維持聽眾注意力的 6 項簡報關鍵

April 9, 2019 創新拿鐵

簡報除了可以幫助創業家獲得資金之外，還可以找到更多資源，像是合作夥伴、聘僱員工、行銷等等。要如何設計出好的簡報內容，吸引聽眾注意力，是一項很重要的職場技能！

本文六大重點：1.簡報前置作業：收集資料和進行思考。2.別廢話，好的簡報就是要快、狠、準。 3.簡報別複雜，盡量簡單具體有條理。4.簡報內容別Bull Shit，坦率才是王道。5.總結並非結束，要有加值的後續行動。6.除了籌資金，用簡報建立關係更重要。

1.簡報前置作業：收集資料和進行思考

在簡報前，你需要先了解會議室中聽眾的基本背景。然後準備好自己的簡報器材，像是轉接頭、筆電等等。另外，也將你的簡報內容印製成紙本，以防止電腦無法播放的意外。

當你準備開始簡報，你需要先問自己「我有多少時間可以報告？」然後再思考「有哪三個重點必須傳達給大家？」最後判斷「提供大家多少時間進行發問？」

簡報的前60秒是關鍵，但是很多創業家都深信簡報就像說故事，習慣從自傳說起，接著嘗試說服投資人他們是很棒的團隊。然而，這種簡報模式容易造成困惑，讓聽眾無法快速了解團隊的創業項目。

所以，好的簡報模式應該是一開始就直接切入核心主題，讓聽眾一開始就清楚知道團隊的目標以及正在執行的任務。

開始簡報時，你需要遵從10/20/30原則：10頁簡報內容，20分鐘完成報告，30號字體大小。

將簡報內容濃縮成10頁是希望簡報者可以只專注在重點內容。由於大部分會議都會延後開始，為了將會議限制在1小時內，報告就必須控制在20分鐘完成。最後，使用30號字體，能夠讓簡報變得易讀，而非密密麻麻的一堆文字。

很多人會擔心簡報內容太短是否意味準備不足，但是越精簡的簡報反而越容易勾起聽眾的注意力，並引導他們詢問各自有興趣的問題。相反的，越冗長的簡報往往容易讓聽眾覺得沉悶，失去專注力和耐性。

最理想的簡報流程應該是，首先告訴大家你做了什麼，接著你如何解決遇到的困難，最後你的產品可以怎麼吸引大家的目光。

（圖片來源：Flickr）

報告過程中盡量保持一個人說話。大部分團隊會要求每位團隊成員都要報告，認為這樣做才能讓投資人更認識整個團隊。但這種做法往往呈現反效果，因為每個人的報告風格不同，反而容易造成聽覺上的錯亂。

簡報者在報告時也要不斷詢問自己「所以呢？」這麼做可以幫助你將資訊傳達更清晰。因為我們很常在報告過程中只說出一個概念，而沒辦法具體地將整個事情完整呈現，無法帶給聽眾太深刻的印象。所以，我們可以利用自我詢問的方式讓簡報內容變得更清晰。

很多創業團隊在簡報時，都會發下豪語：「我沒有競爭者」。但是沒有競爭者的另一個意思，可能是這個市場不賺錢，所以才沒競爭者。換句話說，一個新創團隊或多或少一定會有競爭者。

有經驗的投資人都知道，創業到處是風險。因此，當投資人詢問創業風險時，你不應該刻意去隱瞞。這不僅將會失去信任，還會被認定為不夠專業。所以，聰明的做法應該是：明確在簡報中列出1-3項可能的風險，並清楚說明如何有效地解決，才能提昇聽眾對你們團隊的信心。

有時候，聽眾會在你簡報過程中打斷或是評論你的報告，別急著與聽眾爭辯對錯。最好的做法是，拿起筆然後記錄他們的建議，也許他們的想法未必正確，但他們提供的意見或許就是一般人都會產生的疑問。所以做好記錄，對你的創業將有幫助。

一個好的簡報，最後一定會有總結。這個總結除了包含簡報內容外，應該還要整理剛才聽眾提出的疑問，確保你清楚理解他們的問題。若有些問題無法當場回答，就轉告對方你會回去思考再給予回覆。

最佳的處理方式是，結束簡報後盡可能在一天內解決對方的問題，並給予回覆。除了回覆原有問題外，若有辦法再額外提供加值的資訊，會更棒！

透過向投資人簡報籌措資金固然重要，但拿錢只是第一步。更重要的是，與他們建立關係。一旦創業團隊與聽眾建立友好關係，就有機會運用他們的人脈為公司找尋員工及開拓新市場。

在建立關係過程中，你需謹慎評估，因為並非每個投資人都很友善，有些非常自私，甚至還會想要把新創公司的股份吃掉。因此，你可以透過簡報互動，評估聽眾的建議是否有建設性、是否足夠了解市場、是否對團隊遭遇的問題充滿熱情，若符合這些特質，那就趕快建立友好關係吧！

上述6個簡報技巧除了適用於創業團隊之外，對於在職場上工作的朋友也非常受用！所以，趕快學會這些簡報技巧，然後將它們靈活套用到自己的職涯規劃上。