做好工作匯報，提升職場價值
01
寫好工作彙報
在職場工作，酒香也怕巷子深。老闆的眼睛並不總是雪亮的，不希望自己的工作成果被淹沒，就要敢於展示成果。
老闆在考慮你是否能被升職、加薪，或者被委任更重要的項目時，他考慮的因素不取決於你做了多少工作，而取決於他知道你做了多少工作。
有些人做了 10 分，展示了 7 分；有些人做了 7 分，展示了 10 分。最後那位做了 7 分卻展示了 10 分的人更受重用。
工作彙報一般都是下級對上級，你的老闆是你的核心讀者。你的目的，除了交待工作進展以外，更多是心理上的作用：讓老闆安心。
如果你擔任過任何意義上的需要「管人」的事兒，從班長到帶實習生或者帶團隊或者招聘一位兼職，當你指派一項重要工作出去的時候，你的心情是什麼？會有各種想法冒出來：
• 剛才和他交待的時候，他表情有點疑慮，他真聽明白了嗎？還是心裡不是很情願啊？
• 工作成果他能否按時交付？
• 如果碰到不懂的，他會找人問嗎？如果他來問，我可以推薦 A、B、C、D 去幫他。
• 能按時交活，質量能不能保證？
• 這中間他家裡不會出什麼事兒，生病了或者要請假什麼的吧？
……
所以，進度彙報一個最重要的目的，得讓老闆安心。只有他對你安心了，才會放心和信任。
當然，進度彙報也還是有技巧、有方法的，不是和老闆聊閒天，或者只是每天說「老闆，這個工作正在推進，請放心」，仍然不夠。
寫好工作彙報有幾個框架可以參考。
1、用 3P 法組織彙報內容
所謂的 3P：
就是 Plan、Problems、Progress 的簡稱，分別是計劃、問題與階段性進展。
首先是 Progress，階段性進展。彙報的時候先告訴老闆你目前工作進展如何。
然後是 Plan，你接下來的計劃。有可能是一個大項目的階段性計劃，也有可能是一些小項目的計劃。
最後是 Problems，有何問題，目前的工作中遇到的挑戰和隱患。你可以再加上你準備如何解決，或者也可以在這裡請示一下，請老闆給予支持和幫助。
2、用 STAR 模型彙報工作
STAR 模型即：
Situation-Task-Action-Result
Situation：交代背景
Task：闡述待完成的任務
Action：準備採取什麼行動
Result：行動產生的結果
3、5W1H 模型
我們在前面闡述過 2W1H 模型，來幫助你寫工作總結。5W1H 是 2W1H 模型的延展版，通過 5W1H 模型，可以幫助你捋清楚自己手上的工作思路。
5W1H 分別指：
What、Why、When、Where、Who、How
• What：這項工作是什麼，目的是什麼，做什麼工作？……
• Why：為什麼要這麼做？原因是什麼？這樣的結果，是為什麼產生的？
• When：預計什麼時候要完成？什麼時候完成是最好時機？如果碰到問題最晚應該什麼時候完成？
• Where：在哪裡做？從哪裡入手？
• Who：誰負責這項工作？這項工作還涉及到誰？
• How：如何實施？問題如何解決？什麼辦法最優？什麼方法最快？
這三個模型，不一定全都需要掌握，你可以根據自己的接受程度，哪個好上手，就用哪個。大部分的工作從最簡單的 3P 入手，其實就夠了。因為很多人都沒有養成很好的彙報習慣。
進度彙報並不像週報、月報和項目總結，有固定的時間節點。很多時候需要自己來判斷彙報的時間節點，如果以前沒有隨時彙報的習慣，突然彙報，會不會顯得很突兀呢？
不會。
大原則是：彙報比不彙報好，多彙報比少彙報好。
02
把握進度彙報關鍵時機
當然，進度彙報也有關鍵時機，這幾個關鍵時機，不要等老闆來問你，而是要提前主動向老闆彙報
