參加一場重要的簡報，投影畫面兩側明顯被裁切，設備大哥眼皮沒抬一下，悠悠吐了句「我們家設備不吃蘋果 MAC」就轉身離開，還好同事早有預備，接上另一台備用電腦，畫面正常，順利開始。​

就算不是事實，「不吃蘋果 MAC」儼然是懶得調校投影設備的完美藉口，當然我可以理直氣壯地為蘋果喊冤，但在出門提案的當下，讓自己從容簡報是更合理的選擇。踩坑經驗多了，自然生成一份「出門簡報前必備的九項檢查清單」，在這份清單中前四個是硬體的準備，第五到第七則是軟體方面，最後兩個則是溝通對象的準備，希望這份檢查清單能夠幫助你避免因準備不足而慘遭滑鐵盧。

簡報前的檢查清單一、 轉接頭 (HDMI 與 VGA)

如果使用自己的電腦，務必準備自己的轉接頭，通常現場不是沒有，就是接上電腦後不管用。請準備 HDMI 和 VGA 兩種規格轉接頭，如此一來至少能適用九成以上的環境。另一種狀況是無線投影，經驗除非十分有把握能正常操作，否則還是盡量跟對方溝通使用有線的方式，會穩定許多，遇到狀況時也較容易排除。​

簡報前的檢查清單二、備用筆電 (Windows 為佳)​

偶而會遇到現場設備與筆電不合拍 (通常越重要的簡報越容易發生，真的很神奇)，帶一台備用筆電總是比較安心。備用筆電最好是 Windows 系統，可以大幅度減少對方說不吃蘋果的機率，不要忘記事先把簡報檔案存入並每頁切換過一次，若發現字體、圖片跑版，還可以事先調整。​

簡報前的檢查清單三、電源線​

很基本，但我還真吃了幾次沒帶電源線的虧，邊簡報邊擔心下滑的電量，整場提案提心吊膽，很不是滋味。再分享一個自己踩過，說來可笑的地雷，某次將電源接上現場的延長線後，沒發現延長線的開關沒開，簡報結束發現電量只剩下 1%，想來真是頭皮發麻。​

簡報前的檢查清單四、簡報筆​

事先檢查簡報筆的電量，無論是充電還是換電池，重要簡報時帶著滿電的簡報筆還是比較好的。​有了簡報筆，可以釋放你的雙手，讓你的舉手投足更添自信。

簡報前的檢查清單五、簡報檔案 (PDF 與 PPT)

如果連備用筆電都接不了，就得把檔案傳到現場的主機。一般狀況下，PDF 是最安全的選項，大多數電腦都能開啟，接上簡報筆可以切換頁面，也不太會跑版(有些 PDF 閱讀器還是會跑版，請逐頁檢查)。​

我習慣會再準備一份將簡報轉成圖檔再逐頁貼回 PPT 的檔案，具備 PDF不跑版的特性，又能在大多數的電腦 (包含蘋果 MAC) 開啟。​

上述做法會犧牲簡報動畫，但商務場合中用到動畫的機會真的不多，除非有必要，少用動畫反而更省心。​

簡報前的檢查清單六、簡報軟體

承上，一定要測試現場主機使用什麼軟體來開啟簡報以及軟體的版本。以 PowerPoint 來說，最常踩的雷是版本太舊無法開啟 .pptx 檔，必須轉存成 97-2003 版的 .ppt 檔，這樣的檔案百分之百會跑版，屢試不爽。有時甚至會遇到連簡報軟體或 PDF 瀏覽器都沒有的主機，唯一解是用瀏覽器來開啟 PDF 檔，但換頁時就比較麻煩。

小心駛得萬年船，如果真的只能用這樣的電腦，是先準備好對應的檔案與測試，至少讓自己在簡報時有心理準備，不至於亂了手腳。

簡報前的檢查清單七、簡報筆的驅動程式

大部分的簡報筆都是走 USB 隨插即用，但某些複雜功能的款式 (像是羅技的 Spotlight ) 需要安裝專屬驅動程式才能使用，檢查簡報筆電量時一起測試，確認每個功能都能正常使用，再謹慎一點，將驅動程式預先存在隨身碟裡，或是帶一隻可以隨插即用的簡報筆吧。

簡報前的檢查清單八、出席者名單

看似與內容無關，但出席者名單確實會影響提案的策略。聽眾在意什麼？想解決什麼問題？當中誰是決策者？或是足以左右結果的關鍵人物？一個寶貴經驗：「不要想滿足所有聽眾」，盡可能事前掌握名單，找出最關鍵的聽眾，以設計簡報內容與分配比重。

簡報前的檢查清單九、簡報者的心態​

最基本也最重要的是簡報者的心態，認真準備，一開口就進入狀況。​

「我其實沒有準備」、「我簡單講一下就好」、「因為時間的關係」等話語，都會暴露講者對這場簡報的用心程度，造成聽眾負面感受。想像在和大老闆報告時，說出「我其實都沒有準備」的人會有什麼下場？再者，簡報現場最常遇到的狀況就是「時間不夠請你講快一點」，甚至對方要求直接口頭報告，在不打開投影片的狀況下，倚賴的就是對內容的熟悉，以及臨危不亂的心態了。

以上就是寶渥為您準備的出門簡報前必備的九項檢查清單，希望能幫助您在出門簡報前做好萬全的準備，推薦您延伸閱讀關於本站的溝通策略相關文章，歡迎您與寶渥聯絡洽詢簡報教育訓練或簡報設計業務，我們將盡快與您聯絡，謝謝。

本文作者：寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