每位參與簡報小聚的來賓，於入場時都會拿到一張 A5 大小的紙張，這張紙我們稱作「九宮格」，因為上面有著 9 個環繞於簡報溝通的問題。於活動開場前的半小時為來賓自由交流的時間，在這個時候，大家會將九宮格作為媒介，與其他簡報同好聚焦於簡報溝通的主題上互相交流。
在每場簡報小聚結束後，我們大約會回收 100~150 張左右，並統整線下活動的問卷，將年度的資料數據歸納匯整而成：2018 九宮格數據，將職場人士常使用的簡報情境和偏好跟大家分享。
首先和大家介紹簡報小聚參與者的背景輪廓，其中以資訊科技業最多，其次有服務業、金融業和教育業等產業。另外我們發現到，就參與公共場合的講座或活動，女性較男性參與度來得高，女性佔了 61%，遠高於男性的 39%。整體而言，簡報小聚參與者的平均年齡落在 32 歲左右。
我們將統整的資料分四個面向：簡報製作時間、使用情境、簡報困境和使用偏好，來向大家分享其中的數據內容。
製作時間：
超過一半以上的職場人士每月至少有一次登台簡報的經驗；平均投入製作簡報的時間為 2-4 天；投入最久準備時間是高於一個月的，通常會是在準備年度級別的年度匯報。
使用情境：
參加簡報小聚的職場經理人們最常使用的簡報情境為：會議報告。以向上匯報和外部提案佔頻繁的簡報情境，皆佔了 35%；其次為內部協商再來是向下佈達。
簡報困境：
近四成的人在結構企劃上遇到的困難點為前期製作上的組織簡報架構和設定目標。24% 的人在訊息傳遞上最大的困難點在「說服聽眾」，像是說服客戶買單、說服老闆接受提案。關於現場氣氛及時間的掌握也是大家常遇到，希望能夠解決的難點。總結而言，結構企劃及視覺呈現是大家最常遇到的困境，因此在簡報製作上也會相對投入更多時間處理。
接著我們來看職場經理人們覺得簡報需要避免的誤區有哪些？
視覺呈現：
- 字太多：投影片上過多的文字會讓聽眾無法一眼明瞭重點在哪，同時也會分散聽眾在講者身上的注意力，把更多目光放在閱讀投影幕上的文字。
- 字體使用不當、版面雜亂：字體華麗和五光炫彩的畫面，會讓商務質感降低，還會有種長輩圖的視覺出現。
訊息傳遞：
- 文不對題：譬如我今天要跟大家分享簡報小聚的男女比例組成，結果內容講的是：多少人在簡報小聚中認識到異性，這樣就是文不對題。
瞭解到大家在這些部分遇到的困難點，因此我們在 2018 年便發佈相關的專欄文章為大家解惑，今天精選出 3 篇專欄，對症下藥的一一解答。
【架構】
— 瞭解老闆思維，提出亮點內容，讓架構更有力的呈現。
【排版】
— 簡報內文雖然多，透過內容的梳理，將內容層級做區分，也可以讓聽眾很清楚地知道你想傳遞的內容。
【溝通】
— 懂得多，不見得就能說得越清楚，過多的專業知識聽眾理解程度可能會降低。
前面提到的是準備上的內容，那麼，當你遇到登台前緊張你會怎麼來調適呢？
有超過一半（57%）的人會作些動作來舒緩情緒，像是深呼吸來調節呼吸頻率、肢體伸展讓緊繃的肌肉放鬆；24% 的人認為多練習，把內容熟記可以有效降低緊張的情緒。但這裡的多練習不是背稿，把文字硬記在腦中。而是熟悉整體架構和大綱篇章，即便突然忘詞，也能依著接下來的架構順利接續內容；11% 的人透過想像，將台下的人想成是石頭、棉花糖或是自己的朋友，藉此消彌些聽眾注視著自己的恐懼感；最後一個是消極的作法：放空。不要想等等要簡報的內容，什麼都不要想，就不會想到自己緊張這件事了。
使用偏好：
最喜歡的簡報技巧：說故事是大家最喜歡的簡報技巧，透過說故事，讓聽眾進入情境中，感受更深。
最喜歡的簡報素材：照片、模板和 icon。
無論是簡報相關素材或是簡報溝通的文章，透過 BFA 簡報的平台都可以獲得絕大部份你想找的資源，BFA 簡報也期待成為大家簡報製作的靈感來源！
本文作者：BFA 簡報