一、破除「爛簡報」魔咒

各位聽過「Death by PowerPoint」(爛死人簡報) 嗎 ? 這種簡報的資訊量都極為龐大，導致台下聽眾有聽沒有懂而睡成一片。目前日本已有好幾家外商企業下達「PowerPoint 禁令」，重新省思用 PowerPoint 製作資料或簡報。做簡報時，必須設法讓對方感受到「變化」。

「不要一開始就思考訊息本身」，應該先設法增添變化與巧思，不讓目標對象覺得無趣。訊息是簡報的主幹，也是必須傳達的內容，但若從自身想傳達的訊息開始思考，就會落入本位主義，無法有效影響他人。你希望聽簡報的人覺得「完全沒興趣」、「有興趣」還是「不耐煩」呢 ? 同樣的訊息，但想影響對方的方法都不一樣。訊息的本質固然重要，但要傳遞訊息時，也不要忽略了事實做點變化。

切記，「不要期望別人會永遠專注」。人在傾聽時，注意力只能持續 5 分鐘，換句話說，說話者如果沒有 3 到 5 分鐘就變花樣，聽者就會恍惚而深陷「Death by PowerPoint」的泥沼。不要以為別人會永遠專心且耐心聽你說話，說不定他們偏偏就在最重要的地方閃神，漏掉你最想傳遞的訊息。

據說管理階層的注意力往往比一般人短，因為他們日理萬機，每天要思考的事情很多，如果你的報告一直沒畫重點或畫錯重點，他們就會轉移注意了。因此，跟高階主管會報時，每隔 3 分鐘就要安排一張可以引起興趣的投影片。

二、維持風格一致的祕訣

撰寫提案書或企畫書時，常由好幾個人通力完成。如果每個人都以自己習慣的方式製作，最後統整時就必須費上好一番功夫。這時如果有所謂的風格標準指南，即情節設定（storyboard）和風格指南（style guide），就會很有幫助。

著手製作之前，首先要跟所有人共享情節設定板。以手寫、手繪為佳，像是「幻燈片左邊放比較 3 家公司銷售額的條狀圖，右邊放說明圖」等版面設計規定，並決定投影片要放什麼內容。如果籠統寫著「提供銷售數據」，有人會放詳細數據表，有人則只提供年營收，因個人認知不同而產生很大的歧異。讀者們也許會覺得事先擬好規定很麻煩，但做完後再逐一調整反而會浪費更多時間。最好在開始作業之前，先仔細設計好情節設定板，以免出現南轅北轍的結果。

情節設定板完成後，即開始製作風格指南並徹底執行。風格指南就是決定版面配置，包括文字區塊大小，大小標、內文、註釋的字形、基本配色等。筆者任職於外商顧問公司時，每年都會拿到新版風格指南，封面會配合最新服務設計新圖像，調整基本色與配色，並選用當年度最新字型等，透過風格指南的標準化，維持企業一貫洗鍊的形象。

三、如何避免簡報被打槍

現在立場暫時交換，假想你的角色是客戶或上司，即可以向資料製作者下指令的人，一起來探討如何透過審閱（review），提高文書資料的品質。審閱人通常是製作者的上級主管，透過 review 來確認資料有無問題。這道程序若是草草帶過，到了資料製作的最終階段才發現方向不對，往往得面臨「一開始就錯了！」「全部重做！」的悲慘下場，全部砍掉重練。

為了避免資料遭到全盤否定，雙方一起 review 每道程序的效果最佳，可分為方針、草稿、最終審閱 3 大階段。首先是方針檢視，確認方針和呈現方式（output image）正確無誤。如果你已學會本書第 1 章的技巧，就能有效且大幅降低重做的機率。而在審閱草稿階段，當資料大致完成時，就能一一確認訊息是否化為合理的故事或結構，以及用字遣詞、投影片架構、每頁的內容是否連貫。到了最終審閱階段，目的、故事內容、架構都必須一致，善用視覺化技巧，確認最終資料。

等到上手了，就不一定要採取 3 階段審閱。檢視方針之後，直接跳到最終審閱也可以。無論如何，盡早在前端與上司取得共識，就能避免掉入無限重做的迴圈。

四、簡報製作前，先設定明確目標

為什麼要製作這份資料？透過資料想達成什麼目標？都是一開始該釐清的問題。商業文書資料的前提，是要誘導對象進行某種特定行動。「目標明確」意味著你必須清楚知道想誘使對方採取什麼行動。

比方說，製作報告時應考慮讀者是誰。如果是長官，而你期待他們看過報告後會「支持這項宣傳活動」、「對自己有高度評價」的話，無論是哪一種，一旦設定好目標，你希望對方了解的事、期待他們有什麼樣的心理反應，都會隨之不同。

接著來談談為了達成你的目標，讓對方做出你所期盼的決定， 應該讓他們了解哪些事。若單單羅列一條條資訊，只會讓人覺得難懂而卻步。因此資訊的取捨拿捏極為重要。

設定目標的最後步驟是「想讓對方採取行動，應激發何種情緒反應？」意思是在對方看過資料、聽取報告後，你期待他會產生何種反應。假如是產品發表會，你或許會希望目標對象「很興奮並迫不及待想使用該商品」；若是向長官報告，可能會期待對方「全力支持你的提案」。總之，請先設定好你希望對方產生何種感受與擁有哪種心態。

本文作者 : 商業周刊

本文出自 : IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術(修訂版)：69招視覺化溝通技巧，提案、企畫、簡報一次過關！

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部