簡報塾 #11 浩爾:一場成功的簡報,巧妙的架構更勝於漂亮的英文

10 月 9 日,第十一期簡報塾於 Kafnu 捲雲展演空間舉行。本次活動邀請創譯語言顧問共同創辦人 & 首席口譯員浩爾分享如何做好一場商務英語簡報。身為一位專業口譯員的浩爾,其實是最前線的聽眾,透過大量成功與失敗案例的觀察,浩爾希望幫助大家跨越語言的屏障,完成有影響力的英語簡報。

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梳理浩爾的分享內容,英語簡報建議從開頭 - 內容 - 結尾三個面向著手;

開頭:Say hi with confidence

職場人士在做英語簡報時,常常誤以為英語能力等同於大量的單字與艱深的文法,但其實開場所建立的自信心,才是使聽眾願意繼續聽下去的動力;想像我們搭乘飛機時,也是起飛的那一段最為關鍵。聯想到工作中的簡報情境,開始的時候先透過友善的問候建立起與聽眾的溝通橋樑,可以讓後續的內容更順利的傳遞出去。

內容:Be easy-to-follow and be specific

在內容的設計上,架構的巧妙永遠勝於漂亮的英語。第一個步驟,就是要設定簡報明確的目標,而目標是簡報完後要發生的事情。舉生活當中的案例,假設今天要與家人出國遊玩,第一件事情一定是決定去哪裡旅遊,才決定如何去、做什麼等等。所以預先設定好簡報的目標,便可以帶領聽眾比較容易到達我們想去的地方。

再者,在講者的講述內容都完備的基礎之上,要能夠給出具體量化的事實。以業績報告為例,不要只是報告「我們的業績表現很好」,而是要給出明確的數字,甚至是數字背後代表的分析洞察,才能讓報告的價值性更高,也讓聽眾有可以帶得走的東西。

最後是語調的運用 (intonation),因為英語不是大家的母語,所以語調的起伏也可以幫助大家感知一段句子中,哪邊可能是要留意的重點。建議大家可以上網搜尋合適自己或想要效仿的對象,透過刻意的練習去調整自己的語調,為專業的簡報內容加以點綴。

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結尾:Call-to-Action for your audience

簡報的最後,大家習慣用 Thank you for your listening 當作結尾,但一來這不是最正確的用法,二來這句話的功能也略顯可惜;更有效益的方式是為聽眾設定具體的行動方案。回扣到上一段提及的設定目標,既然簡報後要發生些什麼事情,不妨在結尾時,再次提醒聽眾能為你做些什麼,做個強而有力的收斂。

如果是對外演說的情境,建議可以使用押頭韻 (alliteration) 的技巧,讓最後一句標語或結論更為吸睛,例如流行的趨勢會由狂熱到衰敗 (from frenzy to fizzle) 或投資時要恆量風險與回報 (risk and reward)。

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本文作者:BFA 簡報 編輯部

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