1、做好工作計劃時
有些人做完了工作計劃，就放在那裡。過了幾天，老闆來問，你發過去。雖然看起來你很快就響應了老闆的需求，但更好的時機是，老闆還沒問，你就已經發過去了。所以，當你把工作計劃做完的時候，就給老闆發過去。
2、工作進展到一定階段
每一項工作你可以劃分幾個重要節點。如果你策劃一個活動，比如舞台設計、嘉賓邀請、觀眾報名、媒體邀請等幾個模塊，每一個模塊有比較重要的進展或者碰到比較大的問題的時候，應該進行彙報
或者可以通過安排固定時間彙報的方式，比如一週三次、一週兩次或者每天一次，都是解決辦法。
3、工作出現意外時
當工作出現計劃意外的事情發生，或者憑你目前的能力解決起來有很大的困難，有可能對項目進展產生重大偏移的時候，都應該向老闆彙報。這裡的意外不一定是出現糟糕的情況，有時候也可能是意外的好運。比如很偶然請到了一位重量級嘉賓，找到一家優質供應商，實際執行時預算比計劃時可以節省很多，等等。
4、工作出錯時
工作出現意外和工作出錯有不同。意外往往是外部原因導致，出錯則是內部原因——也即自身原因所致。
工作出錯可能會導致你產生羞愧、內疚而不太敢去和老闆講，但越是出錯的時候，越要主動去承認錯誤並承擔責任，這樣對推進工作和改進問題都是更積極的態度。
5、要做超出自身權限的決策時
當面臨超出自身權限的決策的時候，需要向老闆申請授權。比如你可能談了一個很貴的投放渠道，或者某家供應商提交的預算方案超出了預算，都要向老闆彙報。
當然，有時候你拿不准你自己有沒有決策權，保險的方法是先問問老闆意見。在問之前，你可以先把你的想法告訴老闆，然後再請老闆給予反饋。
6、完成工作後
項目做完，當然要彙報。有一些需要做項目總結，如果項目總結需要比較多的時間去完成，可以先出一個簡要的、非正式的彙報給老闆，讓老闆心裡有數，也瞭解你目前的進度。
03
進度彙報需注意
進度彙報有一些要注意的：
1、盡量簡潔、清晰，不要寫長文章
請注意，這裡也需要區分自己的行業和工作環境。比如我自己以前在媒體，我們的彙報就是寫成一篇文章。
但就大部分行業、工種而言，盡量簡潔、清晰並用要點的方式來呈現。
2、如果必要，可以做得可視化一些
數據圖、思維導圖、進度圖等等手段都可以用上。如果你是在創意類公司，手繪、短片、電影拼接都可以。
你還可以通過顏色的不同，來區分不同工作的目前進展。比如進展順利用綠色；進展有一些問題，用黃色；有重大問題，標紅。
這是我在國外找到的一個做進度彙報的表，老闆在看彙報的時候就能很直觀瞭解各個項目的進展。
這張圖我就不翻譯了，都是很簡單的明文單詞，而且通過圖的顏色你就能直觀看到各個項目進展：
我之前在公關公司的時候，我們每半年都會召開一次全體員工大會，大家需要做一個 PPT，去講講過去半年，自己的業績和成長。每個人做出來的 PPT 風格都不一樣，從他們 PPT 的風格，也都能看出來每個人的興趣喜好。雖然是很正式的員工大會，但每個人上去講的過程非常歡樂。
3、重視出差彙報
如果有經常出差的，千萬要記得重視在出差中隨時彙報。如果你觀察一下會發現，那些長期駐紮在外的人，很難進入老闆的核心管理層——除非是那些特意培養，必須在外地輪崗的領導崗位——因為平時老闆很難見到你，久而久之，重要的事情就分配給身邊的人去承擔。如果你出差了，千萬要記得用更高的頻率向老闆彙報工作。
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本文作者：给你一把钥匙 师北宸
責任編輯：BFA 簡報 編輯部