如何做工作彙報,才能既專業又不拖沓
你打開這篇分享的時候,可能以為有什麼秘訣,可以讓你在7分鐘閱讀時間後,成為一個彙報高手。
你可能想錯了。
沒有任何人能在短期內成為一個彙報高手。
絕大部分好的彙報內容,都建立在好的工作基礎上。而好的基礎,非朝夕之功。
絕大部分很懂彙報的人,都曾經刻意練習過100遍以上。(或,被罵過100次以上)
01
所有彙報的背後都是工作型寫作
有的人說自己,「會做不會說」,有的人說自己「會說不會寫」。錯,做事、彙報、寫作的背後邏輯是完全相通的。
你做一個事情之前,難道不用認真梳理過目標、方法、成本、效果嗎?
你做一個事情過程,難道不用認真地跟領導、跟周圍的人、跟別的部門、跟第三方,不斷表達你想達成的目標、想採用的方法、想獲得的支持嗎?
你做一個事情之後,難道不用再跟給過你支持、給過你命令的人交代一下嗎?
這一切都是一脈相承的,只要你胸壘中有工作藍圖。一切彙報的背後都是工作型寫作,都是呼應工作中的每一個流程的。
■不好的彙報是怎樣的:
1)待定事項得不到拍板
2)沒有說清楚發生了什麼
3)做得很辛苦卻沒有被看到(或肯定)
■ 對應到寫作中:
1)沒有論點
2)沒有論據
3)沒有讀者意識
這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!
這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!
這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!
02
好彙報的基礎:老闆思維
萬丈高樓平地起,好的彙報,根植於好的工作基礎。好的工作基礎從哪裡來?你說好才是好嗎?
一般來說,老闆說好才是好,因為老闆是花錢養你,指哪打哪的人。老闆重視的地方就是戰略重地。
如果你至今搞不懂老闆重視哪塊,不好意思,你可能要下崗了……
「為什麼我做excel表做得要死要活,隔壁老王出去跟客戶玩,老闆一眼都沒看我的excel,還給老王加薪了呢?」
很簡單啊!老王直接搞定了客戶為老闆創造了業績啊!你的excel表沒有創造業績啊!
老闆首先是用業績來評價貢獻的,其次才是用勞動。
先論功勞,再論苦勞。
無論你在哪裡工作,無論你在哪個層級,如果你對自己有要求,就應該建立起老闆思維——體制內的把自己當成一把手來思考,體制外的把自己當成CEO來思考。
「小李,明天有客戶/領導來考察,需要介紹一下XX工作,你寫一個彙報稿吧。」
你以為彙報稿是在佈置給你的那一刻開始寫的嗎?那你還不如以為流利英語口語是在開口前五分鐘開始想好的呢。
所有扎扎實實的彙報,都是從工作任務誕生的那一刻開始寫的。在哪寫,在你的心裡,寫腹稿。
過去一年,我跟進過幾次大的彙報,得到的評價不錯,有一次是在全國行業會議上被主管點名表揚。
然而是因為稿件寫得好嗎?不。
很長一段時間,跟進項目的時候,腦袋里都容不下別的東西,只恨一天24小時太少。
結束工作回到家樓下,都會長長的嘆氣——又是艱辛的一天。
經常半夜回工作微信,明明肉體已經喪到不行了,但是靈魂和兩個大拇指還在歡快地、熱情地、周到地回覆。
這還不夠,等到要寫彙報稿的時候,或者跟領導彙報工作的時候,如果是大稿,我會這樣做
1)找到這項任務當初的年度計劃、工作要點、領導意圖、會議紀要、任務目標。
2)對照計劃,分析目標是否完成、完成到什麼程度。
3)列成績點
4)合併同類項,梳理好再動筆
5)先寫亮點,再寫規定動作
6)對材料形成閉環性思維,有因有果,有步驟有結論
你在彙報工作的時候(至少是在重點工作的時候),有沒有做到這麼扎實?
03
亮點思維
有的人很畏懼去彙報工作,不喜歡的根本原因是你對表達的內容沒有信心,為寫而寫、不得不去只能迎來一個又一個的「沮喪時刻」。
如果你是寶媽,我想問問,你們聊起自己的寶寶時,會不會詞窮?
我介紹工作的時候,會有一種「媽媽介紹寶寶」的心,如數家珍,滔滔不絕。每個人都會對自己的孩子有成就感。某種意義上,一些得意的項目就是我們的孩子。
當你對某項工作有了牽頭的擔子,有了成就的熱情,你自然而言會有表達的慾望,這才是我們要追求的「巔峰時刻」。不用多,一年有哪怕一個,足夠你過個好年了。
坐在鍵盤前發呆半天寫不出來的原因,無非是:
- 活是你做的嗎?
- 你做的時候是機械執行還是有主動思考?
- 有瞭解該項工作佈置的來龍去脈嗎?
如果是yes yes yes,再問自己:
- 數據是什麼?
- 亮點做法是什麼?
- 有什麼好故事可以講?
- 超越了對手多少?
- 在同一個地區或行業排第幾了?
■ 要建立起閉環思維:
1)研究上級文件/老闆想法,瞭解工作的政策背景
2)對照計劃,分析完成情況
3)列出成績點
4)合併同類項
5)先寫亮點,再寫規定動作
這項工作從一開始,我就在思考:
當你被分派到一個工作,你要思考:
- 如何可以做好?
