如何設計簡報？三步驟讓你精準表達、有效溝通
在《簡報設計專欄：為什麼簡報會讓人看不懂？怎麼解決？》這篇文章中，我們提到了投影片讓人看不懂，不外乎三個原因：搞不清目的、找不到重點、看不懂邏輯，文中也提到了針對這三個問題的解決方向。
而這篇文章，我們要透過一個三步驟流程，帶大家了解實務上應該如何優化投影片。
這篇文章會提到簡報設計的流程，適用於不同種類的投影片喔！
1. 拆解內容：釐清表達目的
2. 版面規劃：呈現重點邏輯
3. 呈現對比：大小顏色對比
準備好要提升簡報溝通力了嗎？那我們開始吧！
一、拆解內容：釐清表達目的
簡報設計的第一件事，就是要先確定自己這張投影片到底想要表達什麼。
1. 投影片到底想要說什麼？
只有明確想清楚自己要說什麼，聽眾才有可能聽懂你想說什麼。你可以反問自己：「這張投影片的目的是什麼？我到底想告訴聽眾什麼？我希望聽眾看完這張投影片，可以…？」
這一步想的夠清楚，後面就會輕鬆很多；反之，如果沒有想清楚表達的目的，即使後面的設計手段在優秀，也難以做出資訊清楚的簡報。
這聽起來很簡單，但根據我的經驗，學員卻往往卡在這一步。
2. 什麼是正確的簡報目的？
考考大家，下面的敘述你覺得哪些才是算是簡報目的？（多選或單選）
① 我希望這張投影片可以讓聽眾一看就懂
② 我希望讓聽眾了解簡報的重要性
③ 我希望這張投影片可以更吸睛一些
④ 我希望聽眾可以清楚加入簡報社的好處
你覺得呢？
答案是 … ② 和 ④。你有答對嗎？
為什麼 ①、③ 不是好的簡報目的？原因很簡單，首先，這是簡報設計的目的，不是表達的目的，我們希望每張投影片都可以吸睛又好懂；再來，這樣的目的無法幫助你找到表達的重點，所以沒有意義。
3. 能用一句話簡短說明嗎？
愛因斯坦曾說：「如果你說的不夠簡單，代表你不夠瞭解。」
因此，最後還有一件重要的事：你想出來的目的不能落落長。要能夠用一句話簡短說明，才代表你想的夠清楚。
目的簡潔清晰，才表示你清楚知道自己到底要講什麼。
小練習
請你思考一下，這張投影片的目的是什麼，你能否用一句簡短的話清楚說明
小練習 photo by fahaha 簡報視覺設計課
參考答案：讓聽眾了解簡報社能得到什麼，並渴望加入
二、版面規劃：呈現重點邏輯
確認表達目的後，你要思考：想要達成表達目的，有哪些內容是聽眾必須知道的，哪些是可以省略或是刪除的。只留下符合該張投影片目的的資訊即可。
如下圖：
二、版面規劃：呈現重點邏輯
確認表達目的後，你要思考：想要達成表達目的，有哪些內容是聽眾必須知道的，哪些是可以省略或是刪除的。只留下符合該張投影片目的的資訊即可。
如下圖：
篩選資訊 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課
1. 篩選資訊，歸納重點
初步篩選資訊後，可能會留下三大重點、七個重點，甚至十個重點，所以這時要再進行歸納整理。
重點太多對於聽眾來說，等於沒有重點，聽眾只要記不住、大腦負擔過重，就會想要放棄理解。
所以要從重點之間的「共同特徵」思考能不能合併，透過更簡單的「框架」，讓聽眾好記憶、吸收。
這裡有稍微提醒一下大家，如果你的重點太多，又很難分類，就有可能是你的目的不夠明確，需要回到前一步重新檢視一下喔。
2. 呈現重點彼此的邏輯關係
當重點找出來，也重新歸納整理後，接著就要去思考重點之間的邏輯關係。
常見的邏輯關係有兩種，一種是並列型，一種是順序型。
並列型就是每個重點之間是獨立的、互不影響的，比如常見的：XX 的三大重點、 before 和 after 的比較…等；順序型就是重點之間有順序先後的關係，比如：流程、因果…等。
有時候一張投影片中會同時存在這兩種邏輯關係。比如：每兩大原因導致某個結論。這時，兩大原因屬於並列型，而這兩大原因與結論之間就屬於順序型關聯。
同時存在並列型與順序型的邏輯關係 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課
製作簡報時一定要想清楚重點之間的邏輯關係，並用箭頭、線條指引觀眾，才能大幅降低聽眾閱讀理解的負擔，達成簡報設計的「讓人秒懂」目的。
這個步驟和釐清目的一樣，是最需要思考，也稍微複雜的步驟，大家在要好好練習看看喔！
三、呈現對比：大小顏色對比
前兩個步驟，我們已經釐清目的、找出重點，並且根據重點彼此間的邏輯關係進行版面的規劃。最後一步，我們就要透過大小、顏色，來凸顯重點。
1. 大小對比
大小對比其實很直觀好懂，就是重要的內容放大，不重要的內容縮小。
以文字來說，標題最重要所以最大，關鍵字第二大，內文第三，補充說明最小。
另外，有一個小小的經驗提醒，就是標題盡量要比關鍵字大1.5倍以上，才能呈現讓人有感的區別。
比如：關鍵字的字級是32，標題就至少要48。
不僅僅是文字如此，圖片、圖表也是如此。重要的圖片、圖表就讓它佔據較大的投影片空間，讓聽眾能夠一眼就看清楚。
2. 顏色對比
講完大小，來談談顏色。
顏色是簡報設計非常重要的一環，好的顏色使用可以讓簡報變得更專業，壞的顏色搭配會毀了投影片。
使用顏色凸顯重點可以往兩個方向思考，一個是強化、一個是弱化。
強化資訊就是將重要的資訊改成鮮豔的顏色、加背景色、畫螢光筆、加外框顏色、加陰影…等；弱化資訊則是將不重要的資訊顏色變淡、改成灰階、模糊…等。
哪個比較好呢？我會建議大家用弱化的思維來設計投影片。
不要隨便使用顏色，只在真正重要的地方使用彩色，其他就使用黑、灰、白等無彩色進行搭配。
這樣會讓你的簡報變得有質感、專業。更重要的，是關鍵的資訊才能真正被凸顯出來。
顏色的使用 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課
總結
這篇文章我們談了簡報設計的三步驟流程，分別是：
① 拆解內容：釐清表達目的
② 版面規劃：呈現重點邏輯
③ 呈現對比：大小顏色對比
我認為，前面兩個步驟才是做好投影片的真正關鍵。只要想的夠清楚，最後的設計手段只是錦上添花。
這篇教學中，沒有想教你如何設計出酷炫華麗的投影片，只是想教你如何做出資訊清楚、讓人好懂的投影片。
而這件事，對於你來說，或許更重要。
我們要知道：簡報設計的潮流會變，不變的是，我們都需要有效的溝通。
最後，我們來看一下這篇文章的案例修改過程。