「不想聽」什麼下手是更容易的。
二、跨部門協作為什麼不容易？
大部分的工作者不習慣和別人協作，孟堯老師以過往經驗歸納三個原因：利益不同、排序不同、習慣不同。
利益不同
你的績效，和我或單位的績效無關，很多時候利益不同，對方就會覺得和他比較沒有關係，如此一來，動機也就相對薄弱。
排序不同
你很緊張，但我有更重要的事情，人們傾向先處理自己認為較緊急的事物，因此當做事的排序不同， 要協作就更加困難。
習慣不同
你的方法，在我們這裡不管用，每個人都有自己的工作方法，並不容易被改變。
三、工作者都想知道「我該做什麼？」
承上述，因為大家的工作習慣與方式不同，所以協作起來會比較困難，與其改變工作者的想法，不如找到大家都容易接受的方式。孟堯老師提到我們應盡可能地讓參與協作的人員都清楚知道「我應該要做什麼」，讓大家都處在較舒服的狀態，溝通起來也較順暢。
四、協作會議的簡報架構：目的、計畫、行動、時程
有以上的前提後，孟堯老師分享了協作會議時可以運用的簡報架構：目的、計畫、行動、時程。
目的、計畫
我們為什麼要做？我們如何做到？我們共同的利益 / 任務 / 敵人是什麼？
當雙方在目的和計畫上有了明確的共識，能幫助我們更有效的推進。
行動
與其讓人來想他該做什麼，人們更想聽到自己應該做什麼，因此在交付任務時，應該安排「具體的行動」、「如何分工」。有了明確對象和具體行動，大家能更有方向的前進。孟堯老師提到我們可以明確的提出「 請 ＿＿＿ 負責完成 ＿＿＿ 」，也提醒大家交付的任務應該是可被查核的最小行動或交付物。
時程
甘特圖是安排時程常常被使用的排程工具，當項目一多，雖然所需資訊都有被包含在其中，但就顯得不易閱讀，因此孟堯老師建議，我們應該「 將結論寫在標題 」，「 將細項歸類，呈現主要工作階段 」，並說明開始 / 結束的日期，以利對方安排。
五、例會的注意事項
假設一個專案進行一段時間，除了一些重要的工作會議，孟堯老師建議以週為單位舉行工作例會，而我們要做的不是「 討論 」問題，而是確認進度、同步資訊、彙整狀況，把問題統整出來後，再另外安排時間去處理，如此一來，我們更能聚焦問題，並掌握大家的工作進度。
下半場則由大班老師與大家分享「外部的跨部門溝通」。
大班老師以球隊作為比喻來說明自己是怎麼去做跨部門溝通與協調，最後收斂成三個階段，分別為：建模、打磨、好事多磨。
一、建模
找隊員（了解、理解、才好解）
如果將建模的概念放入球隊的話，我們的第一步是找到 Key Stakeholder（關鍵隊員），而在跨部門合作時，我們除了要找到那個能幫助我們的人，也需要找到那個會阻礙我們的人。
找到關鍵隊員後，大班老師分享了五項指標，來幫助我們觀察這些關鍵隊員：
被賦予的目標是什麼
團隊中的每個人（單位），都有被派來協作的目標，也許不盡相同，但我們一定有共同的利益、共同的問題。大班老師認為，如果在同一個團隊，通常我們會放大共同的利益，但如果跨部門溝通的話，則會優先聚焦共同的問題。當大家的問題都被解決了，才有可能達到共同的利益，若是有一方的問題被耽擱了，會變得難配合，進而影響到共同的利益。
重視什麼
先思考關鍵隊員重視、在意的是什麼？
做事的方法
大班老師以過去的經驗舉例說明，不要忘記對方原本所在的職位是什麼，也不要失去人的溫度和應該給的尊重。
使用的語言
每個人習慣使用的協作工具不太一樣，而我們可以從使用的語言來判斷對方習慣的溝通節奏和調性。舉例來說：對方喜歡使用 Slack，他可能比較重視排程、按部就班；使用 Line，他可能比較喜歡隨傳隨到；使用 Google，則可能更重視協作和資料彙整，根據他們使用的工具，我們可以大概知道對方的工作習慣、特性等。
時間感
大班老師以過去協作案例和大家分享，當發現對方的工作節奏不是自己能夠配合的時後，應該向對方表明，自己通常會在多久之內回覆、通常工作時間是在什麼時候，而這都會需要一些時間去磨合。
二、打磨
打磨這個階段，也許會有些不適應，不過大班老師有四個方法要和大家分享。
互惠
大班老師以過去的案例和大家分享，在一個團隊當中我們常常是互惠關係，因此不要吝嗇去給予對方幫助。
衝突
在會議當中，很多時候我們代表的是自己所屬單位的利益，當我們沒有把利益維護好，也不好和自己的單位交代，而有時候在會議中沒有衝突不等於意見一致，甚至我們可以說沒有衝突的決策，通常品質也是較低落的，因為面向不夠全面。
check in
當我們認為一位關鍵隊員很重要的時候，我們應該要時不時地去找他溝通、協調、回報工作進度，其實重點就在於同步資訊，既然是跨部門溝通，保持資訊暢通是很重要的。
check out
很多時候好事常常都發生在非正式情境，大班老師推薦大家主動去創造非正式情境的交流，也許是吃個飯或者喝杯咖啡，從長期的角度來看，好處真的非常多。
三、好事多磨
有沒有在工作時，被對方詢問要來「溝通一下」的經驗？很多時候在權利和地位不對等的情況下，那叫做「說服」。談判是非常理性的，我們比資源、比誰會說；而溝通則是比人際關係、如何用人情去影響資源分配。
大班老師總結：
談判是喬事情的過程，溝通是講人情的過程。
而所有的溝通，都是從好好建立關係開始的。
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