- 上級佈置的時候有什麼意圖?
- 想達到什麼效果?
- 我有什麼資源?
- 我可以打造怎樣的亮點?
- 同類競品是怎麼做的?
怎樣可以人無我有、人有我優、人優我轉?
用這種心對待工作,你絕對不會無話可說。離老闆的心,只有一步了。
04
抓住老闆的心
寫材料、做彙報的時候,你都沒有把老闆放在心裡,還指望他把你放在心上嗎……
未動筆、未開口之前,你就要去思考老闆在想什麼了:
1)思考領導今年對哪項工作特別關注,其次關注哪些
2)上級哪些工作特別強調,專門進行過通報或指示
3)市場和用戶最關注什麼,做得最好的競爭對手在做什麼
4)在上級、市場、用戶關注的點裡,哪些與本部門最相關,最密切的要求又是什麼
■ 給大家一個自檢清單:
1)有沒有一開頭就把結果說清楚了?老闆的時間很寶貴。
2)說了結果以後有沒有寫措施?沒寫的話,老闆看不到你出了力、做了事。
3)有沒有比對最初的計劃,給老闆一個清晰的進度條?
4)講的內容是不是老闆關心的?有哪些他關心的內容你沒提到?
5)你付出的努力裡最大的創新點講到了嗎?(創新點很重要,做了一定要講出來)
6)你想老闆給資源,你把事情的重要性和意義說清楚了嗎?你說的意義是他關心的嗎?(要戳中他的心啊!)
很多人反覆提了一個困境:詞窮。詞窮。詞窮。
來來來,我們總結一下,怎麼樣讓彙報/稿件生動起來?
■ 技法:
1)主動語態——多用動賓結構。
2)語氣——如數家珍(回家聽聽你媽是怎麼跟別人說你的),你會如數家珍了,就會放了,收就很簡單
3)詞語的豐富性——常在網上搜索一些好的動詞、形容詞、副詞,看看是否符合自己的實際。
再講一個小技巧。你不是不知道如何建立CEO思維嗎?你不是不知道老闆怎麼想的嗎?
多去找他呀!!!
多去找他呀!!!
多去找他呀!!!
寫完一個彙報或稿子,興高采烈跟他說一遍思路呀!2-3分鐘,講為什麼這樣考慮、為什麼這樣寫。「結合您的要求,我重新梳理了……」
■ 給領導勤彙報、講材料的好處:
1)鍛鍊自己的思維(工作邏輯和領導意圖),
2)讓領導理解你的寫作邏輯,容易通過你的稿件和你的方案
3)領導覺得受到關注和尊重,更願意支持你的工作
4)假如領導覺得哪些地方不同意,他會直接說出來,這樣你的修改可以有的放矢,工作量大大減少。下一次做方案,就能更切中他的心了。
05
有傾向性的解決方法
大家都知道,要給老闆做選擇題,不要讓他做問答題。所以彙報的適合要有幾個備選的解決方案。
但是很多人忘了,解決方案要有傾向性啊!!!!
你開心地給了老闆幾個選項,老闆說,你覺得哪個更好呢?答,都可以。
都可以個頭啊!前面如果你論述清楚了利弊,此刻領導會做出選擇。如果沒有做出選擇,還問你的意見,那你就應該根據經驗,推薦一個工作量最少、或效果最好、或人際平衡最好的方案啊!!
沒有傾向性,說明你沒有思考。
彙報時只讓領導做選擇題,不做出有理有據的引導,也是不及格的彙報。
作為一個非常熟悉工作的經辦人或負責人,請,給出你寶貴的傾向性解決方案!
■ 集中在對彙報背後的工作思維上
1)所有彙報的背後都是工作型寫作
2)好彙報的基礎是老闆思維
3)好彙報要有亮點思維
4)如何抓住老闆的心
5)有傾向性的解決方法
Q & A
有傾向性的解決方法
Q1:做工作彙報的思維過程是怎麼樣的?是否有一個既定的模式?
■ 成績彙報:
1)先講成績,用數據說話
2)呼應了老闆或客戶哪個核心需求
3)具體做法
4)做得這麼好,再支持一下吧,我需要…
■ 日常工作/困難彙報:
1)事由:收到一個工作任務,需要…
2)進度:目前做了…
3)參照物:以前…這樣做的,競爭對手…這樣做的
4)選擇題:ABC方案,優劣分別是…請選擇
Q2:彙報要涉及全部事情嗎?還是只是部分?
看具體情況,最好按照優先次序梳理好,一件一件彙報。
1)可以馬上定的簡單事項先說,需要討論一大論的後說。
2)需要馬上定的事情先說,說明緊迫性,請老闆快點拍板。
3)啓動大項目之前做整體系統彙報。過程中對具體進度定期彙報。
Q3:如何將事務性的機械工作做出亮點,爭取向領導彙報的機會?
1)事務性工作不出錯已經是最高要求。先做到不出錯。
2)在工作效率提高上下功夫。比如,優化報銷流程。
3)學好Excel,Word,PPT等工具,當有展示機會落到你頭上,馬上抓住。
4)好工作會說話,珍惜羽毛,耐心前行。
Q4:怎麼樣的工作彙報才算是「好」的?
1)你的問題得到瞭解決
2)你的努力得到了肯定
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本文作者:给你一把钥匙
本文出自:如何做工作汇报,才能既专业又不拖沓?
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