Hi 我是祺浩，前天我跟一位三年多沒見的朋友吃飯，他是一位英文老師，過程中我們彼此交換了關於自己的事，其中聊到一個段落，我覺得特別有意思，決定記錄下來…
那天我們聊到關於做簡報這件事，我說大部分人在做簡報遇到的困難可以分為三類：「做得醜、做得慢、做得讓人看不懂。」，其中做得慢這件事主要是整個簡報製作流程不理想所導致。
大部分人習慣的簡報製作流程：打開軟體，再挑選簡報模版主題，接著一頁一頁慢慢想，然而正是這樣的流程拖慢了簡報製作的效率。
原因是當你一頁一頁慢慢想時，你同時想著內容架構也同時想著版面規劃，這種情況下你的思維是很容易打架的，你可能在一頁裡就花了很多時間想該放什麼內容進來，但同時每放一個內容進來，你又同時在想我該把這個內容擺在簡報上的什麼位置才好，然後好不容易搞定一頁了，接著下一頁又要重新這個痛苦的循環…，而這樣的製作流程，結果往往就是內容架構沒想清楚，版面規劃也弄得不怎麼樣。
而那位擔任英文老師的朋友也提出了類似的觀察，他說他在監考英檢考試的時候，就常看到有學生在寫作文考題時，看到考題就急急忙忙開始動筆寫，寫著寫著後來發現寫歪了，又用立可白重新塗掉再寫，一來一回考試的時間要結束了，只好草草的寫完交卷，雖然作文是寫完了，但品質就不怎麼理想。
他自己則建議應該在寫之前先列出自己要寫的方向，雖然看似浪費了點時間，但實際上有更清晰的思考，最終效率反而是更好的。
我也很認同他的看法，在簡報製作上，我自己實際推薦的作法是：先列一份清單，不論你是寫在白紙或是利用筆記軟體都可以，清單上列的內容是你想傳達訊息的綱要，在這個過程中你可以專注的思考內容的架構而不受版面規畫的思維干擾。
例如：這是我某一次在北科大演講時，事前自己整理的綱要
透過在整理綱要的過程中，其實我也就等於在爬梳自己的思緒，由於只是單純的列出內容的要點，實際執行起來專注度與效率也會提升很多，如果突然想要調整或修改內容，我就可以即時更改，也因為還沒放上簡報頁面製作，我不用花心思去擔心到底應該在頁面上怎麼呈現的問題，也可以避免因為想不清楚，導致簡報做到一半還要重改的情況。
最後我朋友為此下了一個結論：這就跟寫作一樣，是謀定而後動！讓我不禁哈哈大笑起來，沒想到簡報跟寫作也能扯到一塊，而且道理還可以通用！
所以下次要做簡報之前，不妨花一點時間先將自己想傳達的內容整理清楚，再開始動手做簡報，也許你會發現做簡報再也不會是一件花神費時的事情了。
本文作者：黃祺浩
本文出自：簡報會做得慢，可能是你的流程出了問題
責任編輯：BFA 簡報 編輯部
