2 月 24 日，簡報小聚線上版「向上匯報的簡報溝通技巧」，邀請到 BFA 簡報總編輯黃孟堯和 BFA 簡報共同發起人林大班，和大家分享在向上匯報時的簡報溝通技巧。
當晚的直播節目分為兩個環節，向上匯報的「邏輯思考」及「視覺設計」。在邏輯思考的部分，孟堯老師又再分為「匯報前的思考」及「匯報的架構」。
我們是否多少都遇過和老闆約會議的時間被壓縮，準備講 30 分鐘的內容必須要在 5 分鐘內講完？ 很多時候我們必須習慣實際狀況也許跟我們開口前想的並不一樣，試著想想老闆一天要聽多少人匯報？或者，有多少人搶著要向老闆匯報？ 當老闆的時間變成大家搶奪的資源之一，這時向上匯報的技巧就變得至關重要。
一、匯報前的思考
當我們做簡報時常會想著哪些事情是重要的，建議大家可以逆向思考，將自己擺在聽眾的角度，從聽眾的立場去思考哪些內容可能是不重要的；將那些不重要的內容暫時隱藏或刪除，簡報會變得更加精煉。
二、匯報的架構
具備前述思考後，孟堯老師接著和大家分享向上匯報的簡報結構，分別是：目標、計畫、行動：
1. 關於目標，先前情提要
前情提要能夠幫助聽眾更快速進入情境，不要默認對方應該知道。
2. 關於計畫，重點是具體量化的進度
在資訊不足以判斷的情況下，人們傾向延遲或是拒絕回覆；具體量化的內容才有被記住且回應的價值。
3. 關於行動，提出未來行動
在簡報的最後，我們常看見大家將「 THANK YOU 」作為結尾，但這樣的結尾並不會推進事情的進度。建議大家在簡報的最後一頁寫下明確的 Call To Action，提出自己的下一步行動或需要同事支援的事項。而向上匯報的情境裡，可能是希望主管做決策或是給資源，明確的寫出具體事項，有效推動工作，也讓簡報更容易達到其目的。
在下半場「視覺設計」的部分，則由大班老師與大家分享「投影片的重點」及「如何呈現重點」。
一、投影片的重點
1. 有 INSIGHT 的標題
什麼是 INSIGHT？大班老師解釋 INSIGHT 是對方不知道的事情，如果你的洞察是對方早就知道的，那你的簡報內容就顯得沒那麼有價值，那種標題可謂老生長談。有 INSIGHT 的標題指的是對方還不知道的，或是為對方量身訂做的；我們要避免把簡報主詞 (產業、公司、人名) 換掉之後仍舊可以無縫接軌的罐頭標題。
2. 有 ACTION 的 PLAN
大班老師藉由過去在零售產業工作的舉例來和大家分享：計畫必須包含實際的行動方案，否則無從下手，也就無法兌現。
二、如何呈現重點
大班老師將投影片的資訊分為三種：重點、次重點、非重點，並和大家分享呈現重點的三個設計原理：字體、配色、位置。
1. 字體
重點要大、粗，次重點要細、小，非重點則直接刪除或再更細小。
2. 配色
重點使用企業識別標準色，次重點使用淺色，非重點則使用黑灰白三種基本色。
3. 位置
重點放在 上 / 左方，次重點放在 下／右方，非重點則放在最底部或是附件。
向上匯報，重點不在於把簡報講完，而是聽眾對內容是否有感，或有沒有從中獲得分析洞察。老闆在意的是有沒有可落地的執行方案或實際進度，推薦大家多從管理者的角度思考，到底什麼是老闆真正在意的事情。
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本文作者：BFA 簡報 編輯